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Dokumente über das zentrale Dokumentenmanagementsystem VISkompakt einstellen

Zukünftig soll es möglich sein, Dokumente auch über das zentral in Bremen eingesetzte Dokumentenmanagementsystem VISkompakt an das Transparenzportal zu übermitteln. Im Rahmen einer Pilotierung ist diese Funktion bereits in einem Ressort im Einsatz - die flächendeckende Bereitstellung der Funktionen ist in Planung.

Zuständigkeit

Der Verfasser bzw. die Verfasserin ist zuständig für die Initiierung der Veröffentlichung von Dokumenten.

Prüfen der Veröffentlichungspflicht und der Notwendigkeit zur Schwärzung

Zunächst muss geprüft werden, ob das Dokument der Veröffentlichungspflicht nach dem Bremer Informationsfreiheitsgesetz unterliegt.

Ist dies der Fall muss geprüft werden, ob das Dokument personenbezogene Daten oder/und Betriebs- und/oder Geschäftsgeheimnisse enthält. In diesem Fall muss das Dokument entsprechend geschwärzt werden.

Veröffentlichung der Dokumente

Nach den Prüfungen wird der Prozess der Veröffentlichung angestoßen. Dazu werden die notwendigen Metainformationen hinterlegt. Dazu gehören Titel, Veröffentlichungsdatum, Dokumentenkategorie, zuständige Stelle usw..

Freigabe

Die Freigabe erfolgt durch einen Geschäftsgang in VISkompakt. Ab diesem Zeitpunkt erfolgen die weiteren Schritte vollkommen automatisch:

  1. Die Metainformationen werden an den KoGIs-Auftritt gesendet und in einem Eintrag im Container Links/Downloads abgelegt
  2. Ab hier greift der reguläre Transfer in KoGIs: in den regelmäßigen Routinen werden die Metainformationen in der Regel zwei Mal am Tag an das Transparenzportal übermittelt.

Rückgängigmachung der Veröffentlichung

Wurde bei der Veröffentlichung ein Fehler gemacht oder soll die Veröffentlichung rückgängig gemacht werden, wird ein Geschäftsgang "Veröffentlichen-Entfernen" erlassen, der den Eintrag im Transparenzportal entfernt.