|
|
Verwaltungsvorschrift des Senators für Umwelt, Bau, Verkehr und Europa
vom 6. Januar 2009
(1) Diese Dienstanweisung regelt die Bedienung des elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP) und die Behandlung hierüber elektronisch eingereichter Dokumente beim Senator für Umwelt, Bau, Verkehr und Europa (SUBVE).
(2) 1Zur Entgegennahme rechtsverbindlicher elektronischer Eingänge ist ausschließlich das EGVP bestimmt. 2Herkömmliche E-Mail-Kommunikation ist im Rahmen der rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation nicht zugelassen, bleibt allerdings für formfreie Vorgänge und Anfragen möglich.
Mit der elektronischen Zugangseröffnung zum 15. 09. 2008 auf www.egvp.bremen.de ist die Möglichkeit geschaffen worden, ab dem 15. 09. 2008 elektronische Dokumente beim SUBVE einzureichen.
§ 3
Zentrale Eingangsstelle für elektronisch übermittelte Dokumente
(1) 1Die zentrale Eingangstelle des SUBVE empfängt elektronisch übermittelte Dokumente auf dem Server der Fa. bremen online service GmbH & Co. KG (bos) (Intermediär). 2Für den Empfang wird dort ein elektronisches Postfach für die Dienststelle vorgehalten.
Ein elektronisches Dokument ist nach vollständiger Übertragung an den Intermediär rechtswirksam eingegangen.
(2) 1Über den Eingang einer Nachricht im elektronischen Postfach erhält die zentrale Eingangsstelle des SUBVE für die rechtsverbindliche Kommunikation eine automatisierte Zugangsmitteilung per E-Mail an office@umwelt.bremen.de. 2Die zentrale Eingangsstelle hat dafür Sorge zu tragen, dass nach Eingang einer Zugangsmitteilung die im elektronischen Postfach eingegangenen Nachrichten von dort auf den PC der Posteingangsstelle übermittelt werden. 3Unabhängig vom Eingang einer Zugangsmitteilung ist wenigstens 1 Mal arbeitstäglich ein Abruf aus dem elektronischen Postfach vorzunehmen.
(3) 1Eingänge (Dokumente, Prüfprotokolle und Nachrichten)
–sind vollständig einmal auszudrucken und in den Geschäftsgang zu geben oder
–unmittelbar nach Eingang an einen Sachbearbeiter/Sachbearbeiterin elektronisch weiterzuleiten oder
–in ein Dokumentenmanagement-System zu übertragen.
2Ausdrucke sind als Aktenstück zu kennzeichnen. 3Der Tag des Ausdrucks ist auf dem Prüfprotokoll zu vermerken. 4Der Vermerk ist mit einem Handzeichen zu versehen.
(4) 1Übermittelte Nachrichten und Anlagen (unsigniert) sollen grundsätzlich nur in den zugelassenen technischen Formaten übermittelt werden (Microsoft Word, Adobe PDF, Microsoft Excel, Microsoft RTF, ASCII, Unicode, XML, TIFF). 2Können diese nicht geöffnet oder nicht ausgedruckt werden oder sind sie offensichtlich nicht zur Bearbeitung geeignet, ist dies in den Vermerk gemäß Absatz 3 unter Bezeichnung des Dateinamens aufzunehmen. 3Die Eingangsstelle hat den Absender unverzüglich von den aufgetretenen Problemen unter Angabe der geltenden technischen Rahmenbedingungen in Kenntnis zu setzen.
§ 4
Speicherung, Verteilung und Löschung elektronischer Eingänge
(1) 1Aus dem elektronischen Postfach abgerufene Nachrichten werden automatisch im Eingangsverzeichnis auf dem PC/Server der zentralen elektronischen Eingangsstelle gespeichert. 2Schlägt die Speicherung fehl, ist die Nachricht erneut abzurufen. 3Nach erfolgtem Abruf einer Nachricht wird diese auf dem Intermediär noch für 360 Tage vorgehalten und anschließend automatisch gelöscht.
(2) 1Der/die für die Posteingangsstelle zuständige Mitarbeiter/in druckt die eingegangene Nachricht aus und sendet diese mit einem Rückmeldeschein, der auch das Eingangsdatum sowie das Signaturniveau der Nachricht enthält, an die zuständige Stelle. 2Sobald die zuständige Stelle per Rückmeldeschein den Eingang der Nachricht bestätigt, wird diese im Eingangskorb der Posteingangsstelle gelöscht. 3Sollte es notwendig oder nicht anders möglich sein, kann die Nachricht auch mittels eines Datenträgers oder eines verschlüsselten Datenverzeichnisses auf einem Datenserver digital übermittelt werden. 4Der zuständigen Stelle obliegt die weitere Bearbeitung sowie ggf. Ablage bzw. Archivierung der eingegangenen Nachricht.
(1) 1Die elektronischen Dokumente im Eingangsverzeichnis auf dem PC/Server der zentralen elektronischen Eingangsstelle werden automatisch gesichert. 2Zugriffsrechte auf das Eingangsverzeichnis dürfen ausschließlich den Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen der zentralen elektronischen Eingangsstelle sowie den zuständigen Systemadministratoren eingeräumt werden.
(2) 1Der Zugang zum elektronischen Postfach ist durch ein elektronisches Verschlüsselungszertifikat und die dazugehörige PIN gesichert. 2Eine Kopie des Original- und das eingesetzte Verschlüsselungszertifikats sowie die dazugehörige PIN sind gesichert aufzubewahren.
Diese Dienstanweisung tritt am 1. 1. 2009 in Kraft und ist befristet bis zum 31. 12. 2013.
