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Dokumente über das zentrale Dokumentenmanagementsystem VISkompakt einstellen

Sie können Ihre Dokumente ab Juni 2017 (zunächst Pilotierung, anschließend folgt die flächendeckende Bereitstellung der Funktionen) auch über das zentral in Bremen eingesetzte Dokumentenmanagementsystem VISkompakt an das Transparenzportal übermitteln.

Zuständigkeit


Der Verfasser bzw. die Verfasserin ist zuständig für die Initiierung der Veröffentlichung von Dokumenten.

Prüfen der Veröffentlichungspflicht und der Notwendigkeit zur Schwärzung


Zunächst muss geprüft werden, ob das Dokument der Veröffentlichungspflicht nach dem Bremer Informationsfreiheitsgesetz unterliegt.

Ist dies der Fall muss geprüft werden, ob das Dokument personenbezogene Daten oder/und Betriebs- und/oder Geschäftsgeheimnisse enthält. In diesem Fall muss das Dokument entsprechend geschwärzt werden.

Veröffentlichung der Dokumente


Nach den Prüfungen wird der Prozess der Veröffentlichung angestoßen. Dazu werden die notwendigen Metainformationen hinterlegt. Dazu gehören Titel, Veröffentlichungsdatum, Dokumentenkategorie, zuständige Stelle usw..

Freigabe


Die Freigabe erfolgt durch einen Geschäftsgang in VISkompakt. Ab diesem Zeitpunkt erfolgen die weiteren Schritte vollkommen automatisch:

  1. Die Metainformationen werden an den KoGIs-Auftritt gesendet und in einem Eintrag im Container Links/Downloads abgelegt
  2. Ab hier greift der reguläre Transfer in KoGIs: in den regelmäßigen Routinen werden die Metainformationen in der Regelen zwei Mal am Tag an das Transparenzportal übermittelt.

Rückgängigmachung der Veröffentlichung


Wurde bei der Veröffentlichung ein Fehler gemacht oder soll die Veröffentlichung rückgängig gemacht werden, wird ein Geschäftsgang "Veröffentlichen-Entfernen" erlassen, der den Eintrag im Transparenzportal entfernt.

Fragen zum weiteren Vorgehen


Wenn Sie Fragen zum weiteren Vorgehen, organisatorische oder technische Informationen benötigen, können Sie sich während der Projektlaufzeit der IFG-VIS-Einführung (bis Herbst 2017) an das Referat 02 - Zentrales IT-Management und E-Government bei der Senatorin für Finanzen wenden (office-ref02@finanzen.bremen.de).

Im Herbst 2017 soll die technische Komponente allen Ressorts und Dienststellen zur Verfügung stehen und die Verwendung im AFZ geschult werden.