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Anlage 2
Verfahrensbeschreibung für das Wohngeldverfahren Care4
Stand: September 2013 – Version 1.0.3
Öffentlicher Teil
1. Allgemeine jedem zugängliche Informationen
Diese Verfahrensbeschreibung regelt das automatisierte Verfahren zur Erfassung und
Bearbeitung von Wohngeldfällen. Für dieses Verfahren gelten die Vorschriften des
Ersten Buches Sozialgesetzbuchs (SGB I) des Wohngeldgesetzes (WoGG) des
Zehnten Buches des Sozialgesetzbuchs (SGB X) und des bremischen
Datenschutzgesetzes (BremDSG).
1.1 Verfahrensbeschreibung nach § 8 des Bremischen Datenschutzgesetzes
§ 8 BremDSG schreibt für automatisierte Datenverarbeitungsverfahren eine
Verfahrensbeschreibung vor, die festlegt, welche Daten in welcher Weise verarbeitet
und wie sie geschützt werden. Die Verfahrensbeschreibung darf von jedermann
eingesehen werden. (Öffentlicher Teil des Datenschutzkonzeptes).
Die Verfahrensbeschreibung enthält Informationen über:
1.den Namen und die Anschrift der verantwortlichen Stelle
2.die Bezeichnung des Verfahrens und die Zweckbestimmung der Verarbeitung
3.die Art der verarbeiteten Daten und die Rechtsgrundlage der Verarbeitung
4.den Kreis der Betroffenen
5.die Empfänger oder den Kreis von Empfängern, denen Daten mitgeteilt werden
können
6.Fristen für das Sperren oder Löschen der Daten
7.die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 7 BremDSG
8.eine geplante Datenübermittlung in Staaten außerhalb der Europäischen Union
Im Sinne einer besseren Lesbarkeit wird nachfolgend lediglich die männliche, nicht die weibliche Bezeichnung verwendet, also „der Antragsteller“ statt „die Antragstellerin/der Antragsteller“. Angesprochen sind jedoch stets beide Geschlechter.
1.2. Name und Anschrift der verantwortlichen Stelle
Verantwortliche Stelle ist jede Person oder Stelle, die Sozialdaten für sich selbst erhebt, verarbeitet oder nutzt oder dies durch andere im Auftrag vornehmen lässt (§ 67 Abs. 9 SGB X).
Verantwortliche Stelle ist
der Senator für Umwelt, Bau und Verkehr Ansgaritorstraße 2
28195 Bremen
(Dienstsitz: Contrescarpe 73)
der Magistrat der Stadt Bremerhaven Sozialamt Abteilung Wohnungsförderung Hinrich-Schmalfeldt-Straße, Stadthaus 1
28576 Bremerhaven.
Die verantwortlichen Stellen führen im Land Bremen die bundesrechtlichen Vorschriften des Wohngeldgesetzes aus.
1.3. Bezeichnung, Einsatz und Zweckbestimmung des Verfahrens
1.3.1. Bezeichnung und Einsatz
Das Verfahren zur Erfassung und Bearbeitung von Wohngeldfällen heißt „Care4“.
1.3.2. Zweckbestimmung der Verarbeitung
Nach § 1 Absatz 1 des Wohngeldgesetzes dient Wohngeld der wirtschaftlichen Sicherung angemessenen und familiengerechten Wohnens. Das Wohngeld hilft einkommensschwachen Mietern von Wohnungen und Eigentümern selbst bewohnter Eigenheime oder Eigentumswohnungen, die Wohnkosten zu tragen.
Wohngeld wird als Zuschuss zur Miete oder zur Belastung für den selbst genutzten Wohnraum geleistet und daher in Mietzuschuss und Lastenzuschuss unterschieden.
Zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben nach dem Wohngeldgesetz und der Wohngeldverordnung ist das Erheben und Verarbeiten von Angaben über persönliche und sachliche Verhältnisse der im Wohngeldgesetz benannten Personen unabdingbare Voraussetzung.
Entscheidungen nach dem Wohngeldgesetz sollen mit Hilfe elektronischer Datenverarbeitungsanlagen erlassen werden (Nr. 4 der Schlussvorschriften der Verwaltungsvorschriften zum Wohngeldgesetz).
Die elektronische Datenverarbeitung für die Leistung von Wohngeld erfolgt mit Hilfe des Verfahrens Care4. Es unterstützt die Sachbearbeitung auf Arbeitsplatzrechnern (PC), die Datenhaltung auf zentralen Rechnern und verschlüsselt die Datenübermittlung.
Die Sachbearbeitung mit Care4 umfasst die Eingabe, Prüfung (Plausibilisierung) und Speicherung personenbezogener Daten. Care4 prüft die rechtlichen Voraussetzungen für die Leistung von Wohngeld, errechnet Zahlbeträge, erstellt Bescheide, Mitteilungen, Übersichten, Protokolle und Statistiken sowie Dateien zur Auszahlung des Wohngelds.
Alle in Bearbeitung befindlichen Fälle mit Wohngeldzahlung müssen vor Erstellung des Bescheides zwingend vollständig durch einen anderen Sachbearbeiter auf sachliche Richtigkeit geprüft werden (Vieraugenprinzip).Art der verarbeiteten Daten und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
1.4 Art der verarbeiteten Daten und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Folgende aus dem Antrag auf Wohngeld stammenden personenbezogenen Daten werden im Verfahren verarbeitet und gespeichert.
1.4.1.1. Daten aller zum Haushalt gehörenden/zählenden Personen
Namen, Vornamen, Geburtsnamen, Geburtsdatum, Geburtsort und Geschlecht, Verwandtschaftsverhältnis zum Antragsteller, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Erwerbsstatus bzw. Anspruchsberechtigung oder Ausschlussgrund,
Einkommensarten, -höhe und Bezugsdauer; Werbungskosten, Entrichtung von Steuern, Beiträge für Kranken-/Pflege-/Rentenversicherung, Berücksichtigung von Frei- und Abzugsbeträgen
Sterbedatum eines weiterhin zu berücksichtigenden Haushaltsmitglieds.
1.4.1.2. Daten des Wohngeldberechtigten
Soziale (berufliche) Stellung, Bezug von Transferleistungen (z.B. Arbeitslosengeld II), Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Wohnort, Postleitzahl des Postfachs, Nummer des
Postfachs,
im Falle eines Umzugs auch Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Wohnort, Postleitzahl des Postfachs, Nummer des Postfachs der neuen Anschrift.
1.4.1.3. Daten eines Bescheidempfängers, der nicht der Wohngeldberechtigte ist
Name, Vorname, Geschlecht, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Wohnort, Postleitzahl des Postfachs, Nummer des Postfachs, Begründung-/Betreuungsverhältnis/-funktion.
1.4.1.4. Daten aller Zahlungsempfänger
Zahlungsweise (Überweisung, Verrechnungsscheck) und/oder Bankverbindung und IBAN.
1.4.1.5. Daten eines Zahlungsempfängers, der nicht der Wohngeldberechtigte ist
Name und Vorname, Höhe der Forderung (monatlicher oder einmaliger Betrag) Geschäftszeichen der Sozialbehörde (bei Erstattungsanspruch).
Art der Wohnung:
Behindertenheim oder Pflegeeinrichtung
Eigentum (Haus oder Wohnung mit Lastenberechnung)
Mietwohnung bei Mietwohnung
–öffentliche Förderung
–gesamte Wohnfläche
–selbst genutzte Flächen
–davon gewerblich genutzt
–an Dritte überlassen
–vermietete Flächen
–errechnete genutzte Wohnfläche
–Mietkosten
–Mietzusatzkosten
–Mietabsetzungen
bei Wohneigentum
–öffentliche Förderung
–gesamte Wohnfläche
–selbst genutzte Flächen
–vermietete Flächen
–unentgeltlich überlassene und beruflich genutzte Flächen
–errechnet genutzte Wohnfläche
–Herstellungs- oder Gesamtkosten
–Kredite erfassen
–Art und Kosten der Finanzierung, der Bewirtschaftung und sonstiger Belastungen
–Mieterträge
–Absetzungen von der Belastung
–die resultierende Belastung.
1.4.1.7. Daten, die verarbeitet, aber nicht gespeichert werden (Beratung)
Um die Erfolgsaussicht eines Wohngeldanspruchs vor einer Antragstellung zu klären, können Einkommens- und Wohnungsdaten ohne Namensangabe im Verfahren verarbeitet und ausgegeben werden (Beratungsfunktion). Folgende Daten werden für die „Probeberechnung“ eingegeben:
–die Haushaltsmitglieder
–die Antragsart (Mietzuschuss, Lastenzuschuss oder Wohngeld in Einrichtungen)
–die Mietstufe
–die Miete bzw. die Belastung
–das Einkommen und ggf. der Abzug von Werbungskosten
–der Abzug bei Entrichtung von Steuern, Beiträge für Kranken-/Pflege-/Rentenversicherung
–ggf. der Abzug von Freibeträgen Diese Daten werden jedoch nicht gespeichert.
1.4.1.8. Organisatorische Merkmale
Zur internen Verwaltung von Wohngeldfällen ist es erforderlich, dass vom Verfahren intern Daten angelegt und verwaltet werden, die nicht unmittelbar vom Betroffenen stammen, darunter das Aktenzeichen, die Bescheidnummer und die Statistikkennnummer.
Das Verfahren verarbeitet außerdem geographische Merkmale, wie Ort und Mietenstufe, Daten der Wohngeldstelle und ihrer Sachbearbeiter, Parameterdaten, Statistikdaten sowie ergänzende Informationen wie Bankleitzahl- und Straßendateien.
Personenbezogene Daten, die der Darstellung möglicher Fallkonstellationen dienen (Testdaten), sind frei erfunden oder dergestalt anonymisiert, dass jeglicher Rückschluss auf echte Sozialdaten ausgeschlossen ist.
Datenerhebung ist das Beschaffen von Daten über den Betroffenen (vgl. § 67 Abs. 5 SGB X). Sozialdaten dürfen von der Wohngeldstelle nur erhoben werden, soweit es für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist (§ 67a Abs. 1 Satz 1 SGB X).
Als erforderlich gelten die zur Berechnung des Wohngeldanspruchs notwendigen Angaben (Erlass des BMfVBS, Nr. III, Abs. 1). Diese werden über die Antragsformulare erhoben.
1.5.1. Erhebung beim Betroffenen
Sozialdaten sind beim Betroffenen zu erheben (§ 67a Abs. 2 Satz 1 SGB X), z.B. durch ein Antragsformular.
1.5.2. Erhebung ohne Mitwirkung des Betroffenen
Eine Erhebung bei den in § 35 SGB I genannten Stellen darf ohne Mitwirkung des Betroffenen nur stattfinden, wenn eine gesetzliche Übermittlungsbefugnis besteht und die Erhebung beim Betroffenen einen unverhältnismäßig hohen Aufwand erfordert und schutzwürdige Belange des Betroffenen nicht beeinträchtigt werden (§ 67a Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 SGB X).
Eine Erhebung bei anderen Personen oder Stellen darf ohne Mitwirkung des Betroffenen nur stattfinden, wenn eine Rechtsvorschrift sie erlaubt oder die Übermittlung ausdrücklich vorschreibt oder wenn sie entsprechend der Aufgaben des SGB ihrer Art nach erforderlich ist bzw. die Erhebung beim Betroffenen einen unverhältnismäßig hohen Aufwand erfordert und schutzwürdige Belange des Betroffenen nicht beeinträchtigt werden (§ 67a Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 SGB X).
Eine Erhebung darf auch dann stattfinden, wenn der Betroffene zur Datenerhebung bei einem anderen Leistungsträger eine schriftliche Einwilligung erteilt. Die Einwilligung muss folgende Voraussetzungen erfüllen:
–Der Betroffene muss die Einwilligung aufgrund freier Entscheidung und ausdrücklich im Voraus erklären
–Der Betroffene ist auf den Zweck der vorgesehenen Verarbeitung und Nutzung sowie auf die Folgen der Verweigerung der Einwilligung schriftlich hinzuweisen.
–Eine wirksame Einwilligung setzt grundsätzlich voraus, dass diese schriftlich erteilt und eigenhändig unterzeichnet wird.
Auf Basis der erhobenen Daten werden im Zusammenhang mit Leistungsempfängern folgende Daten in Care4 berechnet bzw. erstellt und gespeichert:
–die des monatlichen Wohngeldes
–die Zahlungen
–das Kassenzeichen bei Rückerstattungen
–das Aktenzeichen
–die Bescheidnummer.
1.5.3. Unkenntlichmachung von Daten
Bei der Aufforderung, Kontoauszüge vorzulegen, dürfen daraus, für Wohngeld nicht relevante Angaben, wie Verwendungszweck und Empfänger einer Überweisung – nicht aber die Höhe des Zahlbetrags – durch Schwärzung unkenntlich gemacht werden, wenn es sich um besondere Arten personenbezogener Daten im Sinne des § 67
Abs. 12 SGB X handelt.
Zu den besonderen Arten personenbezogener Daten gehören beispielsweise Angaben über rassische und ethnische Herkunft, politische, gewerkschaftliche, religiöse und philosophische Weltanschauungen bzw. Zugehörigkeiten sowie sexuelle oder gesundheitliche Belange.
1.5.4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die für die Berechnung und Zahlung des Wohngeldes erforderlichen persönlichen Daten werden im Wege der automatisierten Datenverarbeitung gespeichert und verarbeitet (§ 67c SGB X in Verbindung mit §§ 7 und 26 SGB I).
1.5.4.1. Bundesdatenschutzgesetz und Bremisches Datenschutzgesetz
Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) gilt laut § 1 Abs. 2 nur dann für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten durch öffentliche Stellen der Länder, die Bundesrecht ausführen, wenn der Datenschutz nicht durch ein Landesgesetz geregelt ist.Im Land Bremen ist der Datenschutz jedoch durch ein Landesgesetz, das Bremische Datenschutzgesetz (BremDSG), geregelt. Somit bleibt das Bundesdatenschutzgesetz unberücksichtigt.
Das Bremische Datenschutzgesetz gilt bei Verarbeitung personenbezogener Daten durch Behörden und sonstige öffentliche Stellen des Landes (§ 1 Abs. 2 Satz 1 BremDSG).
Als Verarbeitung personenbezogener Daten ist das Erheben, Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren, Löschen und Nutzen von Einzelangeben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren Person (Betroffener) zu verstehen (§ 2 Abs. 1 und 2 BremDSG).
Das Bremische Landesdatenschutzgesetz ist eine allgemeingültige Vorschrift. Sofern es besondere Vorschriften über die Verarbeitung personenbezogener Daten gibt, haben diese Vorrang vor dem BremDSG (§ 1 Abs. 2 Satz 3 BremDSG).
1.5.4.2. Wohngeldgesetz und Sozialgesetzbuch, Sozialdaten und Sozialgeheimnis
Spezielle Vorschriften über die Verarbeitung personenbezogener Daten haben gegenüber dem Bremischen Datenschutzgesetz Vorrang (§ 1 Abs. 2 Satz 3 BremDSG).
Eine „besondere Rechtsvorschrift“ im Sinne von § 1 Abs. 2 Satz 3 BremDSG ist u.a. das Sozialgesetzbuch. Nach § 68 Satz 1 Nr. 10, SGB I gilt das Wohngeldgesetz (WoGG) als besonderer Teil des Sozialgesetzbuches.
Das Sozialgesetzbuch hingegen regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten, die als „Sozialdaten“ definiert sind.
Sozialdaten
Sozialdaten sind die Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (Betroffener), die von einer in § 35 SGB I genannten Stelle im Hinblick auf ihre Aufgaben nach dem Sozialgesetzbuch erhoben, verarbeitet oder genutzt werden. Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse stehen den Sozialdaten gleich (§ 67 Abs. 1 Satz 1 und 2 SGB X).
Zu den in § 35 SGB I genannten Stellen gehören die Leistungsträger. Leistungsträger für Wohngeld sind die durch Landesrecht bestimmten Behörden (§ 12 Abs. 1 SGB I
i.V.m. § 26 SGB I), in Bremen der Senator für Umwelt, Bau und Verkehr und in Bremerhaven der Magistrat der Stadt Bremerhaven.
Der Schutz von Sozialdaten ist in § 35 SGB I vorgeschrieben. Sozialgeheimnis
Nach § 35 Abs. 1 Satz 1 SGB I hat jeder einen Anspruch darauf, dass die ihn betreffenden Sozialdaten von den Leistungsträgern nicht unbefugt erhoben, verarbeitet oder genutzt werden. Die Wahrung des Sozialgeheimnisses umfasst die Verpflichtung, auch innerhalb des Leistungsträgers sicherzustellen, dass die Sozialdaten nur Befugten zugänglich sind oder nur an diese weitergegeben werden.
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Sozialdaten ist nur unter den Voraussetzungen des Zweiten Kapitels SGB X zulässig (§ 35 Abs. 2 SGB I). Für das Wohngeldverfahren sind aus dem Zweiten Kapitel des SGB X die §§ 67 bis 85a unmittelbar von Bedeutung:
§ 67 Begriffsbestimmungen
§ 67a Datenerhebung
§ 67b Zulässigkeit der Datenverarbeitung und -nutzung
§ 67c Datenspeicherung, -veränderung, -nutzung
§ 67d Übermittlungsgrundsätze
§ 69 Übermittlung für die Erfüllung sozialer Aufgaben
§ 78 Zweckbindung und Geheimhaltungspflicht des Empfängers
§ 78a Technische und organisatorische Maßnahmen
§ 80 Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Sozialdaten im Auftrag
§ 81 Datenschutzbeauftragte
§ 82 Schadensersatz
§ 83 Auskunft an den Betroffenen
§ 84 Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten; Widerspruchsrecht
§ 84a Unabdingbare Rechte des Betroffenen
§ 85 Bußgeldvorschriften
§ 85a Strafvorschriften
1.5.4.3. Landesbeauftragter für den Datenschutz
Die Aufgaben und Befugnisse des Landesbeauftragten für den Datenschutz richten sich nach dem BremDSG. Seine Anschrift lautet:
Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen
Arndtstraße 1
27570 Bremerhaven
Telefon (0471) 596-2010 oder (0421) 361-2010
Fax (0421) 496-18495
E-Mail office@datenschutz.bremen.de
Als Betroffener ist jede bestimmte oder bestimmbare natürliche Person zu verstehen, deren personenbezogene Daten im Wohngeldverfahren verarbeitet werden (vgl. § 67c Satz 1 SGB X).
Der Kreis der Betroffenen umfasst folgende Personen:
–den Wohngeldberechtigten,
–zu berücksichtigende und vom Wohngeld ausgeschlossene Haushaltsmitglieder des Wohngeldberechtigten,
–die Empfänger der Wohngeldzahlungen,
–den Empfänger des Wohngeldbescheids (sofern er nicht der Wohngeldberechtigte ist)
–derjenigen, bei dem der Wohngeldempfänger wohnt (erforderlich für die korrekte Zustellung von Schriftstücken).
1.7. Übermittlung der Sozialdaten
1.7.1. Empfänger oder Empfängerkreis, denen Daten mitgeteilt werden können
Empfänger ist jede Person oder Stelle, die Sozialdaten erhält (§ 67 Abs. 10 Satz 1 SGB X).
Der Betroffene muss dem Leistungsträger in besonderem Umfang schutzwürdige Daten anvertrauen. Ein weitgehender Geheimnisschutz ist daher unumgänglich.
Die Tatsache, dass jemand Wohngeldempfänger ist, gehört zu den schützenswerten Sozialdaten. Das Wohngeldverfahren Care4 stellt bereits bei der Zahlung (Z. B. in der Überweisung) sicher, dass diese Tatsache nicht unbefugt offenbart wird. Die Überweisung trägt die Zweckbestimmung „öffentliche Leistungen“.
Der Schutz von Sozialdaten ist auch innerhalb der Wohngeldstelle sicherzustellen. Eine Übermittlung von Sozialdaten ist jede Mitteilung eines Sozialgeheimnisses an
einen Dritten, dem es nicht, nicht in dieser Form oder nicht in diesem Umfang bekannt ist. Die Mitteilung kann in jeder Form erfolgen, selbst durch Ablesenlassen vom Bildschirm.
Die Weitergabe von Sozialdaten innerhalb der verantwortlichen Stelle stellt eine Nutzung, nicht eine Übermittlung dar. (§ 67 Abs. 7 SGB X).
Eine Übermittlung von Sozialdaten ist nach § 67d Abs. 1 SGB X insoweit zulässig, wie eine gesetzliche Übermittlungsbefugnis nach den §§ 68 bis 77 SGB X oder eine andere Rechtsvorschrift des Sozialgesetzbuchs es erlaubt. Eine „andere Rechtsvorschrift“ ist das Wohngeldgesetz als besonderer Teil des Sozialgesetzbuches (§ 68 Satz 1 Nr. 10 SGB I).
Daten aus dem Wohngeldverfahren werden den Empfängern nur in kontrollierten und dokumentierten Vorgängen seitens der Wohngeldstelle übermittelt. Es gibt kein automatisiertes Abrufverfahren im Sinne von § 79 SGB X bzw. § 14 BremDSG, das die Übermittlung personenbezogener Daten auf Abruf ermöglicht.
Die §§ 67d i.V.m. § 69 Abs. 1 Nr. 1 SGB X bilden die Rechtsgrundlage für die aufgeführten Übermittlungen.
Die Leistung von Zahlungen wird für die Freie Hansestadt Bremen von der Landeshauptkasse Bremen wahrgenommen (§ 79 Abs. 1 Landeshaushaltsordnung (LHO)).
Die Landeshauptkasse in Bremen erhält ein- oder zweimal monatlich alle Daten von Wohngeldfällen, die notwendig sind, um Wohngeld auszahlen zu können. Diese sind:
–der Betrag
–den Verwendungszweck
–den Namen des Kontoinhabers
–die Kontonummer und die Bankleitzahl.
Die Übermittlung der Zahlungsdaten erfolgt in einem standardisierten Verfahren ausschließlich an die Landeshauptkasse Bremen.
Rechtsgrundlage für die Übermittlung ist § 26 Abs. 2 WoGG, wonach das Wohngeld auf ein Konto eines Haushaltsmitgliedes zu zahlen ist. Ohne die Mitwirkung einer Bank kann die Wohngeldbehörde ihrer Pflicht nicht nachkommen, das Wohngeld auszuzahlen.
Zur Durchführung des Zahlungsverkehrs wird eine Datei mit den für die Zahlung erforderlichen Daten erstellt. Sie enthält Namen und Kontoangaben des Zahlungsempfänders.
Die Datensätze der Zahlungsdatei sind nach dem bundesweit für alle Banken geltenden Standard für den Datenträgeraustausch („DTAUS“) einheitlich strukturiert. Die Datei wird in einem verschlüsselten Übertragungsverfahren an die Anstalt des öffentlichen Rechts Dataport, die die Daten für den Senator für Umwelt, Bau und Verkehr im Auftrag verarbeitet und von dort an die Landeshauptkasse weitergeleitet.
Aufgrund einer organisatorischen Regelung werden als Verwendungszweck stets
„Öffentliche Leistungen“ angegeben, so dass die Tatsache, dass es sich bei der Zahlung um Wohngeld handelt, von außen nicht erkennbar ist.
1.7.3. Statistisches Bundesamt
Die statistische Erfassung der Wohngeldanträge und Entscheidungen wird vierteljährlich für das abgelaufene Kalendervierteljahr durchgeführt. Mit der Erhebung sollen umfassende und zuverlässige Daten über die sozialen und finanziellen Auswirkungen des Wohngeldgesetzes bereitgestellt werden. Die Angaben werden ferner für die weitere Planung und Fortschreibung des Wohngeldgesetzes benötigt.
Rechtsgrundlagen sind §§ 34 bis 36 WoGG, wonach die Wohngeldbehörden verpflichtet sind, eine Bundesstatistik zu führen und dem Statistischen Landesamt Auskunft zu erteilen.
Für die Statistik werden folgende Erhebungsmerkmale zu § 35 WoGG genutzt: vom Wohngeldberechtigten
•die soziale Stellung,
•das Geschlecht,
•die Summe der positiven Einkünfte,
•den pauschalen Abzug vom Einkommen,
•die Summe der Frei- und Abzugsbeträge,
•ggf. die Art der beantragten oder empfangenen Sozialleistungen, von den zu berücksichtigenden Haushaltsmitgliedern (in Gesamtsummen)
•die soziale Stellung,
•das Geschlecht,
•die Summe der positiven Einkünfte,
•den pauschalen Abzug vom Einkommen,
•die pauschalen Abzug vom Einkommen,
•die Frei- und Abzugsbeträge,
vom Haushalt (insgesamt und ggf. anteilig für die zu berücksichtigenden Haushaltsmitglieder)
•die Zahl der bei der Berechnung zu berücksichtigenden bzw. vom Wohngeld ausgeschlossenen Haushaltsmitglieder,
•die Anzahl der Kindergeldbezieher,
•den zu berücksichtigenden Höchstbetrag für die Miete oder Belastung,
•die Bruttokaltmiete bzw. Mietwert/Belastung,
•das Wohnverhältnis,
•die Größe der Wohnung,
•die Tatsache öffentlicher Förderung,
•ggf. die Anzahl der berücksichtigten verstorbenen Personen, aus dem Ergebnis der Antragsbearbeitung
•die Statistikkennnummer,
•die Art der Bewilligung bzw. Ablehnung,
•ggf. die Änderung einer laufenden Bewilligung (Erhöhung, Verringerung, Berichtigung, Wegfall, Unwirksamkeit),
•Beginn und Ende des Bewilligungszeitraums,
•der Wohngeldbetrag.
Zur Prüfung ihrer Richtigkeit werden in der Bundesstatistik die Statistikkennnummern verwendet. Sie enthalten keinerlei Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse der Betroffenen und lassen auch keine Rückschlüsse darauf zu (§ 35 Abs. 3 WoGG).
Für die Bundesstatistik wird vierteljährlich eine Datei erstellt. Ihr Aufbau ist vom Statistischen Bundesamt vorgegeben. Die Datei wird mit einem sicheren Übertragungsverfahren an Dataport und von dort an das Statistische Landesamt Bremen weitergeleitet.
Gemäß § 33 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1–7 WoGG darf die Wohngeldbehörde, um die rechtwidrige Inanspruchnahme von Wohngeld zu vermeiden oder aufzudecken, die Haushaltsmitglieder regelmäßig durch einen Datenabgleich hinsichtlich folgender Angaben überprüfen,
Zur Durchführung des Datenabgleichs dürfen Name, Vorname (Rufname), Geburtsname. Geburtsdatum, Geburtsort und Geschlecht, Anschrift, die Tatsache des Wohngeldantrages und des Wohngeldempfanges, und der Zeitraum des Wohngeldempfangs abgeglichen werden.
Die übermittelten Daten, bei denen die Überprüfung zu keinen abweichenden Feststellungen führt, werden unverzüglich gelöscht/vernichtet. Die Betroffenen werden von der Wohngeldbehörde umgehend auf die Datenübermittlung hingewiesen.
In Fällen, in denen die Sozialbehörde vorläufige Leistungen für den Berechtigten erbracht hat, besteht ein Erstattungsanspruch der Sozialbehörde gegenüber der Wohngeldstelle.
Rechtsgrundlage ist § 104 SGB X. Dieser regelt die Erstattungspflicht eines vorrangigen Leistungsträgers (hier die Wohngeldbehörde) gegenüber dem nachrangig verpflichteten Leistungsträgers (hier die Sozialbehörde).
Die Sozialbehörde wird nach Erstellung des Wohngeldbescheids schriftlich über die Erstattung unterrichtet. Die Mitteilung enthält folgende personenbezogene Daten: Vor- und Zuname, Geburtsdaten und Anschrift des Berechtigten. Außerdem werden Ordnungsmerkmale, wie Aktenzeichen, Geschäftszeichen, Bescheidnummer und
-datum und Zahlungsangaben über Dauer und Höhe der Wohngeldzahlung, sowie der Zeitraum und Höhe der Erstattung mitgeteilt.
1.7.6. Andere Zahlungsempfänger
Erfolgt die Zahlung von Wohngeld an ein anderes Haushaltsmitglied, so wird dieses über Beträge und seine Mitteilungspflichten schriftlich unterrichtet (§ 26 Abs. 1 i.V.m.
§§ 27 und 28 WoGG).
Erhält der Wohngeldberechtigte das Wohngeld nicht selbst oder nur zum Teil, so werden eine oder mehrere natürliche oder juristische Personen als andere Zahlungsempfänger benannt. Dies kann ein anderes Haushaltsmitglied oder der Vermieter des Wohnraums sein.
Um dem anderen Zahlungsempfänger die buchhalterische Zuordnung der Zahlung zu ermöglichen, kann als Verwendungszweck auf Wunsch des Wohngeldberechtigten dessen eigener Name oder das Aktenzeichen oder ein beliebiges anderes Identifizierungsmerkmal angegeben bzw. hinzugefügt werden.
1.8. Fristen für das Sperren oder Löschen der Daten
Das Speichern von Sozialdaten ist zulässig, wenn es zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben der zuständigen Stelle erforderlich ist und es für die Zwecke erfolgt, für die die Daten erhoben worden sind (§ 67c SGB X).
Die Wohngeldstelle muss Sozialdaten löschen, wenn die Speicherung unzulässig oder die Daten zur rechtmäßigen Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr erforderlich sind, sofern es keinen Grund zu der Annahme gibt, dass das Löschen die schutzwürdigen Belange des Betroffenen beeinträchtigt (§ 84 Abs. 2 i.V.m. § 67 Abs. 6 Nr. 5 SGB X).
Das Löschen der Sozialdaten geschieht im Rahmen der Bestandsbereinigung.
1.8.1. Gesetzliche Aufbewahrungsfrist
Ungeachtet der organisatorisch festgelegten Aufbewahrungsfristen müssen Sozialdaten jedoch für mindestens 10 Jahre gespeichert bleiben, da es zulässig ist, einen Verwaltungsakt wie den Wohngeldbescheid unter bestimmten Voraussetzungen innerhalb dieser Frist wieder zurückzunehmen (vgl. § 45 Abs. 2 und Abs. 3 Nr. 1
SGB X). Das Wohngeld wird anschließend neu berechnet („Rückrechnung“).
Bei der Bestandsbereinigung wird jeder Wohngeldfall aus dem Bestand gelöscht, bei dem die vorgegebenen Aufbewahrungsfristen überschritten sind und kein Ausnahmegrund vorliegt.
Wohngeldfälle, bei denen Zahlungen geleistet wurden, werden frühestens nach 24 Monaten aus dem Datenbestand gelöscht. Wohngeldfälle, bei denen keine Zahlungen geleistet wurden, werden frühestens nach 12 Monaten aus dem Datenbestand gelöscht.
Nicht gelöscht werden Wohngeldfälle,
Die Bestandsbereinigung findet in der Regel einmal jährlich statt.
1.9. Technische und organisatorische Maßnahmen
Leistungsträger, die Sozialdaten erheben, verarbeiten oder nutzen, sind verpflichtet, zum Schutz der Sozialdaten die in der Anlage zu § 78a SGB X genannten technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen.
Hier werden konkrete Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten bei der automatisierten Datenverarbeitung ausdrücklich genannt.
Werden Sozialdaten automatisiert verarbeitet oder genutzt, ist die innerbehördliche oder innerbetriebliche Organisation so zu gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird (Satz 1 der Anlage zu § 78a SGB X).
Unbefugten muss der Zugang zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen Sozialdaten verarbeitet oder genutzt werden, verwehrt werden.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Arbeitsplatzrechnern, die sich in den Arbeitsräumen der Mitarbeiter befinden.
Die Mitarbeiter des Senators für Umwelt, Bau und Verkehr in Bremen und des Sozialamtes in Bremerhaven, Abteilung Wohnungsförderung, sind auf Grund einer dienstlichen Anweisung verpflichtet, beim dem Verlassen des Dienstzimmers ihre Arbeitsplatzrechner zu sperren und das Dienstzimmer zu verschließen.
Die Türen sind mit Sicherheits-Zylinderschlössern ausgestattet.
Es muss sichergestellt sein, dass Datenverarbeitungssysteme nicht von Unbefugten genutzt werden können.
Die Arbeitsplatzrechner der Mitarbeiter sind durch ein persönliches, geheimes Kennwort geschützt. Die Eingabe des Kennworts wird auf dem Bildschirm nicht lesbar angezeigt. Wird die Arbeit am Rechner für mehr als 10 Minuten unterbrochen, schaltet sich der Bildschirm dunkel, und erst nach erneuter Eingabe des Kennworts kann die Arbeit am Rechner fortgesetzt werden.
Die Mitarbeiter sind verpflichtet, den Arbeitsplatzrechner vor dem Verlassen des Raumes zu sperren.
Das auf dem Arbeitsplatzrechner eines Mitarbeiters installierte Wohngeldverfahren Care4 ist durch ein weiteres persönliches Kennwort geschützt. Die Eingabe des Kennworts wird auf dem Bildschirm nicht lesbar angezeigt.
Bei kurzzeitigen Arbeitsunterbrechungen braucht die Abmeldung vom Arbeitsplatzrechner nicht zu erfolgen. Der Bildschirm schaltet sich nach wenigen Minuten selbsttätig dunkel. Durch Betätigen einer beliebigen Taste oder durch Bewegen der Maus oder durch Eingabe des persönlichen Passwortes kann das Bild wieder sichtbar gemacht werden.
Betritt ein Außenstehender das Dienstzimmer des Mitarbeiters, so ist dieser verpflichtet, die Sachbearbeitung in Care4 zu unterbrechen oder den Bildschirm sofort dunkel zu schalten. Die Dunkelschaltung erfolgt durch Eingabe eines bestimmten Tastenschlüssels.
Näheres regelt eine dienstliche Anweisung.
Es muss sichergestellt sein, dass die berechtigten Benutzer des Verfahrens ausschließlich auf Daten zugreifen können, die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegen. Sozialdaten dürfen bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können.
Die Anmeldung an das Wohngeldverfahren erfolgt durch Eingabe einer Benutzeridentifikation und einem Passwort. Erst nach erfolgreicher Anmeldung wird der Zugriff auf Daten freigegeben.
Alle Zugriffsberechtigungen sind in einem Rollenkonzept beschrieben. Rollen sind Berechtigungsstufen, die sich an Aufgabengebieten und Kompetenzen der Mitarbeiter orientieren. Es gibt unterschiedliche Rollen z.B. für Auszubildende, Sachbearbeiter, Auskunft für die Referatsleitung oder Mitarbeiter in der Auskunft, Administratoren.
Jedem Mitarbeiter wird eine Rolle zugewiesen und in einer Datenbank hinterlegt. Bei der Anmeldung ordnet das Programm Care4 dem Benutzer seine
Berechtigungsstufe entsprechend dem hinterlegten Rollenkonzept zu.
Nur die Bereiche des Verfahrens, auf die der jeweilige Rolleninhaber zugreifen darf, sind sichtbar. Gesperrte Bereiche sind unsichtbar oder vor Zugriffen geschützt.
Jeder Sachbearbeiter ist für eine bestimmte Gruppe von Fällen zuständig (Arbeitsbereich).
Es ist zu gewährleisten, dass Sozialdaten während ihrer Speicherung auf Datenträger, während ihres Transports oder bei der elektronischen Übertragung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können. Es muss überprüft und festgestellt werden können, an welche Stellen eine Übermittlung von Sozialdaten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist.
Zur Übermittlung bestimmte Sozialdaten werden mit einem sicheren Verfahren verschlüsselt, so dass sie nicht ohne Entschlüsselungsprogramm wieder gelesen werden können.
Datenübermittlungen finden ausschließlich an die unter Nr. 1.7 genannten Stellen statt.
Datenübermittlungen finden nicht direkt aus dem Verfahren statt. Zur Übermittlung bestimmter Sozialdaten werden mit einem speziellen Programm in einem sichereren Verfahren verschlüsselt und erst danach gesendet. Über den Transfer wird ein Protokoll erstellt, aus dem ersichtlich ist, wann die Datenübertragung stattgefunden hat und welche Daten übermittelt worden sind.
Es muss nachträglich überprüft und festgestellt werden können, ob und von wem Sozialdaten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind.
Jede Eingabe, Veränderung und Löschung von Daten ist zu protokollieren.
Für die Sachbearbeitung in Care4 gilt der Grundsatz, dass für jede maschinelle Aktivität ein Nachweis registriert wird (wer, wann, wie, was).
Bei der Sachbearbeitung in Care4 wird für zum Nachweis und zur Prüfung durchgeführter Änderungen jeder Aktivität des an der Bearbeitung eines Falles beteiligten Sachbearbeiters automatisch protokolliert.
Die automatische Protokollierung aller Veränderungen von Daten eines Einzelfalles erfolgt durch die Datenbank-Software in einer internen Datei, die höchstens für ein Jahr aufbewahrt wird. Die Datei darf nur vom zuständigen Benutzungsberechtigten, vom Landesbeauftragten für den Datenschutz oder vom behördlichen Datenschutzbeauftragten eingesehen werden (Richtlinien für den Datenschutz am Arbeitsplatz, Nr. 6).
Sozialdaten, die im Auftrag verarbeitet werden, dürfen nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers erhoben, verarbeitet oder genutzt werden. (vgl. § 80 SGB X)
Eine Verarbeitung der im Wohngeldverfahren erhobenen Sozialdaten im Auftrag erfolgt ausschließlich durch die Anstalt öffentlichen Rechts
Dataport
Altenholzer Straße 10–14
24161 Altenholz
Nach dem Staatsvertrag vom Oktober 2005 gehört die Freie Hansestadt Bremen neben den Bundesländern Schleswig-Holstein, Hamburg und Mecklenburg-Vorpommern seit dem 1. Januar 2006 zu den Trägern von Dataport. Dataport ist Dienstleisterin für die Freie Hansestadt Bremen auf dem Gebiet der Informationstechnologien. Durch den Eintritt Niedersachsens wurde der Staatvertrag zum 01. Januar 2010 neu gefasst.
Dataport betreibt das Wohngeldverfahren im Auftrag (§ 80 SGB X). Auftraggeber ist der Senator für Umwelt, Bau und Verkehr, Ansgaritorstraße 2, 28195 Bremen. Hinsichtlich der Sozialdaten des Wohngeldverfahrens umfasst die Verarbeitung, das Speichern und Übermittel der erhobenen Daten, jedoch nicht deren Erhebung, Veränderung, Sperrung und Löschung.
Die Übertragung der Zahlungsdaten an Dataport ist keine Übermittlung im datenschutzrechtlichen Sinne.
1.9.7. Verfügbarkeitskontrolle
Sozialdaten müssen gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sein. Personenbezogene Daten werden derart gespeichert, dass ein Verlust nicht möglich ist oder sie im Falle eines Verlustes rekonstruierbar sind.
Zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Sozialdaten dürfen nur getrennt verarbeitet werden.
Das Wohngeldverfahren Care4 verarbeitet Sozialdaten ausschließlich im Sinne der Zweckbestimmung gemäß § 1 WoGG. Eine getrennte Verarbeitung der Daten ist somit nicht erforderlich.
1.9.9. Geplante Datenübermittlung in Staaten außerhalb der EU
Eine Datenübermittlung in Staaten außerhalb der EU findet nicht statt und ist auch nicht vorgesehen.
Dem Betroffenen ist auf Antrag Auskunft zu erteilen über die zu seiner Person gespeicherten Sozialdaten, die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die Daten weitergegeben werden, und den Zweck der Speicherung (§ 83 Abs. 1 Satz 1 SGB X). Die Wohngeldbehörde darf für die Auskunft weder Gebühren noch Auslagen verlangen (§ 83 Abs. 7 SGB X).
Das Wohngeldverfahren Care4 ermöglicht den Ausdruck eines Bestandsprotokolls, aus dem ersichtlich ist, welche Sozialdaten über den Betroffenen gespeichert worden sind. Dieses Protokoll wird dem bei der Behörde persönlich vorsprechenden Betroffenen auf Wunsch unentgeltlich ausgehändigt.
2.2. Berichtigung, Löschung, Sperrung, Widerspruch
Der Betroffene hat gegenüber der Wohngeldbehörde ein Recht auf Berichtigung, Löschung, Sperrung und Widerspruch nach § 84 Abs. 1 bis 3 SGB X.
Neben den Rechten auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Sperrung und Widerspruch haben die Betroffenen u.a. auch das Recht auf Unterrichtung nach § 67a Abs. 3 SGB X, Recht auf Anrufung des Landesdatenschutzbeauftragten nach § 81 Abs. 1 Nr. 2 SGB X und das Recht auf Schadenersatz nach § 82 SGB X.
Anlage 1 Übersicht der Rechtsvorschriften
Die dem Öffentlichen Teil dieses Datenschutzkonzepts zugrunde liegenden Gesetze, Vorschriften und Regelwerke in alphabetischer Reihenfolge der jeweiligen Kurzbezeichnung:
BDSG – Bundesdatenschutzgesetz vom 14. Januar 2003 (BGBl. I S. 66) zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 14. August 2009 (BGBl. I S. 2814)
BGB – Bürgerliches Gesetzbuch in der Fassung der Bekanntmachung vom 2. Januar 2002 (BGBl. I S. 42, 2909; 2003; BGBl. I S. 738), zuletzt geändert durch Art. 7 G v.
07. Mai 2013 (BGBl. I S. 1122)
BremDSG – Bremisches Datenschutzgesetz in der Fassung vom 04. 03. 2003 (BremGBl. S. 85), zuletzt geändert durch Gesetz vom 16. November 2010 (BremGBL. S. 573)
LHO – Landeshaushaltsordnung der Freien Hansestadt Bremen vom 25. Mai 1971, zuletzt geändert durch Artikel 1 vom 17. Mai 2011 (Brem.GBl. S. 371)
SGB I – Sozialgesetzbuch Erstes Buch (I) in der Fassung vom 11. Dezember 1975 (BGBl. I S. 3015), zuletzt geändert durch Art. 2 Abs. 1 G vom 15. Februar 2013 (BGBl. I S. 254)
SGB X – Sozialgesetzbuch Zehntes Buch – Sozialverwaltungsverfahren und Sozialdatenschutz – vom 18. August 1980 (BGBl. I S. 1469), in der Neufassung vom
18. Januar 2001 (BGBl. I S. 130), zuletzt geändert durch Art. 2 Abs. 13 G vom 03. Mai
2013 (BGBl. I S. 1084)
WoGG – Wohngeldgesetz vom 24. September 2008 (BGBl. I S. 1856), zuletzt geändert durch Artikel 9 Abs. 5 G. vom 03. April 2013 (BGBl. I S. 610)
WoGVwV – Allgemeine Verwaltungsvorschrift zur Neuregelung der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zur Durchführung des Wohngeldgesetzes 2009 (Wohngeld- Verwaltungsvorschrift 2009 – WoGVwV 2009), vom 29. April 2009
Dataport-Staatsvertrag zwischen den Ländern Mecklenburg-Vorpommern, Schleswig- Holstein, der Freien und Hansestadt Hamburg und der Freien Hansestadt Bremen vom 18./20./24. Oktober 2005 (Brem. GBl 2005 Seite 615). Er wurde für den Beitritt des Landes Niedersachsens zum 1. Januar 2010 neu gefasst, G vom 31. August 2010
(BremGBl. S. 449).
Erlass des Bundesministeriums für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung (BMVBS), Berlin, zur Durchführung des Wohngeldgesetzes – Datenschutz vom 8. März 2010
WoGV – Wohngeldverordnung vom 21. Dezember 1971, zuletzt geändert durch Art. 1 V vom 11. Dezember 2012 (BGBl. I S. 2654)
Richtlinien für den Datenschutz am Arbeitsplatz (Brem. Amtsblatt Nr. 43 vom 22. August 1990, S. 221)
