Einsichtnahme in die elektronischen Postfächer und Benutzerordner der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei deren Abwesenheit - Anlage 01: Anlage zur Unterstützungsanfrage der/des Vorgesetzten einer/eines Abwesenden gemäß Ziffer 3 Buchstabe a der Dienstanweisung Nr. 433

Nr.

Erläuterungen zur Notwendigkeit der beabsichtigten Einsichtnahme²

1

Es ist beabsichtigt, eine Einsichtnahme in das elektronische Postfach und in den Benutzerordner durchzuführen bei:

...³

2

Bei der/dem Abwesenden handelt es sich um ein Mitglied oder Ersatzmitglied des Personalrates, um die (stellvertretende) Frauenbeauftragte, um ein Mitglied der Schwerbehindertenvertretung, um den/die betriebliche/n Suchtkrankenhelfer/in oder um den/die Behördliche/n Datenschutzbeauftragte/n.

□ Ja

□ Nein

□ Der/Die Abwesende hatte bis vor kurzem eine der vorgenannten Funktionen inne.

3

Eine Einsichtnahme ist dienstlich unabdingbar dringend notwendig, weil ...

4

Während der Abwesenheit werden dienstliche E-Mails bzw. Dateien zu folgenden Themen dienstlich unabdingbar dringend benötigt:

...⁴

5

Bei der Einsichtnahme soll nach E-Mails bzw. Dateien aus dem Zeitraum von ... bis ...⁵ gesucht werden.

6

Es wurde versucht, den/die Abwesende/n telefonisch zu erreichen.

□ Ja, mit folgendem Ergebnis:

...

□ Nein, es wurde nicht versucht, den/die Abwesende/n telefonisch zu erreichen, weil ...

7

Es wurden Folgendes geprüft/unternommen, um eine Einsichtnahme zu vermeiden.

a) Im jeweiligen Abteilungsleitungs-, Abteilungs-, Referats-⁶, Abschnitts-, und Projektordner wurde nach den benötigten Dateien gesucht.

□ Ja

Ergebnis der Suche:

...

□ Nein, es wurde nicht gesucht, weil ...

b) Der/die Absender der gesuchten E-Mails ist/sind

□ bekannt.

□ Es wurde versucht, den/die Absender per E-Mail zu erreichen und um erneute Übersendung der gesuchten E-Mails zu Händen des Vorgesetzten des Abwesenden gebeten. Es ist aber trotzdem eine Einsichtnahme nötig, weil ...

□ Es wurde nicht versucht, weil ...

□ unbekannt.

c) Andere Mitglieder der Organisationseinheit des/der Abwesenden wurden gefragt, ob sie möglicherweise ebenfalls über die gesuchten E-Mails/die gesuchten Dateien verfügen.

□ Ja

Ergebnis der Befragung:

....

□ Nein, die anderen Mitglieder wurden nicht gefragt, weil ...

8

□ Ich werde persönlich an der Einsichtnahme teilnehmen.

□ Ich delegiere das Recht zur Einsichtnahme an den/die Vertreter/in der/des Abwesenden:

...⁷

□ Ich delegiere das Recht zu Einsichtnahme an die vom der/dem Abwesenden benannte Vertrauensperson (Ziffer 2 Buchstabe b der Dienstanweisung):

...⁸

9

Für die beabsichtigte Einsichtnahme schlage ich folgenden Termin vor:

...⁹