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Anlage 4:
Musterdienstanweisung
Muster für eine Dienstanweisung zum elektronischen Rechtsverkehr in der Bremischen Verwaltung
Dienstanweisung zum elektronischen Rechtsverkehr bei ..... vom .... August 2008
§ 1
Geltungsbereich
(1) Diese Dienstanweisung regelt die Bedienung des elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP) und die Behandlung hierüber elektronisch eingereichter Dokumente bei/m .... (Dienststelle).
(2) Zur Entgegennahme rechtsverbindlicher und vertraulicher elektronischer Eingänge ist ausschließlich das EGVP bestimmt. Herkömmliche E-Mail-Kommunikation bleibt für formfreie Vorgänge und Anfragen möglich.
§ 2
Rechtsgrundlage
Mit der elektronischen Zugangseröffnung zum 01. 10. 2008 auf www.egvp.bremen.de ist die Möglichkeit geschaffen worden, ab dem 15. 09. 2008 elektronische Dokumente bei ..... (Dienstelle) einzureichen.
§ 3
Zentrale Eingangsstelle für elektronisch übermittelte Dokumente
(1) Die zentrale Eingangstelle der .... (Dienstelle) empfängt elektronisch übermittelte Dokumente auf dem Server der Firma bremen online service GmbH & Co. KG (Intermediär). Für den Empfang wird dort ein elektronisches Postfach für die Dienststelle vorgehalten. Ein elektronisches Dokument ist eingereicht, sobald es vom Postfach der .... (Dienstelle) entgegen genommen wurde.
(2) Über den Eingang einer Nachricht im elektronischen Postfach erhält die zentrale Eingangsstelle der .... (Dienstelle) für die rechtsverbindliche und vertrauliche Kommunikation eine automatisierte Zugangsmitteilung per E-Mail an office@dienststellenname.bremen.de. Die zentrale Eingangsstelle hat dafür Sorge zu tragen, dass nach Eingang einer Zugangsmitteilung die im elektronischen Postfach eingegangenen Nachrichten von dort auf den PC der Posteingangsstelle übermittelt werden. Unabhängig vom Eingang einer Zugangsmitteilung ist wenigstens (...) Mal arbeitstäglich ein Abruf aus dem elektronischen Postfach vorzunehmen.
(3) Eingänge (Dokumente, Prüfprotokolle und Nachrichten)
–in das Dokumentenmanagement-System zu übertragen oder
–unmittelbar nach Eingang an einen Sachbearbeiter/Sachbearbeiterin elektronisch weiter zuleiten oder
–sind vollständig einmal auszudrucken und in den Geschäftsgang zu geben.
Ausdrucke sind als Aktenstück zu kennzeichnen. Der Tag des Ausdrucks ist auf dem Prüfprotokoll zu vermerken. Der Vermerk ist mit einem Handzeichen zu versehen.
(4) Übermittelte Nachrichten und Anlagen (unsigniert) sollen grundsätzlich nur in den zugelassenen technischen Formaten übermittelt werden (siehe dazu unter www.egvp.bremen.de). Können diese nicht geöffnet oder nicht ausgedruckt werden oder sind sie offensichtlich nicht zur Bearbeitung geeignet, ist dies in den Vermerk gemäß Absatz 3 unter Bezeichnung des Dateinamens aufzunehmen. Die Eingangsstelle hat den Absender oder die Absenderin unverzüglich von den aufgetretenen Problemen unter Angabe der geltenden technischen Rahmenbedingungen in Kenntnis zu setzen.
§ 4
Speicherung, Verteilung und Löschung elektronischer Eingänge
Aus dem elektronischen Postfach abgerufene Nachrichten werden automatisch im Eingangsverzeichnis auf dem PC/Server der zentralen elektronischen Eingangsstelle gespeichert. Schlägt die Speicherung fehl, ist die Nachricht erneut abzurufen. Nach erfolgtem Abruf einer Nachricht wird diese auf dem Intermediär noch für 360 Tage vorgehalten und anschließend automatisch gelöscht.
Zur Speicherung, Verteilung und Löschung elektronischer Eingänge sind drei Varianten möglich, deren Anwendung empfohlen wird.
Variante I für die Speicherung Verteilung und Löschung
Bearbeiter können von der zentralen elektronischen Eingangsstelle elektronische Arbeitskopien der eingegangenen Dokumente bzw. Nachrichten unter Angabe der Nachrichten-ID oder eines anderen Merkmals (z.B. Name des oder der Einreichenden in Verbindung mit dem Datum des Eingangs) anfordern.
Variante II für die Speicherung Verteilung und Löschung
Die Posteingangsstelle speichert – unter Nutzung der Exportfunktion des EGVP – eingegangene Nachrichten als Arbeitskopien in einem Weiterverarbeitungsverzeichnis (ggf. auf einem dafür zugänglichen Verzeichnis auf einem Server).
Das Weiterverarbeitungsverzeichnis befindet sich auf einem anderen Gruppenlaufwerk als das Eingangsverzeichnis. Bei der Ausgestaltung des Weiterverarbeitungsverzeichnisses und der Vergabe der Zugriffsrechte sind die Grundsätze einer effizienten Arbeitsorganisation unter Berücksichtigung der Erfordernisse des Datenschutzes zu beachten.
Variante III für die Speicherung Verteilung und Löschung
Im Eingangsverzeichnis gespeicherte elektronische Nachrichten sind bis zum Abschluss der Bearbeitung, mindestens jedoch (....) Jahre aufzubewahren. Nach Ablauf von (...) Jahren sind die Nachrichten von der Posteingangsstelle zu löschen, sofern die zuständige Fach-/Sachbearbeiterstelle nicht zuvor mitgeteilt hat, dass die Bearbeitung noch nicht abgeschlossen wurde. Elektronische Arbeitskopien sind zu löschen, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr benötigt werden.
Variante IV für die Speicherung Verteilung und Löschung
Im Eingangsverzeichnis gespeicherte elektronische Nachrichten sind bis zum Abschluss der Bearbeitung aufzubewahren. Nach Abschluss der Bearbeitung durch die Fach-/Sachbearbeiterstelle sind die elektronischen Dokumente von der Posteingangsstelle zu löschen. Elektronische Arbeitskopien sind zu löschen, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr benötigt werden.
§ 5
Datensicherung
(1) Die elektronischen Dokumente im Eingangsverzeichnis auf dem PC/Server der zentralen elektronischen Eingangsstelle werden automatisch gesichert. Zugriffsrechte auf das Eingangsverzeichnis dürfen ausschließlich den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der zentralen elektronischen Eingangsstelle sowie den zuständigen Systemadministratorinnen und -administratoren eingeräumt werden.
(2) Der Zugang zum elektronischen Postfach ist durch ein elektronisches Verschlüsselungszertifikat und die dazugehörige PIN gesichert. Eine Kopie des Original- und das eingesetzte Verschlüsselungszertifikats und die dazugehörigen PIN sind gesichert aufzubewahren.
§ 6
Inkrafttreten
Diese Dienstanweisung tritt am XX.XX.2008 in Kraft.
Bremen, den..... (Unterschrift Dienstellenleiter/in)
