Verwaltungsvorschrift für die Beschaffung der Freien Hansestadt Bremen - Land und Stadtgemeinde Bremen (VVBesch) - Anlage 3: Browserbasiertes Einkaufsmanagement

Anlage 3
zu § 11 der VVBesch vom 14. Mai 2019:

Browserbasiertes Einkaufsmanagement

Im Rahmen des elektronischen Einkaufsmanagements setzt die Freie Hansestadt Bremen ein elektronisches Katalog- und Bestellsystem als browserbasierte Anwendung für die Bestellung von Rahmenvertragspositionen der zentralen Beschaffungsstelle bei Immobilien Bremen A.ö.R. gemäß Anlage 1 der VVBesch vom 14. Mai 2019 ein (BreKat). Dies ermöglicht eine einheitliche und eindeutige elektronische Bestellung, die die Arbeitsabläufe für Bestellende und Rahmenvertragslieferanten vereinfacht.

Erreichbarkeit

Der BreKat ist, ohne dass es einer Anmeldung oder Registrierung bedarf, als „Schaufenster“ allgemein über https://www.einkaufskatalog.bremen.de/, jedoch ohne Angabe von Preisinformationen und ohne Bestellfunktion, einsehbar.

Auf das Echtsystem kann nur innerhalb des BVN (Bremer Verwaltungsnetz) oder im Rahmen einer Zwei-Faktor-Authentifizierung über https://www.brekat.bremen.de/ zugegriffen werden.

Zugang zum BreKat

Folgende Einrichtungen können einen Zugang zum BreKat (Echtsystem) erhalten:

a)

Dienststellen der Kernverwaltung der Freien Hansestadt Bremen (gemäß Verwaltungsgliederungsplan der Freien Hansestadt Bremen),

b)

öffentlich-rechtliche Einrichtungen Bremens wie Hochschulen, Eigenbetriebe und Anstalten,

c)

Gesellschaften im Alleinbesitz der Freien Hansestadt Bremen,

d)

institutionelle Zuwendungsempfänger der Freien Hansestadt Bremen, die überwiegend aus öffentlichen Mitteln finanziert werden (Bescheinigung durch den Zuwendungsgeber ist erforderlich) sowie

e)

Einrichtungen der Stadtgemeinde Bremerhaven analog zu den Buchstaben a bis d,

f)

Kooperationspartner im Rahmen öffentlich-öffentlicher Einkaufskooperationen im Sinne von § 108 Absatz 6 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen und

g)

Rahmenvertragspartner (Lieferanten).

Für den konkreten Zugang zum BreKat wird ein Benutzerkonto (Anmeldename und Kennwort) benötigt. Benutzerkonten im BreKat sind entweder einem Lieferanten oder einer Organisationseinheit zugeordnet.

Bei Personen, die nicht von innerhalb des BVN auf den BreKat zugreifen, wird für den Zugang außerdem ein personengebundenes Softwarezertifikat erforderlich, welches auf dem entsprechenden Rechner installiert sein muss. Ein Softwarezertifikat wird Rahmenvertragslieferanten vom jeweiligen Auftraggeber kostenfrei zur Verfügung gestellt.

Die fachliche Leitstelle (siehe unten unter „Support“) steht zur Unterstützung bei der Einführung des BreKat gern zur Verfügung.

Support

Der BreKat wird von Immobilien Bremen A.ö.R. betrieben. Ein technischer und fachlicher Support ist wie folgt erreichbar:

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Fachliche Leitstelle: einkauf@immobilien.bremen.de Tel.: 0421/361-4122

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Technische Leitstelle: info@brekat.bremen.de

Technische Fragen betreffen die Betriebsbereitschaft und allgemeine Funktionsfähigkeit des Systems. Fachliche Fragen betreffen den Umgang mit den Funktionen des Systems.

Das Aus- und Fortbildungszentrum für den öffentlichen Dienst in Bremen (AFZ) bietet Schulungen für den Umgang mit dem BreKat an.

Rollen im BreKat

Für den BreKat sind folgende Rollen eingerichtet, die einem Benutzerkonto zugeordnet werden können:

a)

Bestellende Personen („Besteller“),

können für die Organisationseinheit, der sie zugeordnet sind, im BreKat Bestellungen auslösen.

b)

Auswertende Personen („Reporter und Analysten“),

können Bestellungen auf der Ebene der ihnen zugeordneten Organisationseinheit und allen darunterliegenden Organisationseinheiten im BreKat auswerten.

c)

Strategische Einkäuferinnen und Einkäufer,

können im BreKat Lieferanten einrichten, außerdem Rahmenverträge, Produktcontainer und Artikel einrichten und bearbeiten.

Sie teilen Rahmenverträge und Produktcontainer den entsprechenden Lieferanten zu, stellen Rahmenverträge im BreKat ein und können diese einer bestimmten Organisationseinheit zuordnen oder als allgemein verfügbar einstellen.

d)

Lieferanten,

können im Lieferanten-Cockpit des BreKat für die ihnen zugeteilten Rahmenverträge Artikel in den entsprechenden Produktcontainer einstellen und bearbeiten. Im Lieferanten-Cockpit können außerdem Bestellinformationen abgerufen sowie Statusmeldungen und sonstige Nachrichten an den Besteller gesendet werden. Über den Eingang einer BreKat-Bestellung werden die jeweiligen Lieferanten aber immer auch per E-Mail oder auf anderem Wege informiert. Näheres siehe unten unter „Rahmenvertragslieferanten“.

e)

Co-Administratorinnen und -Administratoren,

können im BreKat dezentral Benutzerkonten sowie Liefer- und Rechnungsadressen auf der Ebene „ihrer“ Organisationseinheit und allen darunterliegenden Einheiten einrichten und verwalten. Dazu gehört insbesondere die Freischaltung von Benutzerkonten bei vergessenen Passwörtern.

f)

Super-Administratorinnen und -Administratoren,

verwalten die Grunddaten im BreKat. Sie können Benutzerkonten, Rahmenverträge, Produktcontainer und Adressen anlegen und ändern. Außerdem halten sie die Organisationsstruktur aktuell. Die Rolle des Super-Admins ist der technischen Leitstelle vorbehalten.

Im BreKat können für Bestellungen Freigabeprozesse eingerichtet werden. Für jeden Besteller kann individuell festgelegt werden, ob ab einer bestimmten Summe pro Bestellung oder pro Jahr eine Freigabe durch eine andere Person in der jeweiligen Organisationseinheit erfolgen muss.

Bestellen im BreKat

Bei Bestellungen aus dem BreKat gilt, dass der Rahmenvertrag lediglich die allgemeinen Konditionen zwischen Lieferanten und abrufenden Bedarfsstellen regelt. Ein konkretes Vertragsverhältnis wird erst im Zuge der Bestellung (Abruf aus dem Rahmenvertrag) und nur zwischen Bestellenden (Bedarfsstelle) und Lieferant begründet. Bei Sonderbedarfsbestellungen erfolgt die Begründung des Vertragsverhältnisses ohne Bezug auf einen Rahmenvertrag.

Der BreKat stellt insoweit nur ein (elektronisches) Medium dar, welches zum Zwecke der Bestellung und damit Begründung eines Vertragsverhältnisses verwendet wird. Eine Haftung für den Bestellprozess und mit Bezug zur Bestellung wird im Rahmen des BreKat nicht übernommen.

Für die „elektronische Rechnung“ werden den Bestellinformationen die notwendigen Informationen zur Datenverarbeitung hinzugefügt.

Rahmenvertragslieferanten

Die Rahmenvertragslieferanten (Auftragnehmer) erhalten einen Zugang zum BreKat („Lieferanten-Backend“). Auf diesem Wege erfolgt online die Bereitstellung der für die elektronische Bestellabwicklung erforderlichen Daten für die jeweiligen Rahmenverträge. Dies betrifft sowohl den Import entsprechender Artikeldaten durch den Lieferanten als auch die Bereitstellung von Bestelldaten über den BreKat für die Lieferanten.

Für Rahmenvertragslieferanten gelten die Ergänzenden Vertragsbedingungen über die Nutzung des BreKat (EVB BreKat), die vom Einkaufs- und Vergabezentrum der Freien Hansestadt Bremen bei Immobilien Bremen A.ö.R. herausgegeben werden.