Aufbewahrungsfristen, insbesondere im Zusammenhang mit der Umsetzung der Pflichten aus der DSGVO (ID 240539)Bitte senden Sie mir Folgendes zu:
1) Eine Übersicht, die alle für Ihre Behörde geltenden Aufbewahrungsfristen in Zusammenhang mit der Umsetzung der Pflichten aus der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und/oder aus anderen datenschutzrechtlichen Vorgaben enthält. Relevante Perspektive: Ihre Behörde als Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter nach der DSGVO.
Das kann z.B. Dokumente zur Umsetzung der Betroffenenrechte der Art. 12 ff. DSGVO, interne Jahresberichte des behördlichen Datenschutzbeauftragten, geprüfte oder verhandelte Auftragsverarbeitungsverträge, interne Anweisungen und Statistiken zur Datenschutzorganisation oder durchgeführte interne sowie externe Audits bei Dienstleistern, die die Umsetzung des Datenschutzes betreffen.
Ein Beispiel zur Konkretisierung aus Thüringen: dort enthält die Thüringer Aufbewahrungsrichtlinie 2019 in der Anlage Abschnitt A Nr. 1.19 die Vorgabe, dass Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO drei Jahre aufzubewahren sind (https://www.uni-erfurt.de/fileadmin/Verwaltung/Dezernat_4/Aufbewahrungsrichtlinie_Thueringen_2019.pdf).
2) sofern (1) nicht gebührenfrei beauskunftet werden kann: Eine Übersicht, die alle für Ihre Behörde geltenden Aufbewahrungsfristen enthält.
Zu Ihrem nachstehenden nach den informationsfreiheitsrechtlichen Bestimmungen gestellten Antrag teilen wir mit, dass auch unsere Behörde bei allen Datenverarbeitungsvorgängen, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, die sich aus den Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung ergebenden Fristen, speziell Artikel 17 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), zu beachten hat.
Da die DSGVO gemäß Artikel 2 Absatz 2 Buchstaben a und d bei Bußgeldverfahren keine Anwendung findet, sind von uns bei der Durchführung dieser Verfahren § 49 c und 49 d in Verbindung mit der sinngemäßen Anwendung der jeweilige Verweisnormen aus der Strafprozessordnung (StPO) zu beachten. Die Regelungen zur Lösung und Einschränkung ergeben sich aus § 489 StPO, wobei die Prüffristen aus § 489 Absatz 3 Satz 2 Nummer 1 StPO für die Löschung der Daten, die für Zwecke der zukünftigen Verfolgung von Ordnungswidrigkeiten gespeichert wurden, gemäß §49 c Absatz 5 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten bei einer Geldbuße von mehr als 250 Euro fünf Jahre, in übrigen Fällen zwei Jahre nicht übersteigen darf.
Außerdem gibt es in unserer Behörde in der Aktenordnung eine allgemeine Regelung für die Aussonderung von Vorgängen:
Mit dem Abschluss des Vorgangs ist das Aussonderungsdatum festzulegen. Automatisch vorbelegt ist die Aussonderungsfrist "10 Jahre". Diese Frist kann durch überschreiben verlängert oder verkürzt werden. Vorgänge sollen grundsätzlich nach 10 Jahren entweder an das Staatsarchiv (auf Grund einer speziellen Vereinbarung mit dem Staatsarchiv) abgegeben oder aber vernichtet werden. Dieses gilt nicht für Vorgänge für die auf Grund spezieller gesetzlicher Bestimmung länger oder kürzer aufzubewahren sind oder die auf Grund ihres dokumentarischen Wertes länger aufzubewahren sind. Vorgänge die keinen oder geringen dokumentarischen Charakter haben sind nur solange aufzubewahren, wie eine geschäftsmäßige Bearbeitung noch zu erwarten ist. Weglegesachen sind bis zum Ende des Jahres aufzubewahren, das dem Entstehungsjahr folgt.