Dienstanweisung für das Rechnungsprüfungsamt der Seestadt Bremerhaven

Dienstanweisung für das
Rechnungsprüfungsamt
der Seestadt Bremerhaven

Zur Rechnungsprüfungsordnung vom 01.11.2022

Präambel

Mit Beschluss der neuen Rechnungsprüfungsordnung wird eine neue Dienstanweisung für das Rechnungsprüfungsamt erlassen. Ziele der Rechnungsprüfung stehen unter dem stetigen Wandel, mit dem Anspruch der Führungsunterstützung, aber auch sachgerechten Prüfung von Finanzvorgängen. Ziel dieser Dienstanweisung ist, die Prüfung breitflächig zu vereinfachen, aber auch einen möglichst großen Handlungsspielraum für die Prüferinnen und Prüfer zu verwirklichen. Eigenständiges Arbeiten, basierend auf gegenseitigem Vertrauen auf Augenhöhe sollen Motivation, Selbst- und Fremdverantwortung aber auch den Teamgeist im Rechnungsprüfungsamt mit Blick auf die Gesamtinteressen der Stadt Bremerhaven stärken.

Neues Denken. Neues Handeln. Neue Wege!
Rechnungsprüfungsamt
BREMERHAVEN
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§ 1 Geltungsbereich und Rechtscharakter

Diese Dienstanweisung ist eine besondere Dienstanweisung der Stadt Bremerhaven nach § 3 Abs. 10 der Rechnungsprüfungsordnung. Sie enthält die für die Stadt Bremerhaven notwendigen näheren und ergänzenden Vorschriften und Regelungen zur rechtmäßigen und ordnungsgemäßen Erledigung der Aufgaben des Rechnungsprüfungsamtes. Hierin verwendete personenbezogene Bezeichnungen gelten jeweils auch in gendergerechter Form.

§ 2 Aufgaben der Prüfer

(1) Die Prüferin/der Prüfer hat die Prüfungsgeschäfte innerhalb ihres Prüfgebietes in eigener Verantwortung, unaufgefordert, rechtzeitig, termingerecht und nach bestem Wissen und Gewissen auszuführen. Sie/Er ist verpflichtet,

1.

der Leitung des Rechnungsprüfungsamtes unverzüglich alle besonderen Wahrnehmungen und Mängel, namentlich bei Verdacht auf Veruntreuung und sonstige Dienstwidrigkeiten, mitzuteilen,

2.

über alle Feststellungen, die sie/er bei ihrer/seiner Prüftätigkeit macht und über alle dienstlich bekannt gewordenen Vorgänge Verschwiegenheit zu bewahren,

3.

sich gegenüber Mitarbeitenden, deren Arbeitsgebiete geprüft werden, taktvoll und sachlich zu verhalten und

4.

den Prüfungsauftrag mit der notwendigen Umsicht und Zweckdienlichkeit zu erfüllen.

(2) Die Methoden und der Umfang der Prüfungen sind im Rahmen der von der Leitung des Rechnungsprüfungsamtes bestehenden Prüfanleitungen dem Prüfer/der Prüferin überlassen. Er/Sie kann sich bei der Prüfung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen nach pflichtmäßigem Ermessen auf Stichproben beschränken, wenn das ausreicht, um zu beurteilen, ob die Geschäftsführung zweckmäßig, wirtschaftlich und zuverlässig ist.
(3) Stichproben dürfen sich nicht auf wahllos aus dem Zusammenhang gerissene Einzelheiten beschränken, sondern müssen daneben auch geschlossene Teile der Rechnungsunterlagen umfassen. Sie sollen regellos sein, damit die Wirkung nicht dadurch beeinträchtigt wird, dass die zu prüfenden Stellen sie vorausbestimmen können (Zufallsprinzip).
(4) Die Prüfer und Prüferinnen haben darauf zu achten, dass im Laufe mehrerer Haushaltsjahre jedes Gebiet (Sach- und Zeitabschnitt) geprüft wird. Als Grundlage für diese Prüfung gilt der von der Leitung des Rechnungsprüfungsamtes für das betreffende Haushaltsjahr erstellte Prüfplan.
(5) Die Prüfer und Prüferinnen arbeiten alleine oder im Team.

§ 3 Beratungen

Beratungen sind ausdrücklich zulässig und erwünscht. Zu Beginn der Beratung ist auf den Umfang, den allgemeinen Wissensstand und die Erforderlichkeit der selbstständigen Informationsgewinnung abzustellen. Die Prüferinnen und Prüfer handeln hier eigenverantwortlich.

§ 4 Schriftverkehr mit anderen Dienststellen innerhalb der Verwaltung

Die Prüferinnen und Prüfer führen den Schriftverkehr mit Dienststellen oder den zu prüfenden Organisationseinheiten in eigener Verantwortung. Schriftverkehr von wesentlicher Bedeutung und Prüfberichte sind der Leitung des Rechnungsprüfungsamtes zur Unterschrift vorzulegen.

§ 5 Teilnahme an Sitzungen

Im Sinne von § 3 Absatz 5 der Rechnungsprüfungsordnung nimmt die Leitung oder im Verhinderungsfall die Vertretung an den Sitzungen der Stadtverordnetenversammlung teil. An den Sitzungen des Ausschusses für Verfassung und Geschäftsordnung nehmen alle beteiligten Prüferinnen und Prüfer (Prüfberichte) teil. Die Teilnahme an den übrigen Ausschüssen erfolgt anhand der internen Organisationsaufteilung nach pflichtgemäßem Ermessen.

§ 6 Digitales Arbeiten

Das Rechnungsprüfungsamt arbeitet weitestgehend papierlos. Es sind alle verfügbaren Hilfsmittel hierzu zu nutzen.

§ 7 Prüfungsberichte, Prüfungsmitteilungen und Stellungnahmen

Die Prüfungsberichte, Prüfungsmitteilungen und Stellungnahmen sind zeitnah, sachlich, kurz und präzise abzufassen. Kleinere Sachverhalte können direkt mit der geprüften Organisationseinheit besprochen und abgeschlossen werden.

§ 8 Prüfung der Haushalts- und Vermögensrechnung

Zur Vorbereitung des Jahresabschlusses sind die Buchungsvorgänge nach pflichtgemäßem Ermessen permanent zu prüfen. Art und Umfang legen die Prüferinnen und Prüfer im eigenem Ermessen fest.

Bremerhaven, den 01.11.2022

Der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes

Ingo Thiele
Verwaltungsdirektor

Genehmigt durch den Ausschuss für Verfassung und Geschäftsordnung am 07.09.2022