Sie sind hier:
  • Dienstanweisung Nr. 438 Sichere Aufbewahrung von Urkunden und Verträgen

Dienstanweisung Nr. 438 Sichere Aufbewahrung von Urkunden und Verträgen

Dienstanweisung des Senators für Umwelt, Bau und Verkehr vom 26. Februar 2014

Veröffentlichungsdatum:26.02.2014 Inkrafttreten26.02.2014
Gesamtausgabe in der Gültigkeit vom 26.02.2014 bis 28.02.2019Außer Kraft

Einzelansichtx

Drucken
juris-Abkürzung:
Dokumenttyp: Verwaltungsvorschriften, Verwaltungsvorschriften, Dienstanweisungen, Dienstvereinbarungen, Richtlinien und Rundschreiben
Dokumenttyp: Wappen Bremen
Gliederungs-Nr::
Normgeber:Der Senator für Umwelt, Bau und Verkehr
Erlassdatum:26.02.2014
Fassung vom:26.02.2014
Gültig ab:26.02.2014
Gültig bis:28.02.2019  Schriftgrafik ausserkraft
Quelle:Wappen Bremen
Gliederungs-Nr:keine Angaben verfügbar
Dienstanweisung Nr. 438 Sichere Aufbewahrung von Urkunden und Verträgen

Dienstanweisung Nr. 438 Sichere Aufbewahrung von
Urkunden und Verträgen
1

Dienstanweisung des Senators für Umwelt, Bau und Verkehr
vom 26. Februar 2014

Der Senator für Umwelt, Bau und Verkehr

Bremen, den 26. Februar 2014

SV-UZ

Tel. 16722


Tel. 2576 Herr Babbel

Verteiler:

a)Fachbereich Bau und Stadtentwicklung, Abteilungen, Referate und Stabsstellen in der senatorischen Behörde Umwelt, Bau und Verkehr

nachrichtlich:

b)S, SV-BV

c)Ämter und Betriebe des Ressorts

d)Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiterportal (MiP)

1

Soweit diese Dienstanweisung auf natürliche Personen Bezug nimmt, gilt sie für weibliche und männliche Personen.

2

Da in der senatorischen Behörde einheitliche Vorgaben zur sicheren Aufbewahrung von Urkunden und Verträgen bislang nicht bestanden, werden aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und wegen der Beweissicherung die nachfolgenden Regelungen festgelegt.

3
3.1.

Alle derzeit vorhandenen und künftig anfallenden Urkunden, Verträge und weitere Dokumente mit grundsätzlicher Bedeutung und/oder längerfristigen erheblichen zahlungswirksamen Auswirkungen sind vollständig im Original im Tresor der Registratur der senatorischen Behörde (Abschnitt 131) aufzubewahren. Hierzu zählen auch Nachträge zu Verträgen und weitere Rechte und Pflichten begründende Dokumente.

Die Abteilungen, Referate und Stabsstellen in der senatorischen Behörde stellen die vollständige und zeitnahe Überlassung der Originaldokumente an die Registratur sicher.

3.2.

Für die Ermittlung der Aufbewahrungsfristen gelten die Empfehlungen zur Informations- und Dokumentenverwaltung – Schriftgutordnung – in der jeweils geltenden Fassung (vgl. Auszug aus der derzeitigen Fassung – Anlage). Danach beginnt die Frist zur Aufbewahrung von Schriftgut erst nach Abschluss der fachlichen Bearbeitung der Verwaltungsvorgänge. Für die vorgenannten Urkunden, Verträge und weiteren Dokumente bedeutet dies, dass Fristenregelungen (noch) nicht gelten, solange ein Verwaltungsvorgang besteht, künftig anfallen kann oder aktuell zu bearbeiten ist.

3.3.

Die unter 3.1 bezeichneten Dokumente sind in der Registratur als Sammlung zusammen mit einem Register zu führen. Von den in die Sammlung aufzunehmenden Dokumenten sind Kopien in die Sachakten zu übernehmen.

3.4.

Für die Zugriffsberechtigungen zu den unter 3.1 bezeichneten Dokumenten gelten die Regelungen der Schriftgutordnung (siehe Anlage).

4

Diese Dienstanweisung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft; sie tritt mit Ablauf des 28. Februar 2019 außer Kraft.

Den zugeordneten Ämtern und dem Eigenbetrieb Umweltbetreib Bremen wird empfohlen, entsprechende Regelungen für ihren Verantwortungsbereich verbindlich festzulegen.

[Ausfertigerin]

Staatsrätin

– Gabriele Friderich –

Anlage

Auszug aus der Schriftgutordnung vom 1. April 2004

[hier nicht wiedergegeben]

Fußnoten

1)

Diese Dienstanweisung tritt mit Ablauf des 28. Februar 2019 außer Kraft; vgl. Nr. 4.


Fehler melden: Information nicht aktuell/korrekt

Sind die Informationen nicht aktuell oder korrekt, haben Sie hier die Möglichkeit, dem zuständigen Bearbeiter eine Nachricht zu senden.

Hinweis: * = Ihr Mitteilungstext ist notwendig, damit dieses Formular abgeschickt werden kann, alle anderen Angaben sind freiwillig. Sollten Sie eine Kopie der Formulardaten oder eine Antwort auf Ihre Nachricht wünschen, ist die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse zusätzlich erforderlich.

Datenschutz
Wenn Sie uns eine Nachricht über das Fehlerformular senden, so erheben, speichern und verarbeiten wir Ihre Daten nur, soweit dies für die Abwicklung Ihrer Anfragen und für die Korrespondenz mit Ihnen erforderlich ist.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ihre Daten werden nur zur Beantwortung Ihrer Anfrage verarbeitet und gelöscht, sobald diese nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Wenn Sie der Verarbeitung Ihrer per Fehlerformular übermittelten Daten widersprechen möchten, wenden Sie sich bitte an die im Impressum genannte E-Mail-Adresse.