Dienstanweisung zur Regelung des
Zeichnungsrechtes und des Schriftverkehrs
Vorbemerkungen
Durch Wechsel sowohl der Betriebsleitung als auch deren Vertretung wurde eine Überarbeitung dieser Dienstanweisung erforderlich. Zudem wurde dem Wechsel von einer papiergestützten zu einer elektronischen Rechnungsbearbeitung Rechnung getragen und die Berechtigung der „Anordnungsbefugnis“ eingeführt. Daneben erfolgte eine Definition des Begriffes „Beauftragter“. Die Anlage „Übersicht der Vollmachten“ zur Dienstanweisung wurde gestrafft. Die Wertgrenzen für Referatsleitungen wurden den in der Dienstanweisung „Beschaffung“ (= Information der Betriebsleitung 2.10) festgelegten Wertgrenzen angepasst.
Der Betriebsausschuss des Umweltbetriebes Bremen hat auf seiner Sitzung am 1. November 2013 diese angepasste Dienstanweisung zur Regelung des Zeichnungsrechts und des Schriftverkehrs zur Kenntnis genommen und die Zeichnungsrichtlinie gemäß § 11 Absatz 1 Nummer 2 des Bremischen Gesetzes für Eigenbetriebe und sonstige Sondervermögen des Landes und der Stadtgemeinden (BremSVG) beschlossen.
Diese Dienstanweisung ersetzt die Dienstanweisung zur Regelung des Zeichnungsrechts und des Schriftverkehrs vom 18. September 2010 und tritt rückwirkend zum 1. November 2013 in Kraft. Sie ist befristet bis zum 31. Oktober 2018.
gez. Dr. Georg Grunwald
Geschäftsführer Umweltbetrieb Bremen
Dienstanweisung
zur Regelung des Zeichnungsrechtes und des
Schriftverkehrs
Inhaltsverzeichnis
1. | Zeichnungsrecht im allgemeinen Schriftverkehr |
1.1 | Externer Schriftverkehr |
1.2 | Benennung der Betriebsleitung und des bestellten Vertreters |
1.3 | Interner Schriftverkehr und Verteilung |
1.4 | Umgang mit der Geschäftspost |
2. | Zeichnungsregelungen bei Aufträgen/Abschluss von Verträgen |
3. | Zeichnungsregelungen bei der Rechnungsbearbeitung |
Anlage Übersicht der Vollmachten (Unterschriftenkompetenzen) |
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- 1.
In Ergänzung der Gemeinsamen Geschäftsordnung für die Bremische Verwaltung (Brem.GGO), Geschäftsordnung der Senatorin für Finanzen der Freien und Hansestadt Bremen vom 1. April 2004 (Brem.ABl. S. 249), zuletzt geändert am 19. September 2013 (Brem.ABl. S. 1145), wird das Zeichnungsrecht im allgemeinen Schriftverkehr wie folgt geregelt: - 1.1.1
Grundsätzlich sind Schriftstücke, soweit sie verpflichtende Merkmale (Auslösung von Zahlungsverpflichtungen) beinhalten oder von wesentlicher Bedeutung sind, zweifach zu unterzeichnen.
Der/die Verfasser/in unterzeichnet rechts.
Der/die nächsthöhere Vorgesetzte unterzeichnet links.
Ist das Schreiben – nach Ermessen des Ausstellers – von besonderer Bedeutung für den Bereich oder das Unternehmen, zeichnet links der/die Bereichsleiter/in oder die Betriebsleitung.
Für das Unternehmen zeichnet die Betriebsleitung ohne Zusatz. Der bestellte Vertreter zeichnet in dieser Eigenschaft mit dem Zusatz „in Vertretung“ (i. V.).
Alle anderen Zeichnungsberechtigten zeichnen mit dem Zusatz „im Auftrag“ (i. A.).
- 1.2
Als Betriebsleitung bestellt ist: | Herr Dr.-Ing. Georg Grunwald |
Als sein Vertreter bestellt ist: | Herr Dipl.-Ing. Thomas Möhring |
- 1.3
Im internen Schriftverkehr werden die Schriftstücke einfach unterzeichnet (ohne Zusatz). Das Organisationszeichen und der Name sowie die Telefonnummer des/der Unterzeichnenden sind im „Mitteilungskopf“ anzugeben.
Der Schriftverkehr ist direkt an den Empfänger (mit dem Organisationskennzeichen und dem Namen) zu adressieren und wird von der hausinternen Post an die jeweiligen Bereiche/Referate sowie Stabsstellen verteilt. Die Bereichsleiter/innen legen bereichsinterne Verfahrensabläufe fest.
- 1.4
Grundsätzlich sind alle Posteingänge, auch wenn sie Außenstellen oder Mitarbeitern/innen direkt übergeben wurden, unverzüglich der Geschäftsstelle zur Eingangserfassung zuzuleiten. Jeweils rechtsverbindliche Eingangsstempel werden von der Geschäftsstelle, der Betriebsleitung, der Blocklanddeponie, der Vergabestelle und dem Betriebshof Mitte geführt.
Die Außenstellen sorgen für die umgehende Weiterleitung an die zuständigen Stellen im Unternehmen; wichtige Post wird zunächst der Betriebsleitung zugeleitet.
- 2.
Aufträge und Verträge sind grundsätzlich mit zwei Unterschriften zu versehen.
Die Unterzeichnung von Aufträgen/Verträgen erfolgt im Rahmen der Aufgabenwahrnehmung gemäß der Funktionsbeschreibung und nach Maßgabe bereichsinterner Regelungen.
Die Unterschriftenkompetenz einzelner Mitarbeiter/innen ist in der Anlage „Übersicht der Vollmachten“ dargestellt. „Beauftragter“ im Sinne der Anlage ist ein/e Mitarbeiter/in mit der schriftlichen Übertragung der Befugnisse zur Zeichnung „Sachlich und rechnerisch richtig“. Verträge sind durch die Vergabestelle mit dem Dienstsiegel zu siegeln.
- 3.
In Ergänzung zu den Verwaltungsvorschriften zu § 70 Landeshaushaltsordnung (LHO) – diese werden den Verpflichteten ausgehändigt – werden für den Umweltbetrieb Bremen bei der Bearbeitung von Rechnungsvorgängen folgende Regelungen getroffen:
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Zur Feststellung der „Lieferung oder Leistung richtig“ (§ 70 LHO) sind die jeweils mit dem Beschaffungsvorgang beauftragten Mitarbeiter/innen berechtigt. Diese Tätigkeit wird im Programm X-Flow als „Sachliche Prüfung“ bezeichnet. - -
Zur Feststellung „Sachlich und rechnerisch richtig“ (§ 70 LHO) ist der/die Kostenstellenverantwortliche des für die Beschaffung zuständigen Bereichs befugt. Diese Tätigkeit wird im Programm X-Flow als „Freigabe“ bezeichnet. - -
Anordnungsbefugt sind die Betriebsleitung, der/die Bereichsleiter/in 1, der/die Referatsleiter/in 13 und der/die Mitarbeiter/in 13-1. Die Anordnungsvollmacht ist schriftlich zu erteilen und bei der Landeshauptkasse zu hinterlegen. Sie kann in der Höhe beschränkt werden.
Um den Zahlungsvorgang auszulösen, gelten daher für die Bearbeitung mit dem Programm X-Flow folgende Regelungen:
„Sachliche Prüfung“ entspricht „Lieferung bzw. Leistung richtig“:
Der für die Beschaffung zuständige Bereich bzw. die mit dem Beschaffungsvorgang beauftragte Person bestätigt die Richtigkeit der erbrachten Lieferung/Leistung gemäß dem zugrunde liegenden Bestellvorgang. Sofern im Zuge der Bestellung Rabatte bzw. Skonti ausgehandelt wurden, ist von ihm/ihr auch zu prüfen, ob diese auf der Rechnung ausgewiesen sind.
„Freigabe“ entspricht „Sachlich und rechnerisch richtig“:
Der/Die Kostenstellenverantwortliche bestätigt mit seiner/ihrer Unterschrift die sachliche Richtigkeit des Beschaffungsvorgangs und die Richtigkeit der auf Berechnungen beruhenden Angaben (§ 70 Nummer 14ff. LHO).
