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Dienstvereinbarung
Grundsätze und Verfahren der
Beschäftigtenbeteiligung bei
Organisationsentwicklungs-
prozessen
Inhaltsverzeichnis | Seite | ||
1. | Ziele von Beschäftigtenbeteiligung ............................................................................................ | 2 | |
2. | Geltungsbereich / Anwendung ................................................................................................... | 3 | |
3. | Gestaltung von Organisationsentwicklungsprozessen .............................................................. | 3 | |
3.1 | Ziele und Rahmenbedingungen ........................................................................................ | 4 | |
3.2 | Projekt- und Entscheidungsstruktur ................................................................................. | 4 | |
3.3 | Beteiligte Beschäftigte ...................................................................................................... | 4 | |
3.4 | „Gütekriterien“ beteiligungsorientierter Projektarbeit ........................................................ | 5 | |
3.5 | Verfahrenstransparenz / Information aller Beschäftigten .................................................. | 6 | |
4. | Verantwortlichkeit der Dienststellenleitung ................................................................................ | 6 | |
5. | Verantwortung der beteiligten Beschäftigten ............................................................................. | 7 | |
6. | Rechte der Interessenvertretungen: Personalrat, Frauenbeauftragte, Schwerbehindertenvertretung.................................................................................................. | 7 | |
7. | Schlussbestimmungen ............................................................................................................... | 8 | |
Die Beschäftigten prägen in entscheidender Weise die Leistungsfähigkeit und die öffentliche Wahrnehmung der bremischen Verwaltung, denn sie erbringen die öffentlichen Dienstleistungen. Dienstleistungsqualität, Arbeitsbedingungen und Wirtschaftlichkeit der Verwaltung sollen in einem fairen Interessenausgleich zwischen Dienststellenleitung und Beschäftigten wirksam gefördert und weiterentwickelt werden.
Eine Vielzahl von Argumenten spricht für die Beteiligung von Beschäftigten bei Organisationsentwicklungsprozessen:
Organisationsentwicklungsprozesse werden auch in Zukunft nicht der Ausnahme-, sondern der Regelfall in der bremischen Verwaltung sein. Sie zielen auf die Berücksichtigung veränderter gesellschaftlicher oder rechtlicher Anforderungen, Veränderungen in der Aufgabenstellung oder auf interne Verbesserungen. Diesem Verständnis folgend sind solche Prozesse nichts Verwaltungsfremdes, sondern durch die jeweiligen Organisationseinheiten zu gestalten und durchzuführen. Das kann durch eine breite Beteiligung der betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wirkungsvoll unterstützt werden.
Wesentliche Voraussetzungen für erfolgreiche Beteiligungsprozesse sind klare, realistische und transparente Ziele und Rahmenbedingungen. Dazu gehört Klarheit über den Auftrag und die Vorgehensweise, die Beteiligten, die Verantwortlichkeiten und die Handlungsmöglichkeiten sowie ein gutes Projektmanagement. Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist darüber hinaus die Verzahnung beteiligungsorientierter Organisationsentwicklungsprozesse mit der formalen Mitbestimmung der Interessenvertretungen. Das Verfahren der Mitbestimmung ist unter Punkt 5 im Einzelnen beschrieben.
Die wesentlichen Eckpunkte für die Gestaltung von Organisationsentwicklungsprozessen werden mit dieser Dienstvereinbarung beschrieben. Sie müssen vor Ort in den Dienststellen gemeinsam von Dienststellenleitung und Interessenvertretungen konkretisiert und „mit Leben gefüllt“ werden.
Diese Dienstvereinbarung gilt für alle Bediensteten (Beschäftigte) im Sinne des § 3 Absatz 1 des Bremischen Personalvertretungsgesetzes. Der Begriff Dienststelle wird im Sinne von § 7 PersVG verwandt.
Diese Dienstvereinbarung findet insbesondere Anwendung
die über laufende organisatorische Anpassungen (z. B. Fortschreibung von Geschäftsverteilungsplänen oder Schaffung einzelner Stellen in bestehenden Organisationseinheiten) hinausgehen.
Sofern die Überprüfung von Aufgaben und Organisation durch Dritte begleitet bzw. durchgeführt wird, stellt die auftraggebende Stelle sicher, dass die Umsetzung der konkret vereinbarten Regelungen über die Beschäftigtenbeteiligung durch den Auftragnehmer in jedem Fall, ggf. auch nachträglich, vertraglich zugesichert wird.
Bei der Gestaltung der Rahmenbedingungen für die Projektarbeit ist die Ressourcenausstattung und Größe der Dienststelle zu beachten – für kleinere Dienststellen mit weniger als 50 Beschäftigten sind Ausnahmen von einzelnen Verfahrensregelungen dieser Dienstvereinbarung möglich. Der Haushaltsvorbehalt der Linienverantwortlichen bleibt von den Vereinbarungen im Rahmen von Projekten unberührt.
Beschäftigtenbeteiligung ist im Rahmen von Organisationsentwicklungsprozessen kein Selbstzweck. Vor diesem Hintergrund ergeben sich besondere Anforderungen an die Transparenz des Vorhabens und an das verantwortungsvolle Zusammenwirken von Dienststellenleitung, Interessenvertretungen und Beschäftigten.
Die Ziele von Organisationsentwicklungsprozessen sowie die inhaltlichen, strukturellen und materiellen Rahmenbedingungen werden zu Beginn des Prozesses von der Dienststellenleitung entwickelt, den Beteiligten bekannt gemacht und ggf. präzisiert.
Die jeweilige Form und der jeweilige Grad der Beteiligung werden in Abhängigkeit von der Aufgabenstellung und der Anzahl der Betroffenen/Teilnehmenden festgelegt (z. B. Projektgruppe, Workshop).
Bei komplexeren Vorhaben können Projektstrukturen geschaffen werden, die neben die Linienorganisation treten und eigenständige organisatorische Elemente (z. B. Dienstbesprechungen, Entwicklungsteams, Arbeitsgruppen, erweiterte Projektleitung, Steuerungsgruppe, Lenkungsausschuss) sowie eigene Arbeits- und Entscheidungsprozesse beinhalten.
Die einzelnen Phasen des Projekts (z. B. Analyse, Soll-Konzept, Erprobung, Veränderung, Umsetzung, Evaluation) sowie der Zeitrahmen werden in einem Projektstrukturplan vorab festgelegt. Bei komplexen Vorhaben werden Projektmeilensteine festgelegt, zu denen eine verbindliche Befassung der Dienststellenleitung und der Interessenvertretungen im Rahmen der Mitbestimmung erfolgt.
Die Beteiligten werden bereits bei der Projektplanung und ggf. über die eigentliche Projektlaufzeit hinaus, zum Beispiel im Rahmen von Evaluationsprozessen, einbezogen.
Die Gestaltung von Organisationsentwicklungsprozessen erfordert eine tatkräftige Mitwirkung von Beschäftigten aller Funktions- und Hierarchieebenen.
In den zu gestaltenden Aufgabenbereichen sollen fachkundige und sozial- sowie methodenkompetente Beschäftigte bei entsprechenden Projekten beteiligt werden. Vor Beginn eines Veränderungsprozesses wird von der Dienststellenleitung in Abstimmung mit den Interessenvertretungen ein Verfahren zur Information, Qualifikation und Auswahl der zu beteiligenden Mitarbeiter/-innen festgelegt.
Teilzeitkräften und Beschäftigten mit Familienaufgaben soll durch eine angepasste zeitliche Gestaltung von Projektarbeitsterminen die Mitwirkung ermöglicht werden.
Die Mitwirkung von durch die Organisationsveränderung betroffenen Beschäftigten setzt keine besondere Funktion oder Qualifikation voraus, wohl aber die Bereitschaft, sich in Projektinhalte einzuarbeiten und in geeigneter Weise, z. B. methodisch, weiterzuqualifizieren. Falls dazu Fortbildungsmaßnahmen erforderlich sein sollten, werden diese durch die Dienststellenleitung im Rahmen des bestehenden Ressourcenrahmens gewährleistet.
Bei der Benennung von Projektmitarbeiter/-innen wird darauf geachtet, dass
Für eine erfolgreiche Projektarbeit sind individuelle Voraussetzungen für die Mitarbeit der einzelnen Beteiligten sowie Verabredungen über die Zusammenarbeit und die Vorbereitung von Entscheidungen erforderlich. Dabei werden insbesondere folgende Aspekte berücksichtigt:
Alle Beschäftigten in der betreffenden Organisationseinheit werden über Ziele und Rahmenbedingungen des Organisationsentwicklungsprozesses sowie über den Rahmen der Beschäftigtenbeteiligung informiert.
Über den Verlauf, die (Teil-)Ergebnisse und die Entscheidungen des Prozesses werden die Beschäftigten jeweils aktuell informiert (z. B. durch Dokumente, Intranet, Versammlungen, Infomarkt, Projektzeitung, Gespräche).
Bei wichtigen (Teil-)Ergebnissen erhält die Projektgruppe die Möglichkeit Ihre Lösungsvorschläge den übrigen Beschäftigten zu erläutern.
Die getroffenen Entscheidungen der Dienststellenleitung wie auch der Interessenvertretungen werden für alle transparent und nachvollziehbar dargestellt. Dazu werden alle Projektbeteiligten regelmäßig, umfassend und zeitnah über Vorschläge und Entscheidungen sowie deren Umsetzung informiert.
Umgesetzte Lösungsvorschläge können einer Evaluation (Erfolgskontrolle) durch die Dienststelle unter Beteiligung von Personalrat und Frauenbeauftragter unterzogen werden.
In der Verantwortung der Dienststellenleitung liegt es, den Projektauftrag einschließlich der Ziele und der Projektarbeitsform zu formulieren. Sie gestaltet die erforderlichen Rahmenbedingungen und regelt die Schnittstellen zwischen Projektarbeit und Linienfunktionen. Sie gewährleistet Prozesstransparenz und Mitwirkungsmöglichkeiten für Betroffene und weitere zu Beteiligende. Sie ist auch dafür verantwortlich, dass Entscheidungen und Entscheidungsgründe allen Beschäftigen, nicht nur den direkten Projektbeteiligten, nachvollziehbar dargestellt werden.
Die Dienststellenleitung kann die Durchführung und Ergebnissicherung von Organisationsentwicklungsprozessen ganz oder teilweise auf die Projekt- bzw. Prozessbeteiligten übertragen.
Die operative Projektverantwortung wird an eine Projektleitung delegiert. Dafür und für die Übernahme von verantwortlichen Projektaufgaben kommen Mitarbeiter/-innen mit den erforderlichen methodischen, fachlichen und sozialen Kompetenzen unabhängig von ihrer Funktion und Position im Tagesgeschäft in Frage.
Die Mitgestaltung von Arbeitsabläufen und Arbeitsbedingungen ist Teil der täglichen Arbeit. Insoweit haben Beschäftigte auch die Aufgabe, Organisationsentwicklungsprozesse aktiv zu unterstützen.
Zur verantwortungsvollen Teilhabe an solchen Prozessen gehört u. a. auch die Wahrung der Vertraulichkeit über interne Beratungen und personelle Angelegenheiten.
Die Interessenvertretungen werden über das Beteiligungsvorhaben bereits im Planungsstadium durch den/die Verantwortliche/n rechtzeitig informiert. Bereits in der Phase der Projektdefinition werden sie einbezogen. Das weitere Vorgehen zur Umsetzung der Anforderungen dieser Dienstvereinbarung wird dabei mit ihnen erörtert.
Der Personalrat erhält im Rahmen der Mitbestimmung nach dem BremPersVG und die anderen Interessenvertretungen erhalten entsprechend ihrer jeweiligen gesetzlichen Rechte eine umfassende Beschreibung des geplanten Organisationsentwicklungsprozesses. Diese Beschreibung beinhaltet Aussagen insbesondere hinsichtlich
Den Interessenvertretungen ist Gelegenheit zu geben, an dem Beteiligungsvorhaben einschließlich Qualifizierungsmaßnahmen und Ergebniserarbeitung sowie an den Projektsteuerungsgremien teilzunehmen.
Im Verlauf eines verabredeten Beteiligungsprojektes werden den Interessenvertretungen gemäß ihrer jeweiligen gesetzlichen Rechte die Teilergebnisse und Endergebnisse vorgelegt. Dem Personalrat werden die daraus resultierenden Maßnahmen zur Mitbestimmung vorgelegt.
Die Partner dieser Dienstvereinbarung sind sich einig, auf die Einhaltung der Regelungen dieser Dienstvereinbarung zu achten, neue Erkenntnisse und Veränderungen zu verfolgen und bei Bedarf die Dienstvereinbarung fortzuschreiben.
Die Dienstvereinbarung ist befristet bis zum 31. Dezember 2014. Sie tritt mit dem Tage der Unterzeichnung in Kraft. Sie kann mit einer Frist von drei Monaten gekündigt werden.
Die Vertragsparteien verpflichten sich, rechtzeitig vor Ablauf der Laufzeit über eine Novellierung und Verlängerung dieser Dienstvereinbarung zu verhandeln und diese zu vereinbaren.
Bremen, 9. Dezember 2010
Karoline Linnert | Doris Hülsmeier |
Senatorin für Finanzen | Vorsitzende des Gesamtpersonalrates |
Der Senat, vertreten durch die Senatorin für Finanzen, und der Gesamtpersonalrat vereinbaren, dass die bis zum 31.12.2014 befristete Dienstvereinbarung „Beschäftigtenbeteiligung in Organisationsentwicklungsprozessen“ unbefristet weitergilt und in Zukunft im Sinne einer umsetzungsorientierten Verwaltungsentwicklung mit wirksamer Beschäftigtenbeteiligung fortgeschrieben werden soll.
Die Dienstvereinbarung über Beschäftigtenbeteiligung wird insbesondere im Rahmen der Umsetzung des „Programms Neuordnung der Aufgabenwahrnehmung“ angewendet. Nach Abschluss der Programmumsetzung, spätestens jedoch Ende 2017, soll die bestehende Dienstvereinbarung einer Evaluation unterzogen werden. Die dabei zugrunde zu legenden Evaluationskriterien werden bis Ende 2014 zwischen Senat und GPR abgestimmt.
Auf Basis der Evaluationsergebnisse wird über die inhaltliche Fortschreibung der Dienstvereinbarung, insbesondere hinsichtlich der Ausgestaltung der Beschäftigtenbeteiligung in den einzelnen Projektphasen, verhandelt.
Im Falle einer Nichteinigung können beide Seiten die Einigungsstelle anrufen.
Dabei sind sich die Parteien einig über die Notwendigkeit des Erhalts der Regelung in Ziffer 6 zur phasenorientierten Mitbestimmung bei komplexen Projekten.
Bremen, 23. Juli 2014
Karoline Linnert | Doris Hülsmeier |
Senatorin für Finanzen | Vorsitzende des Gesamtpersonalrates für |
