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Innenrevision beim Senator für Umwelt, Bau, Verkehr und Europa1
Verwaltungsvorschrift des Senators für Umwelt, Bau, Verkehr und Europa
vom 5. Dezember 2007
Die Innenrevision beim Senator für Umwelt, Bau, Verkehr und Europa – nachfolgend IR-SUBVE genannt – soll in der senatorischen Dienststelle sowie nach Maßgabe der Ziffer 3 dieser Dienstanweisung im zugeordneten Ressortbereich durch gezielte Beratungsleistungen die bestehende Dienst- und Fachaufsicht unterstützen und verstärken sowie im Rahmen von Prüfungen Rechtmäßigkeit, Ordnungsmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Aufgabenerledigung gewährleisten.
Sie soll zugleich zur Korruptionsprävention und -bekämpfung beitragen.
IR-SUBVE soll insbesondere
2.1
bei revisionsrelevanten Organisationsfragen, Rechtsfragen, Dienstvorschriften und sonstigen Regelungen mitwirken, die Funktionsfähigkeit des internen Kontrollsystems (IKS) sicherstellen sowie durch Beratung Fehlern und korruptiven Sachverhalten vorbeugen,
2.2
die Wirksamkeit der Fachaufsicht prüfen, Schwachstellen aufzeigen, Verbesserungsvorschläge unterbreiten und deren Durchführung und Wirksamkeit prüfen.
Außerdem soll IR-SUBVE
2.3
durch Zufalls- und Anlassprüfungen feststellen, ob Gesetze, Vorschriften, Weisungen und andere Vorgaben beachtet und eingehalten werden,
2.4
im Rahmen eines Qualitätsmanagements feststellen, ob Schwachstellen in der Aufbau- sowie Ablauforganisation vorliegen,
2.5
ihre Feststellungen bewerten und in Revisionsberichten Empfehlungen gegenüber Dienststellenleitung abgeben.
Zufalls- und Anlassprüfungen nach Ziffer 2.3 unterscheiden sich nach folgenden Inhalten:
Rechtmäßigkeits- und Ordnungsmäßigkeitsprüfung:
Prüfung der Einhaltung von Rechtsvorschriften und der Ordnungsmäßigkeit des Dienstbetriebs und des Dienstablaufs (= korrekte Verfahren);
Zweckmäßigkeitsprüfung/Wirtschaftlichkeitsprüfung:
Prüfung, ob Zweckmäßigkeits- und Wirtschaftlichkeitserwägungen im Hinblick auf Zielsetzung/Wirkungsorientierung des jeweiligen Aufgabengebiets ausreichend berücksichtigt worden sind;
System- und Organisationsprüfung:
Prüfung von Arbeitsabläufen auf Vollständigkeit und Schlüssigkeit sowie hinsichtlich notwendigen Zusammenwirkens verschiedener Bereiche innerhalb der Verwaltung.
Anlassprüfungen nach Ziffer 2.3 sind anlassbedingte Sonderprüfungen außerhalb der von IR-SUBVE festgelegten Prüfungsprogramme (vgl. Ziffer 4).
Zum Begriff der Nachschauprüfung wird auf Ziffer 5.4 dieser Dienstanweisung verwiesen.
3. Organisation und Befugnisse
3.1
IR-SUBVE ist zur Sicherstellung der erforderlichen Unabhängigkeit und der personellen und organisatorischen Abgrenzung als Stabstelle SV-BV zugeordnet und hat dort ein unmittelbares Vortragsrecht.
IR-SUBVE prüft grundsätzlich im Auftrag der Dienststellenleitung in allen Organisationseinheiten der senatorischen Behörde und berichtet ihr unmittelbar; bei begründetem Verdacht kann IR-SUBVE auch Prüfungen nach eigenem Ermessen vornehmen.
IR-SUBVE kooperiert in Einzelfällen mit dem Antikorruptionsbeauftragten des Ressorts.
Bei Bedarf kann IR-SUBVE externen Sachverstand hinzuziehen.
3.2
1IR-SUBVE hat ein umfassendes Informationsrecht. 2Im Rahmen von Prüfungen wird IR-SUBVE von der Leitung der jeweils geprüften Organisationseinheit unterstützt; dazu sind ihr alle für die Durchführung ihrer Aufgaben notwendigen Unterlagen auszuhändigen, die gewünschten Auskünfte zu erteilen sowie Einrichtungen und sonstige Gegenstände zugänglich zu machen. 3– Daneben berät IR-SUBVE die Organisationseinheiten entsprechend ihrer Aufgabenstellung nach Ziffer 2. 4Unabhängig von konkreten Prüfungen ist IR-SUBVE an wichtigen Besprechungen zum Aufgabenvollzug, insbesondere bei Organisationsänderungen, von den Organisationseinheiten zu beteiligen.
IR-SUBVE hat bei ihrer Tätigkeit die Vorschriften des Datenschutzes und die Verwaltungsvorschriften über die Erhebung und Führung von Personalaktendaten zu beachten.
Zu den Aufgaben von IR-SUBVE gehört ferner die Koordination und Mitwirkung bei der Bearbeitung von Prüfungsmitteilungen des Rechnungshofes der Freien Hansestadt Bremen für das gesamte Ressort.
3.3
1IR-SUBVE obliegt nicht:
·das Controlling, weil Revisionsprüfungen system- und prozessunabhängig erfolgen;
·die Wahrnehmung von Dienst- und Fachaufsicht in den jeweiligen Organisationseinheiten des Ressorts; Ziffer 3.4 dieser Dienstanweisung bleibt unberührt;
·das dienstaufsichtliche und fachliche Weisungsrecht;
·polizeiliche oder staatsanwaltschaftliche Ermittlungen.
2Das bestehende Prüfungsrecht des Rechnungshofes nach den geltenden Vorschriften des Landes und/oder der Stadtgemeinde Bremen bleibt unberührt.
3.4
IR-SUBVE obliegt die Fachaufsicht über Innenrevisionen der dem Ressort Umwelt, Bau, Verkehr und Europa zugeordneten Dienststellen und Eigenbetriebe.
In diesem Rahmen stellt IR-SUBVE insbesondere sicher, dass eine Revision nach Maßgabe der Ziffer 2 dieser Dienstanweisung erfolgt.2
3.5
1Diese Dienstanweisung gilt für die dem Ressort zugeordneten Dienststellen und Eigenbetriebe unmittelbar insoweit, als diese nicht über eigene Innenrevisionen verfügen. 2In diesen Fällen nimmt IR-SUBVE im Auftrag der Ressortleitung und im Benehmen mit der jeweiligen Dienststellen-/Betriebsleitung die Aufgaben der Innenrevision wahr; die Ziffer 3.1 Abs. 2 bis 4 sowie die Ziffern 3 bis 5 dieser Dienstanweisung gelten entsprechend.
3.6
IR-SUBVE koordiniert bei Bedarf ressortinterne revisionsbezogene Maßnahmen für den Ressortbereich.
4. Gesamtkonzept und Jahresprüfungsprogramm für senatorische Behörde
4.1
1IR-SUBVE entwickelt und aktualisiert ein Gesamtkonzept, in das revionsrelevante Prüffelder aufgenommen werden. 2Die Prüftätigkeit wird in einem auf das Kalenderjahr oder einen Zweijahreszeitraum bezogenen Prüfungsprogramm festgelegt. 3Inhalt des Prüfungsprogramms sind die Prüfungsfelder, die Gegenstand von Revisionen sein sollen. 4Das Prüfungsprogramm soll eine grobe Terminierung der Prüfungen enthalten.
Das Prüfungsprogramm wird entsprechend den gewonnenen Erfahrungen oder aufgrund geänderter Rahmenbedingungen ergänzt bzw. fortgeschrieben
4.2
1Prüfungsüberschneidungen mit anderen Prüfungseinrichtungen in Prüfgebieten und Prüfungsarten sind nicht ausgeschlossen. 2Aufgrund der bestehenden Ressortverantwortung und zur Vermeidung unbeabsichtigten Mehrfachaufwands soll ein Informationsaustausch zwischen den Innenrevisionen und den sonstigen prüfenden Stellen durchgeführt werden.
4.3
Prüfungen von IR-SUBVE erfolgen grundsätzlich nachvollziehend (ex-post); im Einzelfall können diese als Beitrag zur Gewährleistung eines rechtmäßigen, ordnungsmäßigen, zweckmäßigen und wirtschaftlichen Handelns auch im Vorhinein (ex-ante) oder begleitend vorgenommen werden.
Zur Prüfungsdurchführung gehören:
·die Planung der Prüfung (5.1),
·die Durchführung und Auswertung (5.2),
·die Berichterstattung (5.3) und
·die Nachschauprüfung (5.4).
Der geplanten Revision soll eine angemessene Vorbereitung vorausgehen, um den Prüfungszeitraum möglichst kurz zu halten und den Prüfungserfolg zu begünstigen.
1In der Regel sind folgende Unterlagen in die Vorbereitung einzubeziehen:
·Rechtsvorschriften, Erlasse, Richtlinien,
·statistische Unterlagen (z.B. Haushaltsüberwachungslisten, Vergabestatistik),
·Organisationsübersichten,
·Berichte über frühere Revisionen,
·Berichte über andere Prüfungen,
·Daten im Rahmen der Datenverarbeitung des betreffenden Prüfungsgebietes.
2Vor Beginn der Prüfung wird das Prüfungsfeld aus dem Prüfungsprogramm konkretisiert und IR-SUBVE unterrichtet den für den zu prüfenden Bereich zuständigen Vorgesetzten über die geplante Prüfung. 3Eine Unterrichtung des Vorgesetzten unterbleibt, wenn die Prüfung anlassbedingt durchgeführt wird, d.h., wenn sich bereits im Vorfeld der Prüfung Anhaltspunkte für rechtswidrige Handlungen oder andere Vorkommnisse, die auf Unregelmäßigkeiten schließen lassen, ergeben haben. 4Das gilt auch, wenn zu befürchten ist, dass in dem Zeitraum zwischen Unterrichtung und Prüfung Unregelmäßigkeiten oder strafbare Handlungen verdunkelt werden könnten.
Der Prüfungsauftrag soll in der Unterrichtung so formuliert werden, dass daraus Rückschlüsse auf den Gesamtumfang der Prüfung nicht gezogen werden können.
5.3 Durchführung und Auswertung
Kontaktgespräch
In diesem Gespräch informiert IR-SUBVE über Anlass und Zweck der Prüfung und – in einem groben Überblick – über das weitere Verfahren.
Prüfungsumfang
IR-SUBVE führt grundsätzlich stichprobenweise Prüfungen durch (= Auswahl repräsentativer Fälle aus einer Vielzahl einzelner Unterlagen und Vorgänge). Es werden ausgewählte Vorgänge eines Fachbereichs für einen bestimmten Zeitraum gesichtet und bewertet. Die Auswahl der Vorgänge kann nach dem Zufallsprinzip oder nach bestimmten Kriterien erfolgen. Von einer lückenlosen Prüfung eines Prüfgegenstandes (Gesamtprüfung) ist aus wirtschaftlichen Gründen grundsätzlich abzusehen, es sei denn, dass diese im Einzelfall wegen des Verdachts von Unregelmäßigkeiten angezeigt ist.
Checklisten
Für die Prüfung von Bereichen, in denen eine Vielzahl gleichartiger Vorgänge bearbeitet werden (z.B. Erlaubnisse, Vergaben), wird die Verwendung eigens erstellter Checklisten angestrebt, um vorgangsbezogen eine Vielzahl von später auszuwertenden Daten erfassen zu können. – Checklisten sind Arbeitsunterlagen von IR-SUBVE; sie sind nicht Teil des Revisionsberichts.
Die Auswertung der Prüfung soll festgestellte Beanstandungen und konkrete Empfehlungen für Korrekturen deutlich machen.
1Nach Beendigung und Auswertung der Revision wird eine Schlussbesprechung mit dem geprüften Bereich durchgeführt. 2Gegenstand der Besprechung ist die Zusammenfassung und Wertung der Prüfungsergebnisse. 3Soweit möglich, wird der Schlussbesprechung der Entwurf des Revisionsberichts zugrunde gelegt. 4Als Vertreter des geprüften Bereichs soll mindestens die Leitung an der Schlussbesprechung teilnehmen.
1Über jede Revision ist ein Revisionsbericht für die Ressortleitung zu fertigen. 2Mit diesem Bericht soll den Vorgesetzten des geprüften Bereichs eine objektive und fachlich begründete Information über das Prüfungsergebnis gegeben werden.
1Die Ausführungen im Revisionsbericht sollen sich auf wesentliche Prüfungsfeststellungen beschränken. 2Sofern für die Darstellung des Prüfungsergebnisses detaillierte Ausführungen erforderlich sein sollten, wird dem Revisionsbericht eine Zusammenfassung der Ergebnisse vorangestellt.
1Der Revisionsbericht soll objektiv, klar, folgerichtig und zeitnah nach der Prüfung erstellt werden. 2Er stellt den Zweck, den Umfang und die Ergebnisse der Prüfung dar und enthält Empfehlungen für mögliche Verbesserungen, wozu gegebenenfalls auch eine ausgewogene Darlegung der Auffassung des Revisors gehören kann. 3Die Stellungnahme des geprüften Bereichs zu den Schlussfolgerungen oder Empfehlungen wird ebenfalls in den Revisionsbericht aufgenommen.
1Die Verantwortung für die Veranlassung und Durchführung der von IR-SUBVE vorgeschlagenen Maßnahmen und Empfehlungen liegt bei der Dienststellenleitung. 2Sofern eine Nachschauprüfung festgelegt wurde, soll damit zu gegebener Zeit festgestellt werden, ob Maßnahmen und Empfehlungen umgesetzt worden sind. 3Bei der Festlegung von Nachschauprüfungen sollen folgende Faktoren Berücksichtigung finden:
·die Bedeutung der berichteten Prüfungsfeststellung,
·Aufwand und Kosten, die bei der Korrektur der berichteten Umstände entstehen,
·Risiken für den Fall eines Misserfolgs der Korrekturmaßnahmen,
·die Komplexität der Korrekturmaßnahmen,
·der erforderliche Zeitrahmen.
Diese Dienstanweisung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.
Sie ist befristet bis zum 30. November 2012.
Gleichzeitig tritt die Dienstanweisung vom 24. August 2005 außer Kraft.
Diese Verwaltungsvorschrift tritt mit Ablauf des 30. November 2012 außer Kraft, vgl. Abschnitt 6.
[Amtl. Anm.:] Für die dem Geschäftsbereich Umwelt, Bau, Verkehr und Europa zugeordneten Gesellschaften gelten nach Maßgabe der Satzung bzw. des Gesellschaftsvertrags die Bestimmungen des § 53 Abs. 1 des Gesetzes über die Grundsätze des Haushaltsrechts des Bundes und der Länder. Danach ist im Zuge der Abschlussprüfung die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung vorgesehen. IR-SUBVE wirkt darauf hin, dass im Rahmen der Prüfung auch Fragen der Notwendigkeit der Einrichtung von Innenrevisionen in den Unternehmen, wie auch deren personelle Besetzung und Tätigkeit im Berichtsjahr geprüft werden und dass die dazu erstellten Dokumentationen des Abschlussprüfers dem Ressort zur Verfügung gestellt werden.
