Rundschreiben der Senatorin für Finanzen Nr. 02/2017 - Neue Telekommunikationsdienste

Rundschreiben der Senatorin für Finanzen Nr. 02/2017 -
Neue Telekommunikationsdienste
Austausch der Telefone in den Dienststellen

Verteiler: Alle Dienststellen mit Schulen

Dieses Rundschreiben informiert darüber, dass der Austausch der Telefone erfolgt und neue Telekommunikationsdienste zur Verfügung gestellt werden.

Neue Telekommunikationsdienste

Die Verwaltung Bremens bekommt neue Telekommunikationsdienste mit neuer Systemtechnologie, ein so genanntes hybrides System. Dies erfordert neue Telefone, da auch die alten Telefone nicht mehr gewartet werden. Der Gesamtpersonalrat und die Gesamtschwerbehindertenvertretung für das Land und die Stadtgemeinde Bremen haben dem Einsatz zugestimmt.

Der Austausch wird durch die IT-Dienstleister Dataport AöR und BREKOM GmbH vorgenommen, die hinsichtlich der Austauschtermine Kontakt mit den jeweiligen Dienststellen aufnehmen werden.

Folgende Punkte sind im Rahmen der Umstellung zu beachten:

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Alle bisherigen Telefone werden durch die neuen Telefone ersetzt. Für die Nutzer*innen ändert sich bei der Informationsdarstellung in den Displays der neuen Telefone nichts.

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Alle allgemeinen Telefone (Funktionstelefone in Fluren, Turnhallen, Aufzügen etc.) werden ebenfalls ersetzt.

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Die vorhandenen Tastaturerweiterungen mit 10 bzw. 40 Tasten werden - soweit noch erforderlich - gegen die neuen 14-Tasten-Tastaturerweiterungen ausgewechselt. Dabei wird ein 40-Tasten-Modul durch drei 14-Tasten-Module ersetzt. Leider müssen Sie die bisher gespeicherten Rufnummern in den Tastaturerweiterungen neu eingeben und abspeichern. Bei den Telefonen selbst ist dies nicht erforderlich, da hier die gespeicherten Informationen übernommen werden können.

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Mobile „DECT Endgeräte“ werden durch die Telefone                  ¹ ersetzt.

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Für Beschäftigte mit Sehbehinderungen sind Telefone              ² verfügbar.

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Für Beschäftigte mit Hörbehinderungen sind Telefone                   ³ verfügbar.

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In Abstimmung mit dem Integrationsamt sind weitere individuelle Lösungen (Braille-Tastatur, Screen Reader etc.) möglich.

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Bereits vorhandene und im Einsatz befindliche Headsets, die an den Endgeräten vom Telefontyp      ⁴ angeschlossen sind, können auch weiterhin genutzt werden. Darüber hinaus werden zukünftig weitere Headsets über Dataport angeboten.

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Die Telefone werden gebäudeweise ausgetauscht. Begonnen wird im Januar 2017, die letzten Telefone sollen Ende 2017 umgestellt werden. Die Quartals-planung wird mit den IT-Leitern*innen der Ressorts abgestimmt. Als Telefon-nutzer*in werden Sie noch über den für Sie vorgesehenen Termin informiert sowie über das Verfahren, falls Sie an diesem Termin verhindert sein sollten.

Telefonverbindungen mit dem PC aufbauen (Gilt voraussichtlich ab April 2017)

Das neue TK System ermöglicht durch die Nutzung der Outlook Kontakte den Aufbau einer Telefonverbindung mit Hilfe des PCs. Außerdem werden auch sogenannte Präsenzinformationsbuttons angezeigt.

Die Senatorin für Finanzen sieht in diesen Möglichkeiten eine deutliche Verbesserung, um die Kommunikation zwischen den Mitarbeiter*innen zu vereinfachen. Außerdem können Mitarbeiter*innen so besser als bisher das ungewollte Stören durch Telefonanrufe während konzentrierter Arbeitszeiten vermeiden. Die Nutzung der Präsenzinformation erfolgt auf freiwilliger Basis. Es besteht keine Verpflichtung zur Aktualisierung der Präsenzinformationen seitens der Beschäftigten.

Es gibt fünf Präsenzinformationen:

Ob diese Präsenzinformationen für Sie angezeigt werden sollen oder ob Ihr System immer den Status Offline anzeigen soll, können Sie nach der Installation der Softwarefunktion entscheiden. Die Software wird ab dem zweiten Quartal 2017 zur Verfügung stehen. Weitere Details werden dann in einer gesonderten Anleitung beschrieben.

Die neuen Leistungsmerkmale sollen generell bei Büroarbeitsplätzen zum Einsatz kommen, an denen nur eine Person einen PC-Client mit Telefon nutzt. Damit wird sichergestellt, dass Anruflisten nicht unbefugt (z.B. von Kolleg*innen) ausgelesen werden können.

Bei Arbeitsplätzen, an denen eine gemeinsame PC-Client- und Telefonausstattung mit mehreren Beschäftigten besteht (z.B. im Schichtbetrieb) und bei Funktionstelefonen (z.B. Turnhallen, Aufzüge, Flure) kommt die PC-Integration hingegen nicht zum Einsatz.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte den Bedienungsanleitungen:

a) Bedienungsanleitung und weitere Informationen zu dem neuen Telefon           für die FHB in Textform:

http:                                     ⁵

b) Allgemeines Video zur Telefonbedienung (26:54 Minuten):

https:                      ⁶ oder http:             ⁷

Dataport organisiert als Generalunternehmer für die bremische Verwaltung die Überführung in das neue Telekommunikationssystem und steht Ihnen für alle Fragen rund um das neue Telefon unter den Ihnen bekannten Telefonnummern zur Verfügung.

0421    -      ⁸ für die BASIS.Bremen Dienststellen
und
0421    -      ⁹ für alle anderen Dienststellen

Kontakt

Die Senatorin für Finanzen

Referat 02 – Zentrales IT-Management und E-Government

Rudolf-Hilferding-Platz 1

28195 Bremen

E-Mail: office-ref02 [at] finanzen.bremen.de