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TuI- Zuletzt geändert durch Verwaltungsvorschrift vom 01.02.2004 (Brem.ABl. 2004 S. 77) Gliederung | |||
I. | RICHTLINIEN | ||
1. | Richtlinien für den Einsatz der technikunterstützten Informationsverarbeitung (TuI) in der brem. Verwaltung | - | |
2. | Richtlinien für die Planung und Durchführung von TuI- | - | |
3. | Richtlinien für die ressortinterne Steuerung und Koordinierung des Einsatzes der technikunterstützten Informationsverarbeitung | - | |
4. | Richtlinien für den Datenschutz am Arbeitsplatz | - | |
5. | Richtlinien für TuI- | - | |
6. | Richtlinien für den Einsatz von TuI- | - | |
II. | EMPFEHLUNGEN | ||
1. | Empfehlungen zum TuI- | - | |
2. | Empfehlungen zur TuI- | - | |
III. | RAHMENBEDINGUNGEN | ||
1. | Finanzierung der technikunterstützter Informationsverarbeitung | - | |
IV. | SONSTIGE TuI- | ||
Handlungshilfen/Arbeitsmaterialien zur Technikunterstützten Informationsverarbeitung | |||
1. | Anleitung zur Durchführung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen in der bremischen Verwaltung (Mai 1995); | ||
2. | Technikeinführungskonzept des Senats vom 18.10.1988 (betr.: Beschlüsse des Senats zur Umsetzung der Aufgabenkritik vom 07./08.12.1987, hier: Einführung moderner Bürotechnik -AB 005- | ||
3. | Einsatz von PC- | ||
4. | Dienstvereinbarungen im Zusammenhang mit der Einführung neuer Technologien vom 10.09.1986 sowie die hierzu vorliegenden Handlungshilfen; | ||
5. | Dienstvereinbarung über den Betrieb und die Nutzung von Telekommunikationsanlagen (Fernsprechanlagen) vom 15.05.1991; | ||
6. | Grundsätze für die Organisationsstruktur und Geschäftsverteilung der Verwaltung der Freien Hansestadt Bremen (Land und Stadtgemeinde) -OrgGrundsätze- vom 25.04.1995; | ||
7. | Mindestanforderungen der Rechnungshöfe des Bundes und der Länder zum Einsatz der Informationstechnik (IT- | ||
8. | Leitaussagen des KoopA ADV zur Informationstechnik in der öffentlichen Verwaltung- | ||
9. | Beschluß des Senats vom 14.09.1993 zur TuI- | ||
V. | LITERATURHINWEISE | ||
1. | Brem. Informations- und Datentechnikortsgesetz -BremIDOG- mit Begründung und Senatsbeschluß vom 09.11.1993; | ||
2. | Brem. Ortsgesetz Bremer Kommunikationstechnik -BremBKG- mit Begründung und Senatsbeschluß vom 09.11.1993; | ||
3. | Beschluß des Rates über die Normung auf dem Gebiet der Informationstechnik und Telekommunikation (87/95/EWG); | ||
4. | Richtlinie des Rates über die Mindestvorschriften bezüglich der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes bei der Arbeit an Bildschirmgeräten (90/270/EWG); | ||
5. | Empfehlungen zur Durchführung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen beim Einsatz der IT in der Bundesverwaltung -Empfehlung IT- | ||
6. | Europäisches Beschaffungshandbuch für offene Systeme (EPHOS); | ||
7. | Unterlagen für Ausschreibung und Bewertung von IT- | ||
Mit Beschluß des Senats vom 14.09.1993 ist die Senatskommission für das Personalwesen beauftragt, TuI-Richtlinien zu erlassen.
Die nachfolgenden TuI-Richtlinien enthalten Rahmenregelungen für die Planung, Koordinierung, Durchführung und Abstimmung von TuI-Vorhaben in den Dienststellen und Einrichtungen des Landes und der Stadtgemeinde Bremen.
Diese Richtlinien treten am Tage nach ihrer Veröffentlichung in Kraft.
Bremen, den 08.12.1995
Senatskommission fürdas Personalwesen
Inhalt:
Erster Abschnitt: Allgemeines | |
1. | Gegenstand der Richtlinien |
2. | Allgemeine Ziele für den Einsatz der TuI |
3. | Rechtliche Rahmenbedingungen |
Zweiter Abschnitt: Besondere Anforderungen an den Einsatz der TuI | |
4. | Organisationsentwicklung / Aufgabenorientierung |
5. | Kompatibilität |
6. | Verfahrenssicherheit/Datensicherung |
7. | Arbeitsbedingungen |
8. | Anpassung |
9. | Aus- und Fortbildung |
Dritter Abschnitt: Planung und Koordinierung des TuI- | |
10. | Zuständigkeiten |
11. | Ressortplanung |
12. | Abstimmung der Ressortplanung |
13. | Gesamtplanung durch die Senatskommission für das Personal wesen |
Vierter Abschnitt: Ausschuß für Technikunterstützte Informationsverarbeitung | |
14. | Zusammensetzung |
15. | Vorsitz und Geschäftsführung |
16. | Aufgaben |
17. | Sachverständige |
18. | Beschlußfassung |
19. | Bildung von Arbeitsgruppen |
Fünfter Abschnitt: Durchführung von TuI- | |
20. | Aufgabenträger |
21. | Verantwortlichkeit |
(1) Die Technikunterstützte Informationsverarbeitung (TuI) umfaßt den aufgabenorientierten und nutzungsorientierten Einsatz von Verfahren auf der Grundlage der Mikroelektronik zur automatisierten Erfassung, Darstellung, Speicherung, Verarbeitung und Übermittlung von Informationen in Form von Texten, Daten, Bildern oder Sprache. Der Übergang in die Technikunterstützte Informationsverarbeitung stellt einen umfassenden organisationspolitischen Ansatz dar.
(2) Von den Richtlinien erfaßt werden TuI-Vorhaben, soweit sie
oder
(3) Der TuI-Einsatz in den Bereichen Wissenschaft, Forschung und Lehre wird durch die TuI-Richtlinien nicht berührt. Soweit auf Anlagen für Wissenschaft, Forschung und Lehre Verwaltungsaufgaben miterledigt werden, finden die TuI-Richtlinien entsprechend Anwendung.
(4) Regelungen, die Geheimhaltungs- und/oder Sicherheitsaspekte zum Inhalt haben oder die Formen eines länderübergreifenden TuI-Einsatzes festlegen, bleiben unberührt; in diesen Fällen gelten die Richtlinien mit entsprechenden Einschränkungen.
Allgemeine Ziele für den TuI-Einsatz
Mit dem Einsatz der TuI werden folgende Ziele verfolgt:
Der für eine ressortübergreifende Zusammenarbeit erforderliche Informationsaustausch innerhalb der bremischen Verwaltung sowie nach außen ist durch den TuI-Einsatz zu unterstützen; dies hat auf der Grundlage einer einheitlichen technischen Infrastruktur zu erfolgen.
Bei der Planung und dem Einsatz der TuI sind die rechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten; hierzu gehören insbesondere:
und
Zweiter Abschnitt: Besondere Anforderungen an den Einsatz der TuI
Organisationsentwicklung und Aufgabenorientierung
Bei allen Maßnahmen zur technikunterstützten Informationsverarbeitung muß die Weiterentwicklung der Arbeitsorganisation in den Mittelpunkt der Planung und Gestaltung gestellt werden. Ausgangspunkt der Betrachtung ist jeweils die Arbeits- bzw. Organisationseinheit und die zu erledigenden Aufgaben. Ganzheitliche Arbeitsgestaltung und qualifizierte Mischarbeit sind vorrangig umzusetzen. Überflüssige Hierarchieebenen sind abzubauen. Die betroffenen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind in den Gestaltungsprozeß einzubeziehen.
(1) Die in landeseinheitlichen Regelungen und Empfehlungen festgelegten internen Standards und Verbundanforderungen sind zu beachten.
(2) Die Kompatibilität des TuI-Einsatzes ist insbesondere durch Beachtung der internationalen, europäischen und nationalen Normen zu gewährleisten.
(3) Wird beim TuI-Einsatz von den vorstehend aufgeführten Grundlagen aus technischen, organisatorischen oder wirtschaftlichen Gründen abgewichen, sind für den Übergang auf einen normierten/standardisierten TuI-Einsatz Migrationskonzepte zu entwickeln; diese sind beim Ausbau bzw. der Fortentwicklung des TuI-Einsatzes zu berücksichtigen.
Verfahrenssicherheit/Datensicherung
(1) Bei der Planung und Durchführung des TuI-Einsatzes sind die möglichen Folgen des Ausfalls und nicht ordnungsgemäßer, insbesondere mißbräuchlicher Nutzung von Einrichtungen und Verfahren zu prüfen. Die festgestellten Risiken und Auswirkungen sind unter Beachtung der Wirtschaftlichkeit durch organisatorische, personelle und technische Maßnahmen zu begrenzen.
(2) Entsprechend der Nr.7 der Mindestanforderungen der Rechnugshöfe sind die aus einer Risikoanalyse abgeleiteten Maßnahmen (Vorkehrungen) in einem Sicherheitskonzept darzustellen.
(3) Beim Einsatz sind ausreichende Vorkehrungen zur Gewährleistung der Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der zu verarbeitenden Daten sowie ordnungsgemäßer und fachlich fehlerfreier Verfahrensabläufe zu gewährleisten.
(1) Der TuI-Einsatz ist anwendungsfreundlich, arbeitsangemessen und im Rahmen von tätigkeits- und technikorientierten Perspektiven zu planen und umzusetzen; vordringlich sind die Arbeitsbedingungen durch Reduzierung der Arbeitsteilung und Anreicherung der Arbeitsinhalte sowie Entlastung von Routineaufgaben zu verbessern.
(2) Bei der Arbeitsplatzgestaltung sind die ergonomischen Anforderungen, die Möglichkeiten von Belastungswechseln und die Einhaltung von Arbeitspausen zu beachten; die Einrichtung von Mischarbeitsplätzen ist vorrangig zu fordern.
(3) Einer beteiligungsorientierten Entwicklung des TuI-Einsatzes ist dadurch zu entsprechen, daß den Beschäftigten Möglichkeiten eröffnet werden, sich in die Planung und Realisierung der Verfahren einbringen zu können.
(4) Bei der Verfahrensgestaltung ist auf Aufgabenangemessenheit, leichte Bedienbarkeit, Selbstbeschreibungsfähigkeit, Stabilität, kurze Rüst- und Antwortzeiten besonderer Wert zu legen.
(5) Qualifizierungsmaßnahmen sind rechtzeitig und zeitnah mit dem TuI-Einsatz durchzuführen, bei Bedarf ist die Einführung am Arbeitsplatz zu unterstützen. Die Aus- und Fortbildungsmaßnahmen haben insgesamt sicherzustellen, daß die Beschäftigten nach angemessener Einarbeitung aufgabengerecht und effizient mit den Geräten arbeiten können.
(6) Mit der Verfahrenseinführung ist eine fachliche und systemtechnische Unterstützung der Beschäftigten sicherzustellen.
Eingeführte Verfahren der TuI sind in angemessenen Zeitabständen auf Wirtschaftlichkeit, Sicherheit, Anwendungsfreundlichkeit und Akzeptanz, sowie Aufgabenangemessenheit und Ergonomie zu überprüfen, gegebenenfalls sind Nachbesserungen, Fort- oder Neuentwicklungen vorzunehmen.
(1) Die für die Aus- und Fortbildung verantwortlichen Einrichtungen haben ihre Angebote dem Bedarf im TuI-Bereich anzupassen.
(2) Die Aus- und Fortbildungsmaßnahmen haben auf dem Gebiet der TuI den Bedarf aller Laufbahnen zu berücksichtigen.
(3) Vorgesetzte sind gehalten, die Fortbildung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auf dem Gebiet der TuI zu fördern.
Dritter Abschnitt: Planung und Koordinierung des TuI-Einsatzes
(1) Die senatorischen Behörden planen und realisieren den TuI-Einsatz in ihrem Geschäftsbereich in eigener Zuständigkeit und Verantwortung unter Beachtung der Standards und Rahmenbedingungen für den TuI-Einsatz in der bremischen Verwaltung. Bei ressortübergreifenden Vorhaben kann in Abstimmung zwischen den beteiligten senatorischen Dienststellen einem Ressort die Federführung übertragen werden.
(2) Der Senatskommission für das Personalwesen obliegt in Abstimmung mit der Senatskanzlei und dem Senator für Finanzen die TuI-Gesamtplanung. Als für die ressortübergreifende Koordinierung zuständige Stelle hat sie unter Berücksichtigung des Prozeßcharakters der TuI-Einführung durch die Schaffung und Fortentwicklung von Standards und Rahmenbedingungen zu gewährleisten, daß -unbeschadet der Eigenverantwortlichkeit der Ressorts- der TuI-Einsatz in der bremischen Verwaltung abgestimmt, kompatibel und zielkonform geplant und gestaltet wird.
(4) Die Senatskommission für das Personalwesen hat als ressortübergreifend tätige Stelle die Aufgabe, koordinierend und beratend darauf hinzuwirken, daß die TuI in der bremischen Verwaltung aus fachlicher, organisatorischer, wirtschaftlicher und technischer Sicht optimal eingesetzt wird.
Die Senatskommission für das Personalwesen initiiert und fördert Projekte, die der zentralen Unterstützung der Ressorts bei der Einführung von TuI, insbesondere der technikunterstützten Organisationsentwicklung dienen.
(5) Zur Unterstützung bei der TuI-Gesamtplanung und zur Koordinierung der TuI-Ressortplanungen wird bei der Senatskommission für das Personalwesen ein Ausschuß für Technikunterstützte Informationsverarbeitung (TuI-Ausschuß) eingerichtet. Der Ausschuß hat in kooperativer Zusammenarbeit daran mitzuwirken, daß die Planung und Durchführung von TuI-Maßnahmen -insbesondere im Hinblick auf Integrationseffekte-abgestimmt vorgenommen wird.
(1) Die senatorischen Dienststellen stellen die Planungen und laufenden Anwendungen für ihren und die nachgeordneten Dienststellen auf der Grundlage von TuI-Rahmenkonzepten in einem TuI-Ressortplan für einen zwei- bis fünfjährigen Zeitraum zusammen. Der TuI-Ressortplan gibt einen Überblick über alle Vorhaben und Anwendungen sowie über den daraus resultierenden Ressourcenbedarf, bezogen auf die dem Planungszeitraum entsprechenden Haushaltsjahre. Die TuI-Ressortpläne sind Grundlage für die ressortübergreifende Gesamtplanung und Koordinierung durch die Senatskommission für das Personalwesen.
(2) Der TuI-Ressortplan enthält kurzgefaßte Beschreibungen der einzelnen Vorhaben und Anwendungen.
(3) Der TuI-Ressortplan ist jährlich zu überprüfen und fortzuschreiben.
(4) Es ist sicherzustellen, daß bei der Entwicklung und Fortschreibung des TuI-Ressortplanes alle betroffenen Stellen zusammenwirken.
(5) Gemeinsame bzw. ressort- und/oder dienststellenübergreifend strukturierte Vorhaben und Anwendungen sind mit einem entsprechenden Hinweis in den jeweiligen TuI-Ressortplänen zu kennzeichnen.
(1) Die senatorischen Dienststellen leiten die TuI-Ressortpläne der Senatskommission für das Personalwesen zur Erstellung des TuI-Gesamtplanes zu. Sie stimmen die TuI-Ressortpläne mit der Senatskommission für das Personalwesen ab.
(2) Die Senatskommission für das Personalwesen kann sich bei ressortübergreifenden Vorhaben eine weitergehende Abstimmung vorbehalten. Soweit es zur Beurteilung solcher Vorhaben erforderlich ist, sind der Senatskommission für das Personalwesen Unterlagen (z.B. Ergebnisse von Untersuchungen) zuzuleiten. Bei der weiteren Abstimmung kann die Senatskommission für das Personalwesen den TuI-Ausschuß beteiligen.
Gesamtplanung durch die Senatskommission für das Peronalwesen
(1) Auf der Grundlage der abgestimmten TuI-Ressortpläne erstellt die Senatskommission für das Personalwesen den TuI-Gesamtplan, der jährlich fortzuschreiben ist.
(2) Der TuI-Gesamtplan enthält:
(3) Die Senatskommission für das Personalwesen legt den TuI-Gesamtplan dem TuI-Ausschuß vor. Das Verfahren zur Aufstellung der TuI-Ressortpläne und des TuI-Gesamtplanes ist jeweils rechtzeitig vor Beginn der jährlichen Planungen bzw. Fortschreibungen im TuI-Ausschuß abzusprechen.
(4) Die Senatskommission für das Personalwesen legt den TuI-Gesamtplan mit einer Stellungnahmen zu den Prioritäten der Umsetzung der einzelnen Vorhaben dem Senator für Finanzen vor.
Mit der Realisierung von Vorhaben darf erst begonnen werden, wenn die Finanzierung gewährleistet ist. TuI-Gesamtplanung und -finanzierung sind im Einklang zu halten.
(5) Auf der Grundlage des TuI-Gesamtplanes unterrichtet die Senatskommission für das Personalwesen den Senat regelmäßig über die Planungen und den Stand des TuI-Einsatzes durch Vorlage eines TuI-Jahresberichtes.
Vierter Abschnitt: Ausschuß für Technikunterstützte Informationsverarbeitung (TuI-Ausschuß)
Der TuI-Ausschuß ist mit je einem Ressortvertreter (der TuI-Beauftragte/die TuI-Beauftragte) zu besetzen; sie haben Stimmrecht. In beratender Funktion nehmen an den Sitzungen je ein Vertreter des Gesamtpersonalrats, des Rechnungshofs der FHB Bremen und des Landesbeauftragten für den Datenschutz teil.
Vorsitz und Geschäftsführung obliegen der Senatskommission für das Personalwesen.
Der TuI-Ausschuß berät über folgenden Angelegenheiten:
Sachverständige, z.B. der Eigenbetriebe ID Bremen und BreKom können hinzugezogen werden.
Der TuI-Ausschuß beschließt mit Mehrheit in Form von Empfehlungen.
Für die Erarbeitung umfangreicher und/oder fachspezifischer Problemstellungen kann der TuI-Ausschuß Arbeitsgruppen einsetzen.
Fünfter Abschnitt: Durchführung von TuI-Vorhaben
(1) Die einzelnen TuI-Vorhaben sind unter Beachtung der gemeinsamen Richtlinien, Regelungen und Empfehlungen und auf der Grundlage der abgestimmten TuI-Ressortplanung von den jeweiligen Aufgabenträgern durchzuführen.
(2) Aufgabenträger ist die für die Verwaltungsaufgabe zuständige oder mit der Entscheidung über das TuI-Vorhaben beauftragte Dienststelle oder Einrichtung.
(1) Der Aufgabenträger hat in seiner Verantwortlichkeit sicherzustellen, daß die Durchführung des Vorhabens in Bezug auf die Kompatibilität und Einheitlichkeit des TuI-Einsatzes in der bremischen Verwaltung unter Beachtung der entsprechenden Richtlinien, Regelungen und Empfehlungen vorgenommen wird. Abweichungen aus technischen, organisatorischen oder wirtschaftlichen Gründen sind nur dann zulässig, wenn sie unter Abwägung der Alternativen begründet und nachprüfbar dokumentiert sind.
(2) Der Aufgabenträger kann Teilaufgaben der Planung und Durchführung von TuI-Vorhaben auf andere Stellen übertragen.
I.2. Richtlinien über die Planung und Durchführung von TuI-Vorhaben
-TuI-Durchführung-
Inhalt:
Erster Abschnitt: Zielsetzung
Zweiter Abschnitt: Grundlagen
Dritter Abschnitt: Pflichten des Aufgabenträgers
Vierter Abschnitt: Auftrag zur Durchführung eines TuI-Vorhabens
Fünfter Abschnitt: Durchführung des Auftrages
Sechster Abschnitt: Ad-hoc-Lösungen
Siebter Abschnitt: Verfahrenseinsatz
Achter Abschnitt: Verfahrensdokumentation
(1) Die Richtlinien sollen, neben bereits bestehenden Regelungen, insbesondere
gewährleisten.
(2) Bei Zusammenarbeit mit Stellen außerhalb des Landes und der Stadtgemeinde ist darauf hinzuwirken., daß die Richtlinien beachtet werden.
(3) TuI-Vorhaben sind Maßnahmen, die auf eine selbsttätige Erledigung oder Unterstützung von Verwaltungsaufgaben mit Hilfe der Technikunterstützten Informationsverarbeitung gerichtet sind. TuI-Vorhaben können die Entwicklung oder Übernahme von Verfahrenslösungen oder die Änderung bestehender Verfahren sein.
(4) Die einzelnen TuI-Vorhaben sind unter Beachtung der Richtlinien/Regelungen/Empfehlungen und auf der Grundlage der abgestimmten TuI-Ressortplanung von den jeweiligen Aufgabenträgem durchzuführen.
(5) Der Detaillierungsgrad der Planungs- und Entwicklungsarbeiten richtet sich nach dem Umfang und der Komplexität der zu lösenden Aufgabe; unverhältnismäßiger Aufwand ist zu vermeiden. Die nachfolgenden Richtlinien beschreiben insbesondere die Durchführung von TuI-Vorhaben mit hohem Detaillierungsgrad; insoweit sind sie bei kleineren und mittleren Vorhaben jeweils bedarfsgerecht anzuwenden, um den Realisierungsaufwand auf das fachlich gebotene Mindestmaß zu beschränken.
(6) Ein TuI-Vorhaben ist nur durchzuführen, wenn gesichert ist, daß die in den Richtlinien für den Einsatz der technikunterstützten Informationsverarbeitung in der bremischen Verwaltung -TuI-Einsatz- unter Nr.2 genannten Ziele erreicht werden können.
Dritter Abschnitt: Pflichten des Aufgabenträgers
(7) Aufgabenträger ist die für die Verwaltungsaufgabe zuständige Dienststelle oder Einrichtung oder die mit der Entscheidung über das TuI-Vorhaben beauftragte Dienststelle oder Einrichtung. Dem Aufgabenträger obliegen:
Mit der Durchführung der übrigen Tätigkeiten können andere Stellen betraut werden.
(8) Der Aufgabenträger hat ein abgestimmtes und koordiniertes Vorgehen bei einem TuI-Vorhaben sicherzustellen. Es ist insbesondere darauf zu achten, daß die Durchführung des Vorhabens bezüglich der Kompatibilität und Einheitlichkeit des TuI-Einsatzes in den Dienststellen und Einrichtungen des Landes und der Stadtgemeinde unter Beachtung der entsprechenden Richtlinien/Regelungen und Empfehlungen vorgenommen wird. Soweit aus technischen, organisatorischen oder wirtschaftlichen Gründen von diesen Grundlagen abgewichen wird, hat der Aufgabenträger dies zu begründen und nachprüfbar zu dokumentieren.
Vierter Abschnitt: Auftrag zur Durchführung eines TuI-Vorhabens
(9) Im Auftrag sind insbesondere festzulegen:
Näheres hierzu regelt das von der Senatskommission für das Personalwesen herauszugebende Handbuch für Projektmanagement.
Fünfter Abschnitt: Durchführung des Auftrages
(10) Planung
Die Planung und Durchführung von TuI-Vorhaben soll im Zusammenwirken von Anwendungsentwicklern und Nutzern erfolgen. Wenn Art und Umfang der mit TuI zu unterstützenden Aufgabe eine prozeßhafte Entwicklung (z.B. nach dem V-Modell des Bundes) nicht zulassen, sind die Planung und Durchführung in aufeinanderfolgenden Phasen
durchzuführen.
Voruntersuchung, Hauptuntersuchung und Detailorganisation können zusammengefaßt werden und sind unter Beachtung der Grundsätze für die Organisationsstruktur und Geschäftsverteilung der Verwaltung der Freien Hansestadt Bremen (Land und Stadtgemeinde) durchzuführen.
(11) Voruntersuchung
Die Voruntersuchung hat den Zweck, im groben abzuschätzen, ob und in welcher Weise die durchzuführende Aufgabe mit Hilfe der TuI besser gelöst werden kann und welche Lösungsvariante unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit zu verfolgen ist.
(12) Hauptuntersuchung
Die Hauptuntersuchung dient der Präzisierung des Voruntersuchungsergebnisses und der Erarbeitung eines Lösungsvorschlages. Nach Abschluß der Hauptuntersuchung müssen die vollständigen Vorgaben für das neue Verfahren und dessen Einbindung in den übrigen Arbeitsablauf vorliegen.
(13) Mindestanforderungen an die Vor- und Hauptuntersuchung
In der Vor- und Hauptuntersuchung sind mindestens zu untersuchen und darzustellen:
(14) Detailorganisation
In der Detailorganisation ist auf der Grundlage des Lösungsvorschlages die Verfahrenslösung einschließlich der damit zusammenhängenden, nicht durch den TuI-Einsatz unterstützten Verfahrensteile vollständig auszugestalten. Die Detailorganisation umfaßt insbesondere:
(15) Programmierung und Test
Auf der Grundlage der Programmvorgaben sind die Programme zu entwickeln bzw. anzupassen. Die Programme sind auf Übereinstimmung mit den Vorgaben zu testen. Testdaten sind zu archivieren. Die Entwicklung von Anwendungsprogrammen soll grundsätzlich mit einer problemorientierten und genormten Programmiersprache erfolgen. Um eine wirtschaftliche Programmentwicklung und -pflege sicherzustellen, sollen möglichst standardisierte Methoden für die Softwareentwicklung und -dokumentation angewendet werden.
Die nachfolgenden Abschnitte gelten unabhängig von dem gewählten Vorgehensmodell zur Durchführung eines Auftrages.
Sechster Abschnitt: Ad-hoc-Lösungen
(16) Ad-hoc-Lösungen sind kleinere Verfahren (die die monatliche Arbeitszeit einer Entwicklerin bzw. eines Entwicklers nicht überschreiten) unter Nutzung von Standardsoftware im Bereich der Bürounterstützung (z.B.: Makros), die unmittelbar durch den Aufgabenträger entwickelt bzw. angepaßt und nur von ihm genutzt werden. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Makros obliegt dem Nutzer. Für diese Ad-hoc-Lösungen kann auf detaillierte Untersuchungen nach Nr. 13 und Nr. 14 sowie auf eine förmliche Freigabe nach Nr. 18 verzichtet werden. Eine angemessene Verfahrensdokumentation ist jedoch unerläßlich.
Siebter Abschnitt: Verfahrenseinsatz
(17) Einsatzvorbereitung und -betreuung
Der TuI-Einsatz ist durch die Schulung der Nutzer/ der Nutzerinnen vorzubereiten. Dabei sollen vorrangig die vom Aus- und Fortbildungszentrum (AFZ) im Rahmen des TuI-Fortbildungsprogramms der Senatskommission für das Personal wesen angebotenen Schulungsmaßnahmen genutzt werden.
Nach Einführung der Verfahrenslösung ist beim Aufgabenträger eine laufende Nutzerberatung und -betreuung vorzusehen. Unabhängig davon kann auf die zentralen Beratungs- und Unterstützungseinrichtungen zurückgegriffen werden.
(18) Erprobung
Die Verfahrenslösung ist zunächst -möglichst unter Praxisbedingungen (Pilotierung)- auf ihre Funktionsfähigkeit zu erproben; allgemein eingeführt werden kann sie erst dann, wenn der Aufgabenträger eine förmliche Freigabeerklärung abgegeben hat.
(19) Freigabe und Einführung
Mit der Freigabeerklärung übernimmt der Aufgabenträger die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit der Verfahrenslösung. Vor der Freigabe des Verfahrens muß die abgeschlossene Verfahrensdokumentation vorliegen. Bei Verfahren mit personenbezogenen Daten sind hinsichtlich der Freigabeerklärung die datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beachten. Bei einer Verfahrenslösung, die in Zusammenarbeit mit Dritten erstellt oder von diesen übernommen wird, ist entsprechend vorzugehen.
(20) Kontrolle der Verfahrenslösung
Bei Verfahren, deren Entwicklungsaufwand die jährliche Arbeitszeit einer Entwicklerin bzw. eines Entwicklers überschreitet, ist spätestens zwei Jahre nach der Einführung vom Aufgabenträger eine Erfolgskontrolle durchzuführen. Hierbei sind unter anderem folgende Aspekte zu kontrollieren:
Die Ergebnisse sind aktenkundig zu machen.
Achter Abschnitt: Verfahrensdokumentation
(21) Die Verfahrenslösung ist eindeutig und für Dritte nachvollziehbar bzw. prüfbar zu dokumentieren. Die Verfahrensdokumentation muß unter anderem enthalten:
Die Dokumentation ist vorhabensbegleitend zu erstellen und bei Änderungen und Ergänzungen des Verfahrens zu aktualisieren.
Um die effektive Planung und Durchführung von TuI-Vorhaben sowie den wirtschaftlichen Einsatz von Haushaltsmitteln zu gewährleisten, ist folgendes Vorgehen erforderlich:
I.4. Richtlinien für den Datenschutz am Arbeitsplatz
- TuI-Sicherheit-
Der Senat der Freien Hansestadt Bremen hat am 07.08.1990 Richtlinien für den Datenschutz am Arbeitsplatz erlassen.
Fundstelle: Brem. Abl. 1990, S.221
I.5. Richtlinien für TuI-Auftragsvergaben
-TuI-Beschaffung-
Die EG-Richtlinien für die Auftragsvergabe der öffentlichen Hand sehen Nachprüfmöglichkeiten sowie Rechtsverfolgung bei der Verletzung von Vergabevorschriften, insbesondere im Bereich des Wettbewerbs vor. Das Verfahren hierfür ist im Zweiten Gesetz zur Änderung des Haushaltsgrundsätzegesetzes vom 26.11.1993 (§§ 57 a-c) geregelt.
Erster Abschnitt: Grundlagen der Zuständigkeit für die Auftragsvergabe im TuI-Bereich
Aus Gründen der Funktionsfähigkeit, der Kompatibilität und der Einhaltung der DIN-normierten Gesamtkomponenten ist in der Bremischen Beschaffungsordnung in Ziff. 3.1 für den TuI-Bereich die Zuständigkeit für Beschaffungen auf die zentrale Beschaffungsstelle für TuI bei der Senatskommission für das Personalwesen festgelegt.
In die Zuständigkeit von dezentralen Beschaffungsstellen fallen TuI-Beschaffungen für Einzelprodukte oder Produktgruppen, sofern die zentrale Beschaffungsstelle durch Rundschreiben eine dezentrale Beschaffung freigegeben hat. (Anmerkung: Freigegeben sind z.Z. im Abrufverfahren die Produkte der Beschaffungslisten.)
In den Verwaltungsvorschriften zur Durchführung der Haushalte 1995 wird diese Zuständigkeitsregelung wiederholt. Ziff. 14.3 der VV HH 95 lautet: Für die Beschaffung von Hard- und Software sowie die Erteilung von TuI-Dienstleistungsaufträgen ist die zentrale TuI-Beschaffungsstelle bei der Senatskommission für das Personalwesen zuständig. Dies gilt auch für die Auftragserteilung an Betriebe nach § 26 LHO.
Die vorgenannte Zuständigkeitsregelung gilt gem. Ziff. 1.3 Brem.BeschO nicht für Eigenbetriebe (§ 26 Abs. 2 LHO), Hochschulen, Studentenwerk und Zuwendungsempfänger.
Zweiter Abschnitt: Handlungsrahmen
Ziff. 14.3 W HH 95 ist dahingehend zu interpretieren, daß alle Aktivitäten der VOL, Teil A der TuI-Beschaffungsstelle obliegen. Hierzu gehören auch Preisanfragen.
Preisanfragen im Vorfeld einer durchzuführenden Ausschreibung können den Verdacht einer Wettbewerbsbenachteiligung begründen und sind zur Vermeidung von im Haushaltsgrundsätzegesetz vorgesehenen Nachprüfungsverfahren und infolge daraus möglicherweise erwachsenden Regreßforderungen zu unterlassen.
Sie sind für Kalkulationszwecke dann zulässig, wenn ausdrücklich darauf hingewiesen wird, daß es sich nicht um die Einholung eines Angebotes handelt.
Begriffsinhalte:
Die Beschaffung von Hard- und Software beinhaltet
Die Erteilung von TuI-Dienstleistungsaufträgen beinhaltet folgende Leistungsbereiche:
Abschluß von Pflegevereinbarungen (f. Programme);
Dritter Abschnitt: Auftragsvergabe an den Eigenbetrieb Informations- und Datentechnik Bremen
Im Senatsbeschluß zur Gründung des Eigenbetriebes Informations- und Datentechnik Bremen ist bestimmt, daß der Eigenbetrieb hinsichtlich der gem. § 2 Abs. 2 BremIDOG aufgeführten Dienstleistungen im Wettbewerb zu Dritten steht.
Bei diesen Dienstleistungen handelt es sich auf dem Gebiet der technikunterstützten Informationsverarbeitung insbesondere um
Der TuI-Beschaffungsstelle ist durch Senatsbeschluß auferlegt, den Eigenbetrieb ID Bremen bei der Vergabe von Dienstleistungen dieser Art zur Erstellung eines Angebotes aufzufordern.
Die Auftragsvergabe für Dienstleistungen an den Eigenbetrieb liegt ausschließlich bei der TuI-Beschaffungsstelle der SKP, es sei denn, daß es sich um Anschlußaufträge an die ID Bremen zu bestehenden Vereinbarungen handelt und die Voraussetzungen einer freihändigen Vergabe nach § 3 Nr. 4 VOL/A vorliegen. Dies gilt nicht für in sich abgeschlossene neue Dienstleistungen, wie z.B. die Erstellung von eigenständigen Modulen/Applikationen zu bestehenden Verfahren, für die von der Bedarfsstelle eine freihändige Vergabe an die ID Bremen als begründet angesehen wird. Die TuI-Beschaffungsstelle bleibt - sofern sie (gegebenenfalls auch für bestimmte Fallgruppen) nicht ausdrücklich darauf verzichtet - für die Auftragsvergabe zuständig; ihr obliegt zudem eine Überprüfung der Rechtmäßigkeit einer freihändigen Vergabe.
I.6. Richtlinien für den Einsatz von TuI-Altgeräten
-TuI-Altgeräte-
Vom 7. Oktober 2002
Die technische Weiterentwicklung, neuere ergonomische Anforderungen, die Softwareentwicklung und die Veränderung der TuI-gestützten Aufgabenwahrnehmung erfordern Anpassungen der Rechnerkonfigurationen bzw. deren Austausch. Hierfür ist folgendes Verfahren vorgesehen:
Erster Abschnitt: Geräte, die in anderen Bereichen einsetzbar sind.
Bei den in Frage kommenden Geräten handelt es sich um Geräte, deren Aufrüstung technisch nicht möglich bzw. wenn, dann nur mit einem wirtschaftlich nicht zu vertretenden Kostenaufwand machbar ist.
Altgeräte sollen vorrangig in den Dienststellen weiterverwendet werden, für die sie beschafft wurden. Die Weiterverwendung einer PC-Konfiguration ist dem Senator für Finanzen (Referat 36) dann anzuzeigen, wenn hierdurch die Erstausstattung eines Arbeitsplatzes erfolgt.
Eine Rücknahme von Altgeräten durch den Senator für Finanzen als zentrale TuI-Beschaffungsstelle ist nicht vorgesehen.
Eine Weiterverwendung von Altgeräten kommt sowohl in Großrechner-Verfahren, lokalen Netzwerken und als Einzelarbeitsplatzrechner in Betracht.
Altgeräte, die in den Dienststellen, für die sie beschafft wurden, keine Weiterverwendung finden, werden der senatorischen Behörde zur weiteren Verwendung im Ressort angeboten. Sollte ein Einsatz dieser Geräte im Ressort nicht möglich sein, so sind diese Geräte im Beiblatt zum Amtsblatt anderen Dienststellen anzubieten, sodass interessierte Dienststellen nach Prüfung des beabsichtigten Einsatzes der Geräte diese abrufen können..
Der Austausch der Altgeräte zwischen abgebender und aufnehmender Dienststelle erfolgt gegen Belegwechsel und ist dem Senator für Finanzen (Referat 36) durchschriftlich anzuzeigen.
Für Eigenbetriebe gilt § 10 BremEBG. Danach sind sämtliche Lieferungen und Leistungen angemessen zu vergüten.
Geräte, die außer Betrieb genommen werden, sind aus den Wartungsverträgen zu nehmen.
Geräte, die nach einer bestimmten Vorhaltezeit (ca. 1 – 2 Monate), keine weitere Verwendung in der bremischen Verwaltung finden, werden in dieser Reihenfolge ggf. an
oder
gegen Belegwechsel abgegeben.
Die Geräte werden von den Dienststellen unter Beachtung der datenschutz- und lizenzrechtlichen Bestimmungen ausgemustert und verkauft.
Für den Verkauf werden die Konfigurationen in geeigneter Weise ausgeschrieben und ggf. durch Losvergabe aufgeteilt. Der Verkauf von Einzelkomponenten (z.B. Druckern) ist möglich.
Die Durchführung der vorstehend genannten Maßnahme regeln die Dienststellen eigenverantwortlich
Die erzielten Einnahmen verbleiben in den Haushalten der Dienststellen und sollen möglichst für Neu- oder Ersatzbeschaffungen verwendet werden.
Dritter Abschnitt: Geräte, die sich als unverkäuflich erweisen
Die Dienststellen sind für eine ökologisch verträgliche Entsorgung verantwortlich. Evtle. Kosten sind von der abgebenden Dienststelle zu tragen.
Vierter Abschnitt: Schlussbestimmung
Diese Richtlinie tritt am Tage ihrer Verkündung in Kraft.
I.7 Richtlinie für die Nutzung der Elektronischen
Post (E-Mail)
– TuI-E-Mail-Nutzung –
Vom 7. März 2002
Mit der Einführung der elektronischen Post (E-Mail) werden neue Möglichkeiten der Kommunikation eröffnet. Vor diesem Hintergrund nutzt die bremische Verwaltung diese elektronische Kommunikation zum Austausch von Nachrichten und Anlagen in Form von Dateien sowohl im verwaltungsinternen als auch externen Verkehr.
Um einen reibungslosen, ordnungsgemäßen Betrieb und Ablauf der Kommunikationsdienste sicher zu stellen, sind nicht zuletzt wegen der datenschutzrechtlichen und sicherheitsrelevanten Aspekte entsprechende Regelungen erforderlich. Diese sind in dieser E-Mail-Richtlinie festgelegt.
Die Kommunikation mittels elektronischer Post ist ein Bereich, der sich technisch und organisatorisch ständig weiterentwickelt. Die Freie Hansestadt Bremen will die Nutzung elektronischer Post ausweiten und insbesondere elektronische Verschlüsselung und digitale Signaturen einsetzen. Entsprechende Regelungen und Standards sind z.Z. in der Entwicklung und können deshalb in dieser Richtlinie noch nicht vollständig berücksichtigt werden.
Die Richtlinie regelt die Nutzung und Behandlung von elektronischer Post (E-Mail).
Diese Richtlinie gilt für alle Dienststellen und Einrichtungen des Landes und der Stadtgemeinde Bremen.
Für Eigenbetriebe der Freien Hansestadt Bremen oder privatrechtliche Gesellschaften mit einer Mehrheitsbeteiligung der Freien Hansestadt Bremen, die per Vertrag1 dem BVN beigetreten sind, gilt diese Richtlinie, sofern übertragbar.
(1) Um einen geordneten Dienstbetrieb zu gewährleisten, ist eine zentrale Steuerung der elektronischen Postdienste notwendig. Diese zentrale Steuerung wird vom jeweiligen Provider des Bremischen Verwaltungsnetzes (BVN) wahrgenommen, der vom Senator für Finanzen ausgewählt wird.
(2) Der Provider ist auch für die technische Abwicklung zuständig.
(3) Die Administration und das Einrichten von Postfächern erfolgt dezentral durch die jeweiligen Dienststellen.
(4) Die Dienststellen sind zuständig für ihren Bereich und haben folgende Regelungen zu treffen:
Zweiter Abschnitt: Voraussetzungen
(1) Zur Teilnahme am elektronischen Postverkehr ist es erforderlich auf dem Mailserver elektronische Postfächer einzurichten und auf den PC E-Mailclients zu installieren.
(2) Pro Dienststelle werden mindestens eingerichtet:
sowie
und bei Bedarf
(1) Für die Dienststelle wird eine zentrale E-Mail-Adresse (zentrale elektronische Poststelle) eingerichtet. Diese lautet:
office@dienststellenname.bremen.de
(2) Für die Frauenbeauftragte der Dienststelle wird eine zentrale E-Mail-Adresse eingerichtet. Diese lautet:
frauenbeauftragte@dienststellenname.bremen.de
(3) Für den Personalrat der Dienststelle wird eine zentrale E-Mail-Adresse eingerichtet. Diese lautet:
personalrat@dienststellenname.bremen.de
(4) Für die Schwerbehindertenvertetung der Dienststelle wird eine zentrale E-Mail-Adresse eingerichtet. Diese lautet:
schwerbehindertenvertetung@dienststellename. bremen.de
(5) Alle Nutzer/Nutzerinnen, die über einen an das BVN angebundenen PC verfügen, erhalten mindestens eine E-Mail-Adresse. Diese Adressen müssen wie folgt aufgebaut sein:
Vorname.Nachname@dienststellenname.bremen.de
(6) Für Organisationseinheiten und/oder Arbeitsgruppen werden E-Mail-Adressen nach folgendem Schema eingerichtet:
Org-Einheit@dienststellenname.bremen.de
(z.B. Ref.-36@finanzen.bremen.de)
oder
Arbeitsgruppe@dienststellenname.bremen.de
(z.B. Telearbeit@finanzen.bremen.de).
(7) Die Festlegungen im Namenskonzept vom 1. Dezember 1997 werden bezüglich der Namenskonvention von E-Mail-Adressen werden insoweit geändert; die Umstellung der E-Mail-Adressen sollte kurzfristig vorgenommen werden.
Dritter Abschnitt: Rechtliche Aspekte
(1) Elektronische Nachrichten können rechtserhebliche Erklärungen enthalten und möglicherweise weitreichende Rechtsfolgen auslösen.
(2) Soweit rechtserhebliche Erklärungen keinen besonderen Formvorschriften unterliegen, dürfen sie ohne weiteres per elektronischer Post abgegeben werden. Elektronische Nachrichten von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen der Verwaltung, die eine unmittelbare Rechtswirkung auslösen können oder die von besonderer politischer Bedeutung sind, sollen aus Gründen der Beweisbarkeit mindestens mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur im Sinne des Signaturgesetzes verbunden werden.
(3) Rechtserhebliche Erklärungen im Bereich des Zivilrechts
(4) Rechtserhebliche Erklärungen im Bereich des Verwaltungsrechts, für die durch Gesetz die schriftliche oder eine andere besondere Form vorgeschrieben ist (Beispiel: Widerspruch), dürfen zur Zeit noch nicht per elektronischer Post abgegeben werden. Es sind aber Gesetzesänderungen in Vorbereitung, die die Rechtslage der im Bereich des Zivilrechts anpassen sollen.
(5) Gehen rechtserhebliche Erklärungen, die besonderen Formvorschriften unterliegen, per elektronischer Post ein, ist die zuständige Stelle verpflichtet, den Absender unverzüglich auf den Formmangel und die Folgen hinzuweisen.
(6) Angebote und Inhalte im E-Mail Verkehr sind gem. § 8 Absatz 1 Mediendienste-Staatsvertrag (MD StV)) unzulässig, wenn sie
Vierter Abschnitt: Behandlung der elektronischen Post
Die bestehenden Regelungen (z.B.: Gemeinsame Geschäftsordnung -GGO-; dienststelleninterne Regelungen) sind grundsätzlich analog anzuwenden bis auf die im Folgenden geregelte Behandlung von elektronischem Posteingang und elektronischem Postausgang.
Die Manipulation von E-Mail (z.B. Verfälschung des Absenders oder des Inhalts) ist verboten.
Die private Nutzung der elektronischen Post ist in allen dienstlichen Postfächern unzulässig. Zugelassen ist die Nutzung von Free-Mail-Servern im Internet oder Intranet mit dafür speziell eingerichteten privaten Postfächern, die wiederum nicht für dienstliche Zwecke genutzt werden dürfen. Der Zugriff auf Free-Mail-Server für die Nutzung privater E-Mail ist durch ein Zugangspasswort zu sichern, das nicht im dienstlichen Bereich hinterlegt und zugänglich gemacht werden darf.
Hinweis:
Private E-Mail unterliegen dem Fernmeldegeheimnis nach § 85 Abs. 1 Telekommunikationsgesetz (TKG) und dürfen nicht ohne Einwilligung der Kommunikationspartner dritten zugänglich sein.
(1) In der Regel geht die elektronische Post direkt bei den zuständigen Nutzern/Nutzerinnen ein.
Für die zentralen Postfächer der Personalvertretungen ist durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass nur die legimitierten Mitglieder der Personalvertretungen Zugriff auf die dort eingehende elektronische Post verschaffen können.
Für das zentrale Postfach der Dienststelle sind die Zuständigkeit und die damit verbundenen Aufgaben gesondert festzulegen.
Das gleiche gilt für die Postfächer der Organisationseinheiten und/oder Arbeitsgruppen.
Unabhängig davon, wo die elektronische Post eingeht, gelten für die weitere Behandlung die in der GGO festgelegten Regelungen.
Der E-Mail-Client soll nach Möglichkeit ständig im Hintergrund aktiv sein, damit der Eingang neuer Nachrichten sofort angezeigt wird. Ist dies nicht möglich, ist der Posteingang wenigstens einmal pro Arbeitstag auf Neueingänge zu überprüfen.
(2) Bei vorhersehbarer Abwesenheit (Urlaub, Dienstreisen) kann ein automatischer Antworttext an den E-Mail-Absender geschickt werden, in dem auf die Abwesenheit des Empfängers hingewiesen bzw. eine andere dienstliche E-Mail-Adresse genannt wird. Andernfalls hat der zu Vertretende zu veranlassen, dass neu eingehende elektronische Post automatisch an den Vertreter weitergeleitet wird.
Bei nicht vorhersehbarer Abwesenheit (z.B. Erkrankung) muss die bereits aufgelaufene Post bearbeitet werden. Dazu sind Regelungen zur Vertretung schriftlich gem. Geschäftsverteilungsplan (GVP) zu treffen und zu hinterlegen.
(3) Erkennbar falsch adressierte Post ist nach Möglichkeit an die richtige Stelle oder die zentrale Posteingangsstelle elektronisch weiterzuleiten. Mindestens bei Weiterleitung über Dienststellengrenzen hinweg erhält der Absender eine automatisch zu generierende Nichtzustellungsnachricht.
(4) Ist eine eingegangene Nachricht nicht lesbar, nimmt der Empfänger Kontakt mit dem Absender auf, um das Problem zu lösen.
(5) Über den Umgang mit eingegangenen E-Mail, deren Absender oder Inhalt zweifelhaft erscheinen, sind Regelungen in der Dienstelle zu treffen.
Über den Umgang mit aktiven Inhalten sowie dem Aktivieren von Programmen und sonstigen Eingaben sind die Nutzerinnen/Nutzer regelmäßig aufzuklären.
(6) Wegen der Virengefahr ist ein ständig aktuell gehaltener Virenscanner zu aktivieren. In der Praxis haben sich folgende Sicherheitsmassnahmen bewährt:
und
(7) Das Abonnieren von elektronischer Post über Mailing-Listen darf nur zu dienstlichen Zwecken erfolgen und muss in jedem Fall auf das notwendige Maß beschränkt werden.
(8) Der Empfang privater E-Mail ist technisch nicht zu unterbinden. Dem Absender ist deshalb unverzüglich mitzuteilen, dass es sich ausschliesslich um ein dienstlich zu nutzendes E-Mail-Postfach handelt und die Zusendung privater Post zukünftig unterbleiben soll.
(1) Für die tägliche Dienstpost soll soweit wie möglich der elektronische Postverkehr genutzt werden.
(2) Dokumente, die rechtserhebliche Erklärungen enthalten, die nach geltendem Recht nicht in elektronischer Form abgegeben werden dürfen (siehe dazu den 3. Abschnitt), dürfen nur zusätzlich zur Übersendung in schriftlicher Form per elektronischer Post versandt werden.
(3) Die Übermittlung sensibler Daten mittels E-Mail ist nur unter Einsatz geeigneter Verschlüsselungsverfahren zulässig.
Damit eine Vertretungsregelung (Einsichtnahme in verschlüsselte E-Mail) gewährleistet ist, soll zukünftig, wenn technisch verfügbar, zur Verschlüsselung ein Gruppenzertifikat der Dienststelle bzw. des Servers eingesetzt werden, dessen öffentlicher Schlüssel in geeigneter Form bekanntzugeben ist.
Die derzeit genutzte Verschlüsselung mit einem dem Benutzer persönlich zugeordeneten Verschlüsselungszertifikat (z.B. bei Verfahren wie PuMa und SEKT) soll zukünftig durch ein Gruppenzertfikat der Dienststelle bzw. des Servers abgelöst werden.
(4) Attachments (Anlagen in Dateiform) sind grundsätzlich zulässig.
Spezielle Dateiformate (z.B. aus Fachanwendungen) sollen nur dann versandt werden, wenn bekannt ist, dass der Empfänger diese Dateien auch bearbeiten kann. Wegen der begrenzten Speicherkapazität der Mailserver sollen E-Mail einschl. eines Dateianhanges grundsätzlich nicht größer als 2 MB sein. Abweichungen hiervon sind vorab mit den jeweiligen Administratoren der Mailserver abzustimmen.
Programmdateien dürfen wegen der damit verbundenen Virengefahr nur durch die Systemverwaltung oder spezielle Fachverfahren versandt werden.
(5) E-Mail sind mit einem aussagefähigen Betreff zu versehen, um dem Empfänger den Überblick über die eingegangenen Nachrichten zu erleichtern.
(6) Einstellungen zur Priorität sind im internen E-Mail-Verkehr auf das notwendige Maß zu beschränken.
Die Verwendbarkeit von Attributen, wie Prioritäten „niedrig“, „normal“ oder „hoch“ und Vermerke der Vertraulichkeit, wie „normal“, „persönlich“ oder „vertraulich“ sind von den eingesetzten E-Mail-Client-Produkten abhängig. Es kann somit nicht sichergestellt werden, dass abgesendete Attribute auch auf der Empfängerseite interpretiert werden können.
(7) Elektronische Post dient der schnellen Übermittlung von Informationen und unterliegt deshalb keiner besonderen Gestaltungsvorgabe. Sollte eine besondere Gestaltung erforderlich sein (z.B. Kopfbogen), ist der Nachricht ein entsprechender Dateianhang beizufügen.
Die E-Mail muss den Absender und die absendende Dienststelle eindeutig erkennen lassen.
(8) Sendeoptionen (z.B. Empfangsbestätigungen) basieren derzeit nicht auf Internetstandards. Darüber hinaus erzeugen sie unnötige Netzlast und könnten zur Mitarbeiterkontrolle verwendet werden. Im Bedarfsfall kann im versandten Nachrichtentext eine Empfangsbestätigung durch den Empfänger erbeten oder die Sendeoption eingestellt werden.
(9) Die automatische Weiterleitung von E-Mail ist nur an Postfächer innerhalb des BVN zugelassen. Dabei sind verschlüsselt eingegangene E-Mail auch verschlüsselt weiter zuleiten. Greifen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von ausserhalb des BVN auf Postfächer im BVN zu, sind diese Zugriffe durch entsprechende Authentisierung, Identifikation und Verschlüsslung des Verbindungskanals abzusichern. Sofern der berechtigte Zugriff nur auf zentrale Komponenten im BVN erfolgen darf, können E-Mail-Postfächer auf zentralen E-Mail Servern im BVN dupliziert und durch Umlenkung vom persönlichen auf das zusätzlich zentral eingerichtete Postfach dem Zugriff von aussen zugänglich gemacht werden.
E-Mails, die für die Bearbeitung von Vorgängen von Bedeutung sind, sind diesen in ausgedruckter Form beizufügen.
Die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Aktenführung gelten sinngemäß auch für ein- und ausgehende elektronische Post.
Nicht mehr benötigte E-Mail sind zu löschen.
Für die Archivierung von elektronischen Vorgängen sind zukünftig Archivierungssysteme einzusetzen.
Fünfter Abschnitt: Verzeichnis der E-Mail-Adressen; Verteilerlisten
Alle personen- und organisationsbezogenen E-Mail-Adressen befinden sich im globalen E-Mail-Verzeichnis. In das globale Adressbuch sind lediglich Familienname, Vorname, Dienststelle, Funktionsbereich, Organisationskennzeichen, die dienstliche Telefonnummer und dienstliche Faxnummer sowie die dienstliche E-Mail-Adresse aufzunehmen. Die Pflege dieses Adressbuches erfolgt sowohl zentral als auch dezentral durch die jeweiligen Administratoren.
Das Anlegen von persönlichen Adressbüchern und Verteilerlisten, über die sich eine größere Zahl von Empfängern zeitgleich erreichen lässt, ist zulässig. Allgemein ist beim Gebrauch von Verteilerlisten aber zu beachten, dass hierdurch nicht unerhebliche Aktivitäten ausgelöst werden.
Zur Vermeidung von missbräuchlicher Nutzung von Verteilerlisten sollte der Gebrauch auf deren Mitglieder beschränkt werden (Versand nur an und durch die im Verteiler genannten Mitglieder).
Sechster Abschnitt: Protokollierung
Das E-Mail-System führt Protokolldateien (Sende- und Empfangsdaten; keine Inhaltsdaten) über ein- und ausgehende E-Mail.
Die Protokolldateien für Internet-Mail werden nur in Fehlerfällen zur Klärung der Ursache nach Rücksprache mit der betroffenen Dienststelle ausgewertet. Einzelheiten sind ggf. in einer besonderen Regelung zu treffen.
Eine Auswertung der Protokolldateien auf der Basis von Messungen des Lastverkehrs ist nur anonymisiert durch den Provider zugelassen.
Bezüglich der Löschung der Protokolldateien finden die Bestimmungen der einschlägigen Datenschutzgesetze Anwendung.
Siebter Abschnitt: Administrative Aufgaben
(1) Es ist nicht zu lässig, im Rahmen der Administration (d. h. Einsichtnahme / Veränderung / Löschung) auf Postfächer der Mitarbeiter/-innen ohne deren Genehmigung zuzugreifen.
(2) Eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle (z. B. Erstellen von Kommunikationsprofilen) ist nicht zulässig.
(3) Das Löschen von Postfächern erfolgt erst, nachdem die Mitarbeiter/-innen Gelegenheit zum Auslesen und Sichern des Inhalts ihrer Postfächer hatten. Sie teilen dies dem/der Admnistrator/Administratorin mit.
(4) Sofern durch die Wahrnehmung von Administrationsaufgaben (Herunterfahren des Systems, Software Updates) die Arbeit der Mitarbeiter/-innen beeinträchtigt wird, sind diese vorher zu informieren. Es ist ihnen Gelegenheit zu geben, Ihre Arbeitsergebnisse zu sichern.
Achter Abschnitt: Schlussbestimmung
Diese Richtlinie tritt am Tage ihrer Verkündung in Kraft.
I.8 Richtlinie für die Bereitstellung und
Nutzung von Internet/Intranet Zugängen
Vom 1. Februar 2004
Die Internet-Technologien und das Internet sind eine wichtige Grundlage für die Erfüllung von Aufgaben der öffentlichen Verwaltung im Rahmen von E-Government. Die Einrichtung von Internet-Zugängen und die Bereitstellung von Internet- und Intranet-Angeboten der Bremischen Verwaltung ermöglicht den raschen Informationsaustausch zwischen den Behörden, den Bürgerinnen und Bürgern und erleichtert eine effiziente Erledigung der Verwaltungsaufgaben. Die Nutzung der Internet-Dienste soll unter anderem die Medienkompetenz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhöhen (Prinzip: „Internet für Alle“).
(1) Die Richtlinie regelt die Nutzung und Bereitstellung von Internet/Intranet-Zugängen und in diesem Zusammenhang das Abrufen und das Anbieten von Internetinhalten über das Bremische Verwaltungsnetz (BVN).
(2) Abrufen ist das Aufrufen und Einsehen von im Internet/Intranet vorhandenen Informationen.
Anbieten ist das Verbreiten von Inhalten über Internet/Intranet-Dienste.
(3) Die Richtlinie regelt
Diese Richtlinie gilt für alle Beschäftigten in Dienststellen, Eigenbetrieben und Einrichtungen des Landes sowie der Stadtgemeinde Bremen. Für privatrechtliche Gesellschaften mit einer Beteiligung der Freien Hansestadt Bremen, die per Vertrag2 dem BVN beigetreten sind, gilt diese Richtlinie entsprechend.
Der Senator für Finanzen empfiehlt auch den privatrechtlichen Gesellschaften mit einer Beteiligung der FHB, die dem BVN nicht beigetreten sind, diese Richtlinie in ihrer Gesellschaft zur Anwendung zu bringen.
(1) Für das BVN und den zentral beim Provider eingerichteten Internetzugang der Freien Hansestadt Bremen ist der Senator für Finanzen zuständig. Der Betrieb wird durch einen Service-Provider gewährleistet. Der Service-Provider sichert das BVN und den Zugang (BVN - Internet) ab.
(2) Die Dienststellen sind für die Einrichtung des Internet/Intranet-Zugangs für alle PC-gestützten Arbeitsplätze zuständig. Sofern Arbeitsplätze für E-Government-Anwendungen vorgesehen sind, ist die vorherige Einrichtung eines Internet-Zugangs zwingend. Auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz soll ein Internet/Intranet-Zugang ermöglicht werden. Die Einrichtung erfolgt in Abstimmung mit der fachlich zuständigen Stelle in der Dienststelle und dem Provider des BVN.
(3) Die Dienststellen haben bei der Einrichtung der Internet/Intranet-Zugänge in ihrem Bereich folgendes sicherzustellen:
(4) Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben im Rahmen ihrer Möglichkeiten sicherzustellen, dass eine Nutzung des Internets/Intranets vom Arbeitsplatz durch Unbefugte nicht möglich ist.
(1) Unzulässig ist es, Inhalte über das Internet/Intranet anzubieten oder abzurufen, die im Sinne des § 12 Abs. 1 MDStV
(2) Unzulässig ist jede sonstige rechtswidrige Nutzung des Internet, insbesondere das Anbieten oder Abrufen von Inhalten unter Verstoß gegen das Urheberrecht.
(3) Unzulässig sind ferner folgende Nutzungen des Internets:
(4) Bei vorsätzlichem oder nachweislich wiederholtem Abrufen oder Anbieten von unzulässigen Inhalten im Sinne von Ziffer 4 (1) die eindeutig nicht in dienstlichem Zusammenhang stehen, hat die jeweilige Dienstelle die Strafverfolgungsbehörden einzuschalten.
(5) Bei vorsätzlichem oder nachweislich wiederholtem Abrufen oder Anbieten von unzulässigen Inhalten im Sinne von Ziffer 4 (1) bis Ziffer 4 (3), die eindeutig nicht in dienstlichem Zusammenhang stehen, kann die jeweilige Dienststelle disziplinarische oder arbeitsrechtliche Konsequenzen einleiten.
(1) Das Internet darf grundsätzlich nur für dienstliche Zwecke genutzt werden. Die private Nutzung ist eingeschränkt entsprechend Ziffer 6 zulässig. Sie fällt unter das Fernmeldegeheimnis. Die Versendung dienstlicher E-Mails an eigene private E-Mail-Postfächer ist untersagt.
(2) Abgerufene Inhalte dürfen nur gespeichert werden, wenn dies für dienstliche Belange erforderlich ist und nicht gegen Urheberrechte Dritter verstößt.
(3) Nicht mehr benötigte Inhalte sind zu löschen.
(1) Die private Nutzung des Internetzugangs ist immer den dienstlichen Belangen unterzuordnen.
Sie ist zulässig, sofern:
und
und
(2) Die private Nutzung kann im Einzelfall aus dienstlichen Gründen oder in anderen begründeten Fällen in Absprache mit dem örtlichen Personalrat untersagt werden.
(3) Die private Nutzung unterliegt weiteren Grundsätzen:
(4) Die private Nutzung des Internets ohne dienstlichen Anlass wird nicht als arbeits- oder dienstrechtlicher Verstoß angesehen, sofern sie nicht gegen Ziffer 4 und die Einschränkungen der privaten Nutzung in Ziffer 6(1) und 6 (3) verstößt.
(5) Für private e-Mails gilt die Richtlinie 1.7 vom 7. März 2002 (Brem.ABl. S. 223).
(1) Sowohl die dienstliche als auch die private Nutzung des Internets unterliegt Zugriffsregelungen eines zentral eingesetzten Content-Scanners im BVN. Der Senator für Finanzen behält sich vor, unzulässige und rechtswidrige Inhalte nach Ziffer 4 zentral BVN-weit zu sperren.
(2) Dienststellen können beim Senator für Finanzen beantragen, dass einzelne Arbeitsplätze (z.B. Strafverfolgung) aus der zentralen Filterung ausgenommen werden. Dies gilt nur für die dienstliche Nutzung. In diesen Fällen wird eine zentrale Vollprotokollierung mit Speicherung der ungekürzten IP-Endgeräte-Adressen vorgenommen. Die unter Ziffer 9 dieser Richtlinie beschriebenen Kontrollen werden angewandt.
(1) Die Protokollierung aller Internetzugriffe erfolgt grundsätzlich auf den für die Internetnutzung zur Verfügung stehenden zentralen Systemen des Providers.
(2) Die dezentrale Protokollierung privater Zugriffe ist untersagt.
(3) Die dezentrale Protokollierung dienstlicher Zugriffe darf nur in Abstimmung mit dem Senator für Finanzen erfolgen (siehe dazu Ziffer 9 (5)).
(4) Für alle Zugriffe (auch private) auf das Internet werden zentral die vollständigen IP-Adressen der abrufenden Netze, (aber nicht die IP-Adressen der Arbeitsplatz-PCs), die aufgerufenen Internetseiten (URL), das Datum und die Uhrzeit sowie der Umfang der Datenmenge protokolliert.
(5) Die Protokolldaten der privaten und dienstlichen Zugriffe werden zentral auf getrennten Systemen gehalten. Die Nutzungsdaten über die privaten Zugriffe auf das Internet dürfen nur zu Abrechnungszwecken oder bei Einwilligung der Nutzerin oder des Nutzers gespeichert werden.
(6) Die Protokolldaten aller Internetzugriffe werden spätestens nach 90 Tagen gelöscht.
(1) Die zentral erhobenen Protokolldaten dürfen ausschließlich vom Senator für Finanzen gemeinsam mit dem Gesamtpersonalrat ausgewertet werden, wenn
begründen.
(2) Die Auswertung beschränkt sich auf
(3) Sofern sich bei einer Auswertung privater oder dienstlicher Zugriffe der Verdacht auf eine unzulässige Nutzung im Sinne von Ziffer 4 (1) bestätigt, informiert der Senator für Finanzen die zuständige Dienststelle, die danach die Strafverfolgungsbehörden einzuschalten hat.
(4) Sofern sich bei einer Auswertung dienstlicher Zugriffe der Verdacht auf eine unzulässige Nutzung im Sinne von Ziffer 4 (2) und (3), die eindeutig nicht in dienstlichem Zusammenhang steht, bestätigt, werden anstelle der Netzwerkadressen für einen Zeitraum von 30 Tagen die vollständigen IP-Adressen BVN-weit gespeichert. Die Dienststellen beauftragen für diese Auswertungen den Provider und tragen die Kosten (Anlage 2). Auswertungen dürfen nur auf den IP-Nummernkreis der beantragenden Dienststelle erfolgen. Die Dienststellen haben ihren Personalrat und den Landesbeauftragten für den Datenschutz davon unverzüglich zu informieren.
(4a) Sobald es ohne Gefährdung des Ermittlungszwecks möglich ist, ist in den Fällen der Absätze 3 und 4 den verdächtigten Beschäftigten Gelegenheit zu geben, sich zu äußern.
(5) Die Aktivierung der zentralen Protokollierung mit Netzbereich- und Endgeräte-Adresse erfolgt immer unter Beachtung des Vier-Augen-Prinzips. Die Auswertungen sind dabei auf die Netzbereiche der beantragenden Dienststelle zu begrenzen. Sofern die Endgeräte-Adresse zentral nicht zu protokollieren ist, darf nur mit Genehmigung des Senators für Finanzen die Aktivierung der dezentralen Protokollierung für den vorgenannten Zeitraum und Anlass in der Dienststelle unter Beachtung des Vier-Augen-Prinzips erfolgen (Siehe Anlage 2).
(6) Die unter Ziffer 9 (4) und Ziffer 9 (5) erstellten Protokolldaten unterliegen der Zweckbindung und sind vom Senator für Finanzen, der Dienstelle und dem örtlichen Personalrat umgehend auszuwerten. Das Ergebnis ist von der Dienstelle in einer Niederschrift festzuhalten und dem Senator für Finanzen schriftlich mitzuteilen (Anlage 2). Alle anderen Protokolldaten, die nicht unmittelbar zum Nachweis eines bestätigten Verdachts im Sinne von Ziffer 9 (4) oder (5) dienen, sind sofort zu vernichten.
Diese Richtlinie tritt mit Wirkung vom 1. Februar 2004 in Kraft.
Beitrittsvertrag zur Nutzung von Infrastruktur und Dienstleistungen im Verwaltungsnetz der Freien Hansestadt Bremen (BVN)
Etwa durch den Muster-Beitrittsvertrag des Senators für Finanzen zur Nutzung von Infrastruktur und Dienstleistungen im Verwaltungsnetz der Freien Hansestadt Bremen (BVN)
