Rundschreiben des Senators für Finanzen Nr. 04/2020
Änderung personalaktenrechtlicher Vorschriften aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung
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Vorbemerkung
Seit dem 25. Mai 2018 gilt die Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 vom 27. April 2016 - DSGVO) unmittelbar, was in der Folge die Anpassung personalaktenrechtlicher Vorschriften im Bremischen Beamtengesetz (BremBG) und in der Verwaltungsvorschrift über die Erhebung von Personalaktendaten und die Führung von Personalakten (PAVwV) notwendig machte.
Die DSGVO gilt für die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sowie für die nicht automatisierte Verarbeitung solcher Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen und zwar unabhängig von den jeweils aktuell angewendeten Technologien. Nur Akten oder Aktensammlungen, die nicht nach bestimmten Kriterien geordnet sind, sollen nicht in den Anwendungsbereich der DSGVO fallen (Erwägungsgrund 15 der DSGVO). Damit gilt die DSGVO für Personalakten sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form sowie für automatisierte Verfahren, die zur Verarbeitung von Personalaktendaten eingesetzt werden. Artikel 6 Absatz 2 und Artikel 88 Absatz 1 DSGVO ermöglichen den Mitgliedstaaten, spezifischere Vorschriften zur Verarbeitung personenbezogener Daten gesetzlich zu regeln.
Die gesetzliche Grundlage wurde mit der Anpassung der personalaktenrechtlichen Vorschriften des BremBG durch Artikel 1 des „Gesetzes zur Änderung dienstrechtlicher Vorschriften zur Anpassung an die europäische Datenschutz-Grundverordnung sowie zur Änderung weiterer dienstrechtlicher Vorschriften“ vom 2. April 2019 (Brem. GBl. S. 174) geschaffen. In der Folge wurde auch die PAVwV durch den Senator für Finanzen neu gefasst. Die Neufassung der PAVwV vom 12. Februar 2020 (Brem. ABl. S. 153) wird mit Wirkung vom 1. März 2020 in Kraft treten. Gleichzeitig tritt die bisherige Verwaltungsvorschrift über die Erhebung von Personalaktendaten und die Führung von Personalakten (PAVwV) vom 23. August 2010 (Brem. ABl. S. 777) außer Kraft.
Im Folgenden werden die wesentlichen Änderungen zur Kenntnis gegeben. Die personalaktenführenden Dienststellen werden gebeten, die sie betreffenden wesentlichen Änderungen zu beachten und im Zuge der laufenden Sachbearbeitung umzusetzen.
Im Wesentlichen wurden folgende Änderungen vorgenommen:
- 1.
Die datenschutzrechtlichen Begriffe, deren Verständnis sich ausschließlich aus den Definitionen der DSGVO ergeben (Art. 4 der DSGVO, Erwägungsgründe 26-37 DSGVO), wurden angepasst.
Die in § 85 BremBG definierte Zweckbindung wurde begrifflich erweitert. Der Begriff der „Erhebung“ wurde durch den der „Verarbeitung“ ersetzt. Der Begriff der Verarbeitung nach Artikel 4 Nr. 2 der DSGVO umfasst jedwede Tätigkeit, ob mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren, die sich auf personenbezogene Daten richtet, also neben der Erhebung von Daten z.B. auch das bloße Lesen und den bloßen (räumlichen) Zugang bzw. Datenzugriff. - 2.
Aufgrund der Ablösung des Bremischen Datenschutzgesetzes (BremDSG) durch das Bremische Ausführungsgesetz zur EU-Datenschutz-Grundverordnung (BremDSGVOAG) wurden die bisherigen Regelungen des § 20 Absatz 2 bis 6 des BremDSG (Datenschutz bei Dienst- und Arbeitsverhältnissen) in § 85 BremBG integriert. § 12 des BremDSGVOAG gewährleistet wie zuvor § 20 Absatz 1 BremDSG, dass die beamtenrechtlichen Bestimmungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten auch auf nicht verbeamtete Bedienstete sowie auf Bewerber/-innen Anwendung finden. - 3.
Zur Klarstellung und in Abgrenzung zum Begriff der Beschäftigten im Sinne der Nummer 2 der PAVwV werden neben den „Tarifbeschäftigten“ nun auch die „außertariflich Beschäftigten“ genannt“. - 4.
Bereits mit der bisherigen Fassung der PAVwV sollten von Urkunden, Zeugnissen, Bescheiden und anderen wichtigen Originalen nur beglaubigte Abschriften oder Kopien zur Personalakte genommen werden. Nach dem Wortlaut der Vorschrift konnte nur in atypischen Fällen von einer Beglaubigung abgesehen werden. Da dem Senator für Finanzen jedoch wiederholt Akten vorgelegt wurden, die bloße Kopien auch von Urkunden und anderen für die personalrechtlichen Entscheidungen relevanten Unterlagen enthielten, soll an dieser Stelle auf die Notwendigkeit der Vorlage von Originalen in den Personalstellen und der Beglaubigung der von ihnen erstellten Kopien hingewiesen werden. Die Nummer 6 der PAVwV enthält nun konkrete Vorgaben für die Beglaubigung durch die Personalstellen. Ist ein Original nicht mehr vorhanden, so wird dazu geraten, eine dienstliche Erklärung der betroffenen Personen zur Personalakte zu nehmen.
Der Senator für Finanzen behält sich vor, zur Entscheidung oder Senatsvorbereitung vorgelegte Vorgänge, die den o.g. Vorgaben nicht entsprechen, unerledigt zurückzugeben.
- 5.
Soweit bei teilweiser oder vollständig elektronischer Aktenführung Papierdokumente in elektronische Dokumente übertragen, gespeichert und anschließend vernichtet werden, stellt der neu in § 85 eingefügte Absatz 7 die rechtliche Grundlage dar und konkretisiert die Anforderungen an die Übertragung von Papierdokumenten in die elektronische Form.
Außerdem wird nun in Nummer 7 Absatz 1 der PAVwV die bereits in § 85 BremBG normierte Möglichkeit zur ausschließlich elektronischen Personalaktenführung geregelt. Es wird nun außerdem klargestellt, dass bei elektronischer Aktenführung die Bestimmungen der Verwaltungsvorschrift nach dem jeweiligen Stand der Technik umzusetzen ist. Da die Auftragsverarbeitung nunmehr abschließend in der DSGVO geregelt ist, wurde die bisherige Regelung des § 85 Absatz 7 (neu Absatz 11) entsprechend angepasst. Die Auftragsverarbeitung ermöglicht es, bestehende Papieraktenbestände ggf. durch externe Anbieter digitalisieren zu lassen.
- 6.
Gemäß Nummer 7 Absatz 3 Nr. 7 und Nummer 18 Absatz 5 PAVwV sollen Vorgänge über Maßnahmen nach dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement gem. § 167 SGB IX zukünftig zur Krankenakte genommen werden. Hierfür ist die neue Anlage 6a der PAVwV zu nutzen. Eine gesonderte Teilakte „BEM“ entfällt zukünftig. Abweichend von den Krankenunterlagen sollen BEM-Unterlagen drei Jahre nach Abschluss oder Abbruch des BEM-Verfahrens aufbewahrt werden. Nummer 7 Absatz 2 Nr. 16 und Absatz 3 Nr. 2 PAVwV stellt nun klar, dass auch aus Anlass von erfolglosen oder im Laufe des Auswahlverfahrens zurückgenommenen Bewerbungen erstellte dienstliche Beurteilungen in die Grundakte oder die Teilakte „Beurteilungen“ aufzunehmen sind. Nummer 7 Absatz 3 Nr. 9 und Absatz 4 sowie Nummer 8 Absatz 3 wurde aufgrund der Auslagerung der Kindergeldberechnung von der Performa Nord zur Bundesagentur für Arbeit angepasst.
- 7.
Nummer 16 Absatz 1 der PAVwV regelte bislang ausschließlich bei Vorgängen, die unzulässigerweise in die Personalakte aufgenommen wurden, dass nach deren Entfernung und Vernichtung die Akte neu zu nummerieren war. Ungeregelt blieb jedoch der Umgang mit dem Inhaltsverzeichnis nach der Entfernung und dem Vernichten von Unterlagen gem. Nummer 16 Absatz 1 sowie die Folgen des Entfernens und der Vernichtung von Unterlagen und Vorgängen nach den Absätzen 2 bis 5. Aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung soll nun stets an dieser Stelle ein Vermerk zu den Akten genommen werden, der neben der Angabe „Entfernt und vernichtet gem. Nummer 16 PAVwV“ Handzeichen, Organisationskennzeichen und Datum sowie die jeweiligen Seitenzahlen enthält. - 8.
Nummer 17 der PAVwV ist inhaltlich unverändert geblieben, jedoch wurde die Regelung für eine bessere Lesbarkeit neu strukturiert. - 9.
Nummer 18 Absatz 1 Nrn. 2 bis 4 umfassten bislang auch den Bereich der Tarifbeschäftigten und der außertariflich Beschäftigten. Zur Klarstellung wird nun der Hinweis auf das Bremische Beamtenversorgungsgesetz und das Bremische Ruhelohngesetz aufgenommen. An dieser Stelle soll noch einmal auf mögliche Ansprüche nach dem Ruhelohngesetz hingewiesen werden, für deren Berechnung eine Zuleitung der Personalakte an die Performa Nord bei Ausscheiden dieses Personenkreises unabdingbar ist (vgl. RS Nr. 2/2012 „Versorgungsansprüche nach dem Bremischen Ruhelohngesetz (BremRLG) Aufbewahrung von Personalakten“). Bei der Änderung des Absatzes 2 handelt es sich um daraus resultierende Folgeänderungen.
Zudem wurden eine verlängerte Aufbewahrungsfrist unter Berücksichtigung der Verjährungsfristen nach § 199 BGB bei Schadensersatzansprüchen der Arbeitsnehmerinnen und Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber in Nummer 18 Absatz 3 aufgenommen.
- 10.
Das Verfahren zur Abgabe von Personalakten an das Staatsarchiv wurde an aktuelle Arbeitsroutinen der Anbietung an das Staatsarchiv und der damit einhergehenden Bewertung der Archivwürdigkeit von Personalakten angepasst und vollständig überarbeitet.
- 11.
Das bislang in Nummer 23 der PAVwV aufgenommene Recht auf Einsichtnahme durch Beschäftigte in andere Unterlagen als Personalaktendaten wird zukünftig in Nummer 22 Absatz 1 geregelt. Mit der DSGVO wurden die Rechte der betroffenen Personen gestärkt.
So enthält § 88 BremBG und Nummer 22 der PAVwV nun den neuen Rechtsanspruch auf eine Datenkopie entsprechend Artikel 15 Absatz 3 DSGVO unter Berücksichtigung der normierten zulässigen Ausnahmen. Die DSGVO räumt den betroffenen Personen also ein weitergehendes Auskunftsrecht ein, das bisher in § 88 BremBG und Nummer 22 PAVwV enthaltene Einsichtsrecht der betroffenen Personen in ihre Personalakte wird zum Unterfall des nun normierten Auskunftsrechts. Darüber hinaus obliegen den jeweiligen Verantwortlichen nach Artikel 4 Nummer 7 DSGVO Informationspflichten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten. Verantwortliche im Sinne der DSGVO sind die jeweiligen Daten verarbeitenden öffentlichen Stellen im Sinne von § 2 Absatz 1 BremDSGVOAG, also für die Verarbeitung von Personalaktendaten beispielsweise die Personalbereiche der zuständigen Dienststellen, aber auch der Senator für Finanzen und die Performa Nord für die zentral durchgeführten Personalverarbeitungsprozesse.
Die Anlage 1 zur PAVwV ist den Beschäftigten bei Neueinstellung/Übernahme gegen Unterschrift auszuhändigen, ihr sind bei Aushändigung folgende Unterlagen anzufügen: - -
Allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung für den Bereich der Personalverwaltung – Informationsblatt DSGVO (
Anlage 1 zu diesem Rundschreiben)
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Verzeichnis gespeicherter Daten aus den Personalverwaltungs- und Selfservice-Systemen (PuMaOnline, MiP und ELAZE) (
Anlage 2 zu diesem Rundschreiben)
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Verzeichnis der im Beschäftigungskontext verarbeiteten personenbezogenen Daten der Performa Nord (insbesondere Daten für die Abrechnungsverfahren wie Besoldung, Versorgung, Beihilfe, Familienkasse, Vergütung, Dienstreisedaten)
Die Personalstellen werden gebeten, das Informationsblatt DSGVO um die Angaben zur Behörde und zu der oder dem behördlichen Datenschutzbeauftragten zu ergänzen.
Darüber hinaus werden die Dienststellen gebeten, dem Bestandspersonal das Informationsblatt DSGVO in geeigneter Weise zur Kenntnis zu geben und den Empfang zu dokumentieren.
Das Verzeichnis der im Beschäftigungskontext verarbeiteten personenbezogenen Daten der Performa Nord wird von ihr in eigener Zuständigkeit gesondert veröffentlicht und den Dienststellen zur Verfügung gestellt.
Zusätzlich zur vorhergehenden Kenntnisgabe von Änderungen im Personalaktenrecht soll im Folgenden auf häufig gestellte Fragen zum Personalaktenrecht eingegangen werden:
Häufig gestellte Fragen zum Personalaktenrecht
- a)
Der (räumliche) Zugang zur Personalakte Personalaktendaten ist an die Zweckbindung nach § 85 BremBG gebunden und ausschließlich dem mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten befassten Personenkreis, einschließlich deren Vorgesetzten in Linie bis zur Dienststellenleitung erlaubt. Die Übermittlung von Personalakten oder die Auskunft aus ihnen an Dritte ist in § 89 BremBG geregelt. Eine Herausgabe der Grundakte oder anderer Teile der Personalakte an Vorgesetzte der Beschäftigten im Sinne der PAVwV ist danach regelmäßig nicht zulässig. - b)
Die vorbereitenden Unterlagen einer amtsärztlichen Untersuchung wie die Untersuchungsanordnung und der Untersuchungsauftrag sind nicht zur Personalakte, sondern als andere Unterlagen nach Nummer 8 PAVwV zu einer entsprechenden Sachakte zu nehmen. Sie sind genauso zu schützen wie Personalaktendaten. In die Personalakte darf nur das Ergebnis einer amtsärztlichen Untersuchung, also das Gutachten, aufgenommen. Es ist in einem verschlossenen Umschlag zur Personalakte zu nehmen. - c)
Die Aufforderungen zu arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen (z.B. G37 Bildschirmarbeitsplätze) sowie die Ergebnisse der ärztlichen Untersuchung sind in der Grundakte zu dokumentieren. Das Untersuchungsergebnis ist in einem verschlossenen Umschlag zur Akte zu nehmen.
- d)
Unterlagen der Beantragung und Bereitstellung besonderer Büroausstattung, wie z.B. höhenverstellbaren Schreibtischen sind andere Unterlagen im Sinne der Nummer 8 PAVwV und daher in entsprechenden Sachakten zu dokumentieren und genauso zu schützen wie Personalaktendaten. In diesem Zusammenhang von den Beschäftigten eingereichte Unterlagen, aus denen medizinische Daten ersichtlich sind, sind nach der Entscheidung der Dienststelle an die Antragstellenden zurückzugeben (vgl. Nummer 4 PAVwV). - e)
Die Datenerhebung über Bewerberinnen und Bewerber ist vom Gebot der Erforderlichkeit geprägt. Die Einsichtnahme ist nur mit Einverständnis der betroffenen Person möglich und soll dem Gebot der Erforderlichkeit folgend, erst dann angefordert werden, wenn die entsprechenden Bewerber/-innen in die engere Auswahl genommen wurden.
Die Personalakte umfasst neben der Grundakte auch Teilakten und Nebenakten. Regelmäßig wird für das Treffen einer Auswahlentscheidung die Anforderung der Grundakte als ausreichend betrachtet werden können.
Bei der Durchführung von Auswahlverfahren haben die Personalstellen gemäß Artikel 33 Absatz 2 Grundgesetz nach Maßgabe von Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung eine Bestenauslese vorzunehmen. Zum Begriff der Eignung gehören nach Auffassung in Literatur und Rechtsprechung auch die charakterliche und gesundheitliche Eignung. Die Besetzung öffentlicher Ämter erfolgt regelmäßig nicht im persönlichen Interesse der Bewerberinnen und Bewerber, sondern im öffentlichen Interesse an der bestmöglichen personellen Ausstattung des öffentlichen Dienstes.
Die Personalstellen haben aus diesen Gründen für ihre Auswahlentscheidung alle dem Dienstherrn vorliegenden leistungs- und eignungsbezogenen Erkenntnisse zugrunde zu legen. Deshalb ist eine Einsicht in die Teilakten über Krankheit und Disziplinarangelegenheiten von dem Gebot der Erforderlichkeit in begründeten Fällen abgedeckt.
Kontakt
Der Senator für Finanzen
Referat 30
Rudolf-Hilferding-Platz 1
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E-Mail: dienstrecht@finanzen.bremen.de
