BremRKGVwV und Reiseabrechnungen mit ausschließlich elektronisch vorliegenden Belegen (ID 260516)

Antrag nach dem BremIFG/BremUIG/VIG

Guten Tag,

Ich bitte um eine Stellungnahme zur Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Bremischen Reisekostengesetz (BremRKGVwV). In Absatz 3.1.3 heißt es:

"Maßgebliche Kostenbelege sind die Nachweise der dienstreisebedingten Ausgaben, für die eine Erstattung beantragt wird. Ausgaben bis zu 10 Euro je Tag einer Dienstreise müssen nicht durch Belege nachgewiesen werden. Digitale Belege sowie Ersatzbelege (Buchungsbestätigungen, Rechnungen etc.) bei beleglosen Fahrten (z.B. mit dem Handy-Ticket der Deutschen Bahn) werden als Nachweis anerkannt. Maßgebliche Kostenbelege sind bei nicht ausschließlich elektronischen Antrags- und Abrechnungsfällen sowie in Zweifelsfällen in jedem Fall anzufordern. Sofern andere Rechtsvorschriften nicht entgegenstehen, sollen Beleganforderungen bei ausschließlich elektronischen (papierlosen) Antrags- und Abrechnungsverfahren zur Vermeidung von Medienbrüchen von den Reisekosten abrechnenden Stellen regelmäßig nach selbst festzulegenden, gleich bleibenden, programmierbaren Parametern grundsätzlich nur stichprobenartig sowie in Zweifelsfällen vorgenommen werden. Die Stichprobe soll 10 % aller Reisekostenabrechnungen des gewählten Prüfungszeitraumes (Tag, Woche, Monat) nicht unterschreiten. Wird für das Antrags- und Abrechnungsverfahren das Dienstreisemodul des Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiterportals (MiP) der Freien Hansestadt Bremen genutzt, sind die vom MiP generierten Stichproben zugrundezulegen.
Angeforderte Belege verbleiben beim geprüften Vorgang. Werden die Belege nicht angefordert, sind Dienstreisende mit der Festsetzung der Reisekostenvergütung auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht der Belege hinzuweisen."

Daraus geht nicht hervor, wie im Falle von Stichproben bei Reiseabrechnungen, von denen nur elektronische Belege vorliegen, vorgegangen werden soll. In einem vorliegenden Fall verlangt die Reisekostenstelle der Universität Bremen nach Abgabe einer elektronisch signierten Reisekostenabrechnung um Zusendung der 60-seitigen Original-Unterlagen in Papierform. Da alle Unterlagen als elektronische Dokumente vorliegen, würde dies einen Ausdruck von 60 Seiten Dokumenten ergeben. Dieser Ausdruck wäre aber im Gegensatz zu den originalen Unterlagen nicht rechtlich bindend, da die Originalunterlagen PDF-Dateien sind. Das Reisekostenformular wurde per qualifizierter elektronischer Signatur signiert, ein Ausdruck dieses Dokuments wäre ebenfalls nicht mehr rechtlich bindend, da die elektronische Signatur im Papierausdruck nicht mehr geprüft werden kann.

Wie ist also in solchen Fällen also mit der 10% Stichprobenregel umzugehen? Ein Ausdruck von ausschließlich elektronisch vorlegenden Dokumenten ist nicht zielführend, da dadurch ihre Echtheit nicht bestätigt wird, und widerspricht dem Gebot, unnötig Ressourcen zu verschwenden.

Ich verweise auf § 7 Abs. 6 BremIFG/ § 3 Abs. 3 Nr. 1 UIG/ § 5 Abs. 2 VIG und möchte Sie bitten, mir die erbetenen Informationen unverzüglich, jedoch spätestens nach Ablauf eines Monats zugänglich zu machen.

Sollten Sie für diesen Antrag nicht zuständig sein, bitte ich Sie, ihn an die zuständige Behörde weiterzuleiten und mich darüber zu unterrichten. Ich widerspreche ausdrücklich der Weitergabe meiner Daten an Dritte.

Ich bitte Sie um eine Antwort in elektronischer Form (E-Mail). Ich möchte Sie um eine Empfangsbestätigung bitten und danke Ihnen für Ihre Mühe!

Mit freundlichen Grüßen
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