Verordnung über die Verarbeitung von Daten in der Zuwendungsdatenbank ZEBRA Bremen

Aufgrund des § 14a Absatz 2 des Bremischen Datenschutzgesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 4. März 2003 (Brem.GBl. S. 85 - 206-a-1), das zuletzt durch Gesetz vom 25. Juni 2013 (Brem.GBl. S. 351) geändert worden ist, verordnet der Senat:

§ 1
Zweck der Datenbank

Zuwendungen im Sinne der §§ 23 und 44 der Landeshaushaltsordnung und Daten der dazugehörigen Verwaltungsverfahren werden in der Datenbank ZEBRA Bremen verarbeitet. Mehrfachförderungen sollen verhindert werden.

§ 2
Daten

(1) Zu dem in § 1 genannten Zweck werden in der Datenbank ZEBRA Bremen die im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Zuwendungen notwendigen Daten verarbeitet.

(2) In der Datenbank ZEBRA Bremen werden folgende Daten von natürlichen Personen, die Zuwendungen beantragt haben oder erhalten, verarbeitet:

1.

Name, akademischer Grad,

2.

Geschlecht,

3.

Anschrift,

4.

Kommunikationsdaten, insbesondere Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse, und

5.

Bankverbindungen.

(3) In der Datenbank ZEBRA Bremen werden folgende Daten von juristischen Personen, Gesellschaften und anderen Personenvereinigungen des privaten Rechts (Organisation oder Träger), die Zuwendungen beantragt haben oder erhalten, verarbeitet:

1.

Name der Organisation oder des Trägers,

2.

Rechtsform,

3.

Name der Vertretungsberechtigten oder des Vertretungsberechtigten, akademischer Grad,

4.

Registernummer und Betriebsnummer,

5.

Anschrift,

6.

Kommunikationsdaten, insbesondere Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse, und

7.

Bankverbindungen.

(4) In der Datenbank ZEBRA Bremen werden folgende Daten über Förderverfahren gespeichert:

1.

die aktenführende Stelle sowie das Aktenzeichen des Vorgangs,

2.

der Zuwendungszeitraum,

3.

der Zuwendungszweck,

4.

die bewilligte Zuwendung,

5.

die abgelehnte Zuwendung,

6.

der ausgezahlte Betrag,

7.

der noch auszuzahlende Betrag und

8.

Rückforderungen.

(5) In der Datenbank ZEBRA Bremen werden folgende Daten von Ansprechpersonen des Zuwendungsempfängers, sofern sie von diesen gegenüber der öffentlichen Stelle genannt worden sind oder für eine Organisation oder einen Träger Anträge gestellt haben, verarbeitet:

1.

Name, akademischer Grad,

2.

Geschlecht,

3.

Zuordnung zu der Organisation oder dem Träger

4.

Funktion,

5.

Anschrift, falls diese von der Anschrift des Zuwendungsempfängers abweicht, und

6.

Kommunikationsdaten, insbesondere Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse.

(6) In der Datenbank ZEBRA Bremen werden folgende Daten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der bearbeitenden Stellen verarbeitet:

1.

Name, akademischer Grad,

2.

Zuordnung zu einer Dienststelle,

3.

dienstliche Anschrift und

4.

dienstliche Kommunikationsdaten, insbesondere Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse.

§ 3
Daten verarbeitende Stelle;
Umfang der Verarbeitungsbefugnis

(1) Daten verarbeitende Stellen sind im Rahmen ihrer jeweiligen fachlichen Zuständigkeiten folgende öffentliche Stellen:

1.

Senatskanzlei und senatorische Behörden sowie die ihnen zugeordneten Dienststellen und Einrichtungen gemäß Anlage,

2.

Stellen, soweit sie als Beliehene hoheitliche Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnehmen, sowie

3.

der Rechnungshof der Freien Hansestadt Bremen im Rahmen von § 95 der Landeshaushaltsordnung.

(2) Innerhalb der in Absatz 1 Nummer 1 genannten öffentlichen Stellen sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur im Rahmen ihrer Berechtigungen nach § 4 Absatz 2 befugt, auf die Datenbank ZEBRA Bremen zuzugreifen. Dies gilt entsprechend für Beliehene (Absatz 1 Nummer 2) sowie für den Rechnungshof der Freien Hansestadt Bremen (Absatz 1 Nummer 3).

(3) Die in Absatz 1 genannten öffentlichen Stellen sind zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten nur insoweit befugt, wie dies fachlich erforderlich ist.

(4) Lesenden Zugriff auf die Daten nach § 2 haben

1.

im Rahmen ihrer fachlichen Zuständigkeit die öffentlichen Stellen nach Absatz 1 Nummer 1 und

2.

im Rahmen von § 95 der Landeshaushaltsordnung der Rechnungshof der Freien Hansestadt Bremen.

Für Beliehene gilt Nummer 1 entsprechend.

(5) Lesenden und schreibenden Zugriff auf die Daten nach § 2 hat im Rahmen ihrer fachlichen Zuständigkeit die für den jeweiligen Fall zuständige öffentliche Stelle.

(6) Auf Antrag bei dem CC-EGov kann einer öffentlichen Stelle sowohl ein lesendes als auch schreibendes Zugriffsrecht auf die von einer anderen öffentlichen Stelle bearbeiteten Vorgänge eingeräumt werden, soweit dies für die Aufgabenerfüllung erforderlich und die andere öffentliche Stelle einverstanden ist. Für Beliehene gelten diese Regelungen entsprechend.

(7) CC-EGov ist im Rahmen der Betreuung der Datenbank ZEBRA Bremen sowohl zum lesenden als auch zum schreibenden Zugriff auf die Daten nach § 2 Absatz 2, 3, 5 und 6 befugt, soweit dies erforderlich ist.

§ 4
Maßnahmen zur Datensicherheit und Datenschutzkontrolle

(1) Die nach § 7 des Bremischen Datenschutzgesetzes erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherheit trifft zentral die Senatorin für Finanzen. Hinsichtlich der administrativen Maßnahmen wird sie dabei durch das Aus- und Fortbildungszentrum für den öffentlichen Dienst Bremen, Kompetenzzentrum für ausgewählte E-Governmentverfahren (CC-EGov) unterstützt.

(2) Durch geeignete technische Vorkehrungen, insbesondere durch Vergabe differenzierter Berechtigungen nach organisatorischen und funktionalen Kriterien, ist sicherzustellen, dass der Zugriff auf die Daten nur durch autorisierte, fachlich zuständige Personen und nur in dem jeweils erforderlichen Umfang erfolgt.

(3) Der durch die Berechtigungen ermöglichte Funktionsumfang wird ausschließlich von der Senatorin für Finanzen allgemein vorgegeben.

(4) Das Verfahren für Berechtigungen ist revisionssicher zu dokumentieren.

(5) Über alle Zugriffe auf die in § 2 genannten Daten werden Protokolle gefertigt, aus denen sich der Zuwendungsempfänger, die verarbeiteten Daten, die zugreifende Stelle, die zugreifende Person sowie der Verarbeitungszeitpunkt ergeben. Die Protokolle dürfen nur zum Zwecke der Datenschutzkontrolle verwendet werden, eine Verhaltens- und Leistungskontrolle findet nicht statt.

§ 5
Datenschutzrechtliche Verantwortung

(1) Die Verantwortung für die Einhaltung der Maßnahmen zur Datensicherheit und die datenschutzrechtliche Verantwortung gegenüber den Betroffenen tragen die in § 4 Absatz 1 Satz 1 genannte Stelle bezüglich des Gesamtsystems und die in § 3 Absatz 1 genannten öffentlichen Stellen im Übrigen in ihren jeweiligen Zuständigkeitsbereichen. Dies gilt auch für die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Sperrung und Schadensersatz.

(2) Für die Zulässigkeit der Datenverarbeitung trägt die jeweils tätige Stelle die Verantwortung. Für die Zulässigkeit der Datenübermittlung trägt die übermittelnde Stelle die Verantwortung.

(3) Fristen, nach deren Ablauf die Daten zu löschen sind, richten sich nach den jeweils geltenden Rechtsvorschriften. Gespeicherte Daten sind darüber hinaus zu löschen, sobald sie für die Aufgaben, für die sie verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind. Für die Datenlöschungen ist die in § 4 Absatz 1 Satz 1 genannte Stelle zuständig.

§ 6
Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am Tage nach ihrer Verkündung in Kraft.

Beschlossen, Bremen, den 8. April 2014

Der Senat

Anlage

(zu § 3 Absatz 1 Nummer 1)

Erläuterung

Audit:

Lesender Zugriff

ZWB:

Zuwendungsrechtliche Bearbeitung

HHB:

Haushaltsrechtliche Bearbeitung,

VN1:

Prüfung der Verwendungsnachweise kursorisch

VN2:

Prüfung der Verwendungsnachweise vertieft

Administration:

Administrative Aufgaben (Nutzerverwaltung) und Verwaltung der Antragstellerdaten