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Verwaltungsvorschrift für die Beschaffung
der Freien Hansestadt Bremen –
Land und Stadtgemeinde Bremen (VVBesch)
Vom 14. Mai 2019
Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für die Freie Hansestadt Bremen (Land und Stadtgemeinde) erfolgt grundsätzlich durch zentrale Beschaffungsstellen. Durch die Zentralisierung der Beschaffungsvorgänge wird die Nachfragemacht der öffentlichen Hand gestärkt. Dadurch können Prozesskosten gesenkt, Preisvorteile erzielt und die Einhaltung von Umwelt- und Sozialstandards gewährleistet werden. Die Zentralisierung umfasst die Standardisierung des Sortiments, die Bündelung von Bedarfen durch Ausschreibungen in Rahmenverträgen, die Entlastung der Bedarfsstellen von der Durchführung eigener Vergabeverfahren, die Vermeidung von Mehr- und Doppelarbeit, die Qualitätssicherung der Artikel gemäß den Nutzungsanforderungen der Bedarfsstellen und die Berücksichtigung der geltenden rechtlichen Anforderungen an die Artikel bzw. an die Herstellung der Artikel. Die Konzentration der Vergabekompetenz bei den zentralen Beschaffungsstellen gewährleistet trotz zunehmender rechtlicher Komplexität die Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie der Anforderungen an ökologische und soziale Aspekte in Vergabeverfahren. Nachhaltigkeit ist als durchgängiges Leitprinzip in allen Bereichen des bremischen Beschaffungswesens zu berücksichtigen. Die Beschaffung orientiert sich dabei an den globalen Zielen für nachhaltige Entwicklung (Sustainable Development Goals) gemäß der UN-Resolution 70/1 (Transformation unsere Welt: die Agenda 2030 für nachhaltige Entwicklung). Soweit nachfolgend auf Gesetze oder sonstige Regelungen verwiesen wird, bezieht sich dies auf die jeweils geltende Fassung.
Abschnitt 1 – Allgemeine Bestimmungen
(1) Diese Verwaltungsvorschrift regelt das Beschaffungswesen der Freien Hansestadt Bremen (Land und Stadtgemeinde). Sie erstreckt sich auf die Vorbereitung, die Vergabe, den Abschluss und die Abwicklung von Kauf-, Werk-, Werklieferungs-, Miet-, Leasing- und Dienstleistungsverträgen zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die in Anlage 1 aufgeführt sind. Sie verpflichtet alle unter Absatz 3 genannten Einrichtungen sich am zentralen und nachhaltigen Beschaffungswesen zu beteiligen.
(2) Die Verwaltungsvorschrift gilt auch dann, wenn die Finanzierungsmittel von anderen Stellen zur Verfügung gestellt werden (z. B. Bundes- oder Stiftungsmittel, Spenden, andere Zuwendungen), soweit nicht Sonderregelungen dem entgegenstehen.
(3) Diese Verwaltungsvorschrift gilt für alle Dienststellen der Freien Hansestadt Bremen (Land und Stadtgemeinde), insbesondere Schulen, Gerichte, Eigenbetriebe und Hochschulen, soweit nicht durch andere Rechts- oder Verwaltungsvorschriften abweichende Regelungen getroffen sind.
Zum Zwecke dieser Verwaltungsvorschrift gelten die nachfolgenden Begriffsbestimmungen:
Abschnitt 2 – Organisation der Beschaffung
§ 3 Zentrale Beschaffungsstellen
(1) Die bremischen zentralen Beschaffungsstellen sind:
Die Zuständigkeiten sind in Anlage 1 geregelt.
(2) Die zentralen Beschaffungsstellen haben im Rahmen der ihnen zugewiesenen Zuständigkeiten insbesondere folgende Aufgaben:
(1) Die Bedarfsstellen haben im Rahmen der zentralen Beschaffung folgende Aufgaben:
(2) Die Bedarfsstellen sollen sich zur Ergänzung der eigenen Fachkompetenz, unbeschadet der in Absatz 1 genannten Aufgaben, bei der eigenverantwortlichen Beschaffung von Artikeln, die Warengruppen und Dienstleistungsbereichen zugehören, die nicht der zentralen Beschaffung unterliegen, der Fachkompetenz
bedienen.
Ihnen stehen zudem die Unterstützungs- und Beratungsangebote
zur Verfügung.
§ 5 Weitere Nutzungsberechtigte
(1) Die im Verwaltungsgliederungsplan der Freien Hansestadt Bremen (Land und Stadtgemeinde), jedoch nicht unter vorstehendem § 1 genannten öffentlich-rechtlichen Einrichtungen (Anstalten, Stiftungen usw.) können sich an der zentralen Beschaffung beteiligen. Auch Gesellschaften mit Mehrheitsbeteiligung der Freien Hansestadt Bremen (Land und Stadtgemeinde), die die Voraussetzungen des § 99 oder § 100 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen erfüllen, steht die Möglichkeit zur Teilnahme an der zentralen Beschaffung offen.
(2) Institutionelle Zuwendungsempfänger der Freien Hansestadt Bremen (Land und Stadtgemeinde), die zu mehr als 50 % aus öffentlichen Mitteln finanziert werden, können sich an der zentralen Beschaffung unter Beachtung der in dieser Ordnung hierfür getroffenen Regelungen beteiligen. Die Bewilligungsbehörden weisen in den jeweiligen Bewilligungsbescheiden auf die Möglichkeit dieser Beteiligung hin. Sie stellen den Zuwendungsempfängern Bescheinigungen über ihren Status als institutionell geförderte Einrichtung, die sich überwiegend aus öffentlichen Mitteln finanziert, zur Vorlage bei den zentralen Beschaffungsstellen aus.
(3) Der Stadtgemeinde Bremerhaven sowie ihren öffentlich-rechtlichen Einrichtungen steht der Zugang zu der zentralen Beschaffung der Freien Hansestadt Bremen grundsätzlich offen. Absatz 1 und 2 gelten entsprechend.
Abschnitt 3 – Nachhaltige Beschaffung
§ 6 Grundsätze der nachhaltigen Beschaffung
(1) Nachhaltigkeit ist ein allgemein gültiger Beschaffungs- und Vergabegrundsatz und besteht aus den Einzelaspekten einer ökonomischen, einer sozial-verantwortlichen und einer ökologischen Beschaffung nach den §§ 7 bis 9.
(2) Ziel und Zweck einer nachhaltigen Beschaffung ist die Herstellung einer angemessenen Balance zwischen ökologischen, sozialen und wirtschaftlichen Aspekten. Dies erfolgt in jeder Stufe des Beschaffungsprozesses, insbesondere bei der Ermittlung des Bedarfs, bei der Leistungsbeschreibung sowie bei der Bestimmung der Eignungs- und Wertungskriterien. Bei der Betrachtung und Einbeziehung von ökologischen, sozialen und ökonomischen Aspekten wird ein ganzheitlicher und integrierender Ansatz verfolgt.
(3) Bei einer nachhaltigen Beschaffung sind die Regelungen des Tariftreue- und Vergabegesetzes, des Bremischen Klimaschutz- und Energiegesetzes vom 24. März 2015 (Brem.GBl. S. 124), der Bremischen Kernarbeitsnormenverordnung, der Landeshaushaltsordnung sowie dieser Verwaltungsvorschrift zu beachten.
(1) Die Bedarfsstellen prüfen im Rahmen ihrer Aufgaben gemäß § 4 die ökonomischen Aspekte einer Beschaffung von Waren und Dienstleistungen. Dazu zählt beispielsweise die Möglichkeiten, ob Waren über einen Kauf- oder alternativ einen Miet- bzw. Leasingvertrag beschafft und ob diese neu oder alternativ gebraucht bzw. wiederaufbereitet beschafft werden können. Bei Waren sind neben den Anschaffungskosten auch die Nutzungskosten (z. B. die Energiekosten bei energieverbrauchenden Geräten), Nutzungs-, Wartungs- und Entsorgungskosten bei der ökonomischen Prüfung mit zu berücksichtigen (Lebenszykluskostenbetrachtung). Kosten, die durch externe Effekte der Umweltbelastung entstehen, sollen nach Maßgabe des § 59 Absatz 2 Nummer 5 und Absatz 3 der Vergabeverordnung ebenfalls berücksichtigt werden.
(2) Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (§ 7 Absatz 1und § 34 Absatz 2 der Landeshaushaltsordnung) sind zu beachten.
§ 8 Sozial-verantwortliche Beschaffung
(1) Gemäß § 18 Absatz 1 Satz 1 des Tariftreue- und Vergabegesetzes können bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen soziale Aspekte als Anforderung an die Auftragsausführung, für Waren gemäß § 18 Absatz 1 Satz 2 des Tariftreue- und Vergabegesetzes auch als Anforderung an den Herstellungsprozess gestellt werden.
(2) Gemäß § 18 Absatz 2 des Tariftreue- und Vergabegesetzes und der Bremischen Kernarbeitsnormenverordnung ist für bestimmte Warengruppen und Artikel eine Einhaltung der in den Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation festgelegten Mindeststandards bei der Herstellung und Gewinnung der Ware im Beschaffungsprozess/Vergabeverfahren zwingend vorzugeben.
(3) Gemäß der §§ 9 bis 17 des Tariftreue- und Vergabegesetzes ist bei der Beschaffung von Dienstleistungen die Einhaltung von bestimmten Mindest- und Tariflöhnen zu vereinbaren. Gemäß § 18 Absatz 3 bis 6 des Tariftreue- und Vergabegesetzes sind bei der Beschaffung von Dienstleistungen weitere soziale Aspekte im Beschaffungsprozess/Vergabeverfahren zu berücksichtigen.
(4) Für die fachliche Beratung und Unterstützung bei der Betrachtung und Einbeziehung von sozial-verantwortlichen Aspekten im Beschaffungsprozess von Waren gemäß § 8 Absatz 1 und 2 ist im Einkaufs- und Vergabezentrum bei Immobilien Bremen A.ö.R die zentrale Kompetenzstelle für sozial-verantwortliche Beschaffung eingerichtet. Die Kompetenzstelle informiert und berät die zentralen Beschaffungsstellen sowie die Bedarfsstellen in allen Fragen zur sozial-verantwortlichen Beschaffung von Waren und Dienstleistungen.
(1) Gemäß § 19 des Tariftreue- und Vergabegesetzes und gemäß § 9 des Bremischen Klimaschutz- und Energiegesetzes vom 24. März 2015 (Brem.GBl. S. 124) sind Aspekte des Umwelt- und Ressourcenschutzes sowie der Energieeffizienz grundsätzlich bei allen Beschaffungsvorgängen zwingend zu berücksichtigen.
(2) Geeignete Kriterien zur Berücksichtigung des Umwelt- und Ressourcenschutzes bei der Beschaffung sind – je nach Artikel, Warengruppe oder Dienstleistungsbereich – beispielsweise Langlebigkeit, Reparaturfähigkeit, Recyclingfähigkeit, Wiederverwertbarkeit, Schadstoffarmut, Emissionsarmut, Energieeffizienz. Die Kriterien sind objektiv, verständlich und leistungsbezogen zu formulieren.
(3) Konkrete ökologische Mindestanforderungen an einzelne Artikel, Warengruppen und Dienstleistungsbereiche sind in Anlage 2 geregelt. Auch bei Artikeln, Warengruppen und Dienstleistungsbereichen, die nicht in der Anlage 2 aufgeführt sind, sind gemäß Tariftreue- und Vergabegesetz und Bremischem Klimaschutz- und Energiegesetz vom 24. März 2015 (Brem.GBl. S. 124) Umwelteigenschaften im Beschaffungsprozess/Vergabeverfahren zu berücksichtigen.
Abschnitt 4 – Beschaffungsverfahren und Vertragsabwicklung
(1) Bedarfe der Bedarfsstellen für Waren und Dienstleistungen werden durch die zentralen Beschaffungsstellen gedeckt, sofern die zentralen Beschaffungsstellen im Rahmen der zentralen Beschaffung entsprechende oder gleichwertige Waren bzw. Dienstleistungen in Rahmenverträgen bereitstellen. In diesem Fall haben die Bedarfsstellen diese zu nutzen.
(2) Die Warengruppen und Dienstleistungsbereiche der zentralen Beschaffung und die entsprechend zuständigen zentralen Beschaffungsstellen sind in Anlage 1 aufgeführt. Die zentralen Beschaffungsstellen können weitere, dort nicht aufgeführte Warengruppen und Dienstleistungsbereiche im Benehmen mit der Senatorin für Finanzen in ihre Zuständigkeit aufnehmen. Bei nicht bündelungsfähigem Spezialbedarf ist dabei zusätzlich die Zustimmung der betreffenden senatorischen Behörde erforderlich.
(3) Die zentralen Beschaffungsstellen informieren die Bedarfsstellen in geeigneter Weise zeitnah über diesbezügliche Veränderungen hinsichtlich der Warengruppenund Dienstleistungsbereiche. Sie informieren ferner darüber, welchen Bietern für welche Waren/Warengruppen zu welchen Konditionen die Aufträge erteilt wurden. Für besondere Warengruppen kann Abweichendes zwischen der zentralen Beschaffungsstelle und den Bedarfsstellen vereinbart werden. Die vorgenannten Informationen dürfen Firmen oder dienstlich mit der Beschaffung nicht befassten Personen nicht zugänglich gemacht werden.
(4) Sofern von Bedarfsstellen Waren oder Dienstleistungen gemäß der Anlage 1 benötigt werden, die noch nicht in die Rahmenverträge der zentralen Beschaffungsstellen einbezogen sind und für die auch keine gleichwertigen Alternativen vorhanden sind, melden sie den bestehenden Bedarf bei den zentralen Beschaffungsstellen schriftlich an. Die zentralen Beschaffungsstellen prüfen, ob sie ihre bestehenden Rahmenverträge ergänzen oder zusätzliche Rahmenverträge einrichten, um den Bedarf zu decken. Ist dies wirtschaftlich nicht sinnvoll oder die Ergänzung vergaberechtlich nicht zulässig, teilt die zentrale Beschaffungsstelle der Bedarfsstelle dies schriftlich mit. Sodann darf der Bedarf durch die Bedarfsstelle in eigener Zuständigkeit beschafft werden.
(5) Sofern von Bedarfsstellen Waren oder Dienstleistungen ohne Nutzung der Rahmenverträge beschafft werden, die der zentralen Beschaffung unterliegen und für die es entsprechende oder gleichwertige Angebote der zentralen Beschaffungsstellen gibt und kein Fall des Absatz 4 Satz 4 vorliegt, haben die zentralen Beschaffungsstellen in geeigneter Weise darauf hinzuwirken, dass die Bedarfsstellen diese Bedarfe über das Angebot der zentralen Beschaffungsstellen decken, Ausnahmen sind in begründeten Einzelfällen nach Rücksprache mit der zentralen Beschaffungsstelle möglich. Bei wiederholtem Nichtbeachten der Regelungen zur zentralen Beschaffung eines oder mehrerer Bedarfsstellen, sollen die zentralen Beschaffungsstellen die jeweils vorgesetzten Dienststellen sowie die eigenen vorgesetzten Dienststellen hierüber informieren. Die vorgesetzten Dienststellen wirken gegenüber den jeweiligen Bedarfsstellen in geeigneter Weise auf eine Einhaltung der Regelungen zur zentralen Beschaffung hin.
(1) Artikel aus Rahmenverträgen der zentralen Beschaffungsstellen sollen den Bedarfsstellen zur elektronischen Bestellung (Abruf) über ein elektronisches Katalogund Bestellsystem angeboten werden. Um den Bedarfsstellen eine einheitliche Oberfläche für elektronisches Bestellen anzubieten, können zentrale Beschaffungsstellen, die eigene Shopsysteme betreiben, ihre Systeme an das bremische elektronische Katalog- und Bestellsystem für Rahmenverträge anschließen, dass durch das Einkaufs- und Vergabezentrum bei Immobilien Bremen A.ö.R. betrieben wird.
(2) Soweit entsprechende Artikel zur elektronischen Bestellung bereitgestellt sind, haben die Bedarfsstellen die Bestellungen elektronisch über das Katalog- und Bestellsystem durchzuführen.
(3) Sofern Bedarfsstellen Waren oder Dienstleistungen aus eigenen Rahmenverträgen beziehen, sollen diese in das bremische elektronische Katalog- und Bestellsystem eingebunden werden. Diese Rahmenverträge dürfen grundsätzlich nur von diesen Bedarfsstellen abgerufen werden.
(4) Für Artikel aus Rahmenverträgen über öffentlich-öffentliche Einkaufskooperationen gelten die Regelungen zu Absatz 3 entsprechend.
§ 12 Abnahme der Waren und Dienstleistung
(1) Waren oder Dienstleistungen werden von den Bedarfsstellen abgenommen.
(2) Zur Wahrung möglicher Ansprüche werden Waren oder Dienstleistungen durch die Bedarfsstelle unmittelbar nach Empfang auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit überprüft. Das Prüfergebnis ist auf dem Lieferschein oder dem Leistungsnachweis zu dokumentieren.
(3) Bei unvollständigen, fehlerhaften oder sonst nicht ordnungsgemäßen Waren oder Dienstleistungen fertigt die Bedarfsstelle einen Mängelbericht und zeigt die Nichtannahme der Waren oder Dienstleistungen unverzüglich dem Auftragnehmer an. Gewährleistungsansprüche werden von der Bedarfsstelle geltend gemacht.
(4) Bei Waren oder Dienstleistungen aus zentralen Rahmenverträgen steht die zuständige zentrale Beschaffungsstelle in Angelegenheiten der Gewährleistung unterstützend zur Seite.
(1) Lieferungsunterlagen sind von den Bedarfsstellen mit Empfangsbescheinigung zu versehen und mit den Ausschreibungsunterlagen und mit den Rechnungen unverzüglich an die Stelle weiterzuleiten, die die Auszahlungsanordnung erteilt.
(2) Der Bedarfsstelle obliegt die Feststellung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit der beschafften Leistung. Sie trägt für die ordnungsgemäße Dokumentation in den zahlungsbegründenden Unterlagen und für die vertragsgemäße Bezahlung der Leistung Sorge.
(3) Die Rechnungen sind so rechtzeitig anzuweisen, dass Skonti in Anspruch genommen werden können. Die Regelungen entsprechend des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Bremen vom 20. März 2018 (Brem.GBl. S. 44) und in der Verordnung über die elektronische Rechnung vom 10. Juli 2018 (Brem.GBl. S. 316) sind zu beachten.
Abschnitt 5 - Schlussbestimmungen
§ 14 Weitere Regelungen / Verweise
(1) Im Übrigen gelten die im Zusammenhang mit der öffentlichen Beschaffung erlassenen Vorschriften insbesondere der Landeshaushaltsordnung sowie die diesbezüglichen vergaberechtlichen Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung, der Vergabeverordnung, der Unterschwellenvergabeverordnung, des Tariftreue- und Vergabegesetzes, des Bremischen Klimaschutz- und Energiegesetzes vom 24. März 2015 (Brem.GBl. S. 124) sowie der Bremischen Kernarbeitsnormenverordnung.
(2) Bei der Beschaffung von IT sind die Rundschreiben der Senatorin für Finanzen Nr. 05/2013 – „Verlagerung der zentralen IT-Beschaffungsstelle auf Dataport“ und Nr. 06/2013 – „Einführung und Nutzung der elektronischen Einkaufsplattform ‚Dataport Shop‘“ sowie die „Richtlinien für IT-Auftragsvergaben – IT Beschaffung“ in ihrer jeweiligen aktuellen Fassung zu beachten.
Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 1. Juni 2019 in Kraft. Gleichzeitig tritt die Beschaffungsordnung der Freien Hansestadt Bremen (Land und Stadtgemeinde) (Brem. BeschO) vom 6. September 1994, zuletzt geändert durch Senatsbeschluss vom 19. März 2013, außer Kraft.
Bremen, den 14. Mai 2019
Der Senat
Anlagen | |
Verzeichnis der zentralen Beschaffungsstellen und der unter die zentrale Beratung bzw. Beschaffung fallenden Waren und Dienstleistungen | |
Umwelt- und Energieeffizienzanforderungen an Artikel, Warengruppen und Dienstleistungsbereiche | |
Browserbasiertes Einkaufsmanagement. |
